Cum să scanați numere de serie într-o foaie de calcul

Cea mai rapidă modalitate de a scana numere de serie într-o foaie de calcul este o aplicație de telefon în modul de scanare continuă: îndreptați camera către fiecare etichetă de serie Code 128 sau Code 39, lăsați aplicația să colecteze un rând per activ, apoi exportați sesiunea ca fișier Excel sau CSV și eliminați duplicatele din coloana cu numerele de serie. Numerele de serie provin din etichete, nu din tastare.

Problema celor 200 de laptopuri

Auditurile numerelor de serie sunt exact locul unde introducerea manuală se prăbușește. Un număr de serie precum 5CD1234XYZ nu este un număr pe care să îl țineți minte în timp ce privirea vă trece de la etichetă la tastatură — este un șir aleatoriu, iar șirurile aleatorii sunt tastate greșit. Un singur caracter greșit și acel laptop dispare practic din evidențele dumneavoastră: căutările de garanție eșuează, registrul de active susține că dețineți echipamente pe care nu le găsiți, iar auditul pe care tocmai l-ați făcut își pierde credibilitatea.

Codul de bare de lângă numărul de serie tipărit există tocmai pentru ca nimeni să nu fie nevoit vreodată să îl tasteze. Fiecare scanare este o copie a ceea ce a codificat producătorul, deci nu există erori de tastare.

Cunoașteți-vă etichetele: Code 128, Code 39 și celelalte

Plăcuțele de serie de pe echipamentele IT sunt în covârșitoare majoritate Code 128 (compact, codifică litere și cifre) sau mai vechiul Code 39. Echipamentele mai noi adaugă tot mai des un cod QR sau Data Matrix care înghesuie numărul de serie plus datele despre model într-un pătrat mic. DataScan le citește pe toate acestea — 13 simbologii în total — deci flotele mixte, provenite de la producători și din epoci diferite, nu reprezintă o problemă. Dacă o etichetă poartă mai multe coduri de bare unul lângă altul, activați filtrarea după tipul codului, astfel încât scanerul să accepte doar tipul pe care îl auditați, iar codurile UPC rătăcite să nu vă polueze niciodată datele.

Pas cu pas: audit al numerelor de serie cu telefonul

1. Verificați ce fel de etichetă aveți Îndreptați camera către o etichetă reprezentativă înainte de a planifica auditul. Dacă se decodează (și aproape sigur se va decoda), știți că întreaga flotă poate fi scanată și cu ce viteză puteți avansa aproximativ.
2. Alegeți modul de scanare potrivit Pentru viteză pură — un stelaj de servere, un raft de laptopuri — folosiți Scanare continuă: ochiți, bip, următorul, cu o pauză prin atingere și menținere atunci când trebuie să mutați echipamente. Când fiecare activ are nevoie și de o notă despre stare sau de o locație, folosiți Scanare cu valori multiple, care atașează fiecărui număr de serie o notă pe mai multe rânduri, plus coordonate GPS atunci când le solicitați cu o atingere.
3. Configurați coloanele de export Redenumiți antetul coloanei cu codul de bare în Număr de serie, alegeți un format de dată ISO și selectați ieșirea Excel sau CSV. Fișierul exportat se lipește apoi în registrul dumneavoastră de active fără nicio reprelucrare.
4. Scanați activele cameră cu cameră Câte o cameră, un stelaj sau un etaj pe rând, exportate înainte de a trece la următorul, astfel încât fiecare fișier să acopere o singură zonă, iar reverificarea ulterioară a unei zone să fie simplă. Totul se stochează local, cu marcaje temporale, deci camera serverelor, fără semnal de telefonie, se scanează exact la fel de bine ca biroul deschis.
5. Exportați și eliminați duplicatele în Excel Exportați fiecare sesiune, îmbinați-le în Excel și curățați coloana cu numerele de serie: Date → Eliminare duplicate pentru o trecere rapidă sau o coloană ajutătoare cu =COUNTIF(A:A,A2)>1 dacă doriți să verificați repetările înainte de a le șterge.

Sfaturi practice pentru auditurile numerelor de serie

• Stabiliți regula de eliminare a duplicatelor înainte de a începe. Un număr de serie repetat este de obicei o scanare dublă — dar ocazional sunt două dispozitive care poartă o singură etichetă, ceea ce este o constatare, nu zgomot. Mai întâi marcați, abia apoi ștergeți.
• Notați starea cât timp sunteți acolo. Să vă întoarceți pentru a verifica dacă activul 147 era cel cu capacul crăpat costă mai mult decât ar fi costat scrierea notei. Modul Scanare cu valori multiple face din notă o parte a scanării.
• Marcajele temporale arată când ați verificat. Fiecare rând înregistrează momentul scanării, ceea ce răspunde la întrebarea „când a fost verificat ultima dată?” fără niciun proces suplimentar.
• Comparați cu registrul, nu doar adăugați în el. După scanare, un VLOOKUP al numerelor de serie scanate în raport cu lista dumneavoastră existentă de active scoate la iveală atât fantomele (în registru, negăsite), cât și orfanii (găsiți, niciodată înregistrați) — cele două liste pe baza cărora trebuie să acționați.

Reconcilierea scanării cu registrul dumneavoastră de active

Fișierul de scanare este jumătate din audit; comparația este cealaltă jumătate. Puneți registrul dumneavoastră existent pe o foaie și rezultatele îmbinate ale scanării pe alta, apoi construiți două verificări:

• Active fantomă: în foaia registrului, căutați fiecare număr de serie înregistrat în coloana scanărilor — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND",""). Rândurile marcate NOT FOUND reprezintă echipamente pe care evidențele dumneavoastră susțin că le dețineți, dar pe care nu le-a scanat nimeni: casate, furate sau uitate într-un sertar.
• Active orfane: căutarea în oglindă, din foaia de scanare în registru, găsește numere de serie pe care le dețineți fizic, dar nu le-ați înregistrat niciodată — de obicei achiziții directe care au ocolit procesul.

Ambele liste, împreună cu marcajele temporale ale scanărilor, sunt ceea ce vă trebuie pentru a actualiza registrul. Dacă preferați să depistați neconcordanțele cât timp sunteți încă în fața raftului, importați mai întâi registrul în DataScan și folosiți Scanare cu căutare, care arată dacă un număr de serie se află în registru (nu înregistrează scanarea) — această variantă de verificare pe loc este tratată în verificarea scanărilor în raport cu o bază de date de produse.

Alte modalități de a face acest lucru

Un scaner Bluetooth de tip keyboard-wedge care tastează în Excel funcționează la o masă de lucru fixă, dar un audit de active este o activitate în mișcare — dumneavoastră mergeți la echipamente, nu invers. Suitele enterprise de gestionare a activelor, cu scanere incluse, fac acest lucru bine, la prețuri și cu timpi de implementare de nivel enterprise; dacă aveți mii de active și o echipă dedicată, aceea este o cale rezonabilă. Pentru toți cei aflați între „un sertar cu telefoane de rezervă” și „un centru de date”, un telefon plus o foaie de calcul reprezintă mijlocul pragmatic: vedeți exemplul de flux de lucru pentru gestionarea activelor IT sau începeți cu noțiunile de bază de pe pagina principală DataScan.