Cum să scanați coduri de bare într-o foaie de calcul Excel

Cea mai rapidă modalitate de a scana coduri de bare într-o foaie de calcul Excel este o aplicație de telefon care captează scanările sub formă de rânduri structurate și le exportă ca fișier Excel sau CSV. Cu DataScan scanați fiecare articol cu camera, adăugați o cantitate dacă aveți nevoie și exportați un fișier care se deschide în Excel — un rând per scanare, cu codul de bare, cantitatea și marcajul temporal în coloane separate.

De ce tastarea codurilor de bare în Excel nu este scalabilă

Majoritatea listelor de inventar, a fișelor de comandă și a registrelor de active există deja în Excel. Veriga slabă este introducerea datelor: citirea unui cod EAN de 13 cifre de pe o etichetă și tastarea lui într-o celulă durează aproximativ zece secunde per articol și favorizează inversarea cifrelor. La 300 de articole, aceasta înseamnă o oră de tastare predispusă la erori — iar o singură cifră greșită înseamnă o căutare care eșuează discret mai târziu.

Camera unui telefon citește același cod de bare în mult sub o secundă și nu inversează niciodată cifrele. Scopul unui flux de lucru de la codul de bare la Excel nu este doar viteza; este faptul că fiecare valoare din foaia de calcul este exact ceea ce a fost tipărit pe etichetă.

Scanați coduri de bare în Excel cu iPhone-ul sau telefonul Android: pas cu pas

1. Instalați o aplicație de scanare a codurilor de bare pentru Excel Instalați DataScan pe iPhone-ul sau telefonul dumneavoastră Android. Toate funcțiile sunt disponibile în proba gratuită de 7 zile, astfel încât să vă puteți testa întregul flux de lucru — inclusiv exportul — înainte de a plăti ceva.
2. Configurați coloanele de export În Setări, alegeți formatul de export preferat (Excel sau CSV), redenumiți antetul coloanei cu codul de bare pentru a corespunde denumirii pe care o așteaptă foaia dumneavoastră de calcul și alegeți formatele de dată și oră. Puteți alege, de asemenea, dacă data și ora ajung într-o singură coloană sau în două. Antetele corecte, stabilite o singură dată, înseamnă zero curățare la fiecare export ulterior.
3. Alegeți un mod de scanare Pentru o listă simplă de coduri de bare, folosiți Scanare continuă — capturează un rând per scanare, la fel de repede pe cât puteți îndrepta camera, cu o pauză prin atingere și menținere atunci când trebuie să repoziționați. Pentru numărarea stocului, folosiți Scanare cu o singură valoare: scanați un cod de bare, introduceți cantitatea, scanați următorul.
4. Scanați articolele Parcurgeți raftul, paletul sau stiva de produse. Fiecare scanare este stocată local pe telefon, cu un marcaj temporal, deci acest lucru funcționează într-un depozit de la subsol fără semnal la fel de bine ca pe Wi-Fi.
5. Verificați sesiunea Deschideți lista articolelor scanate pentru a verifica numărătoarea, a șterge scanările duble accidentale și a confirma că tot ce așteptați se află acolo. Treizeci de secunde de verificare vă scutesc de o corectură stânjenitoare după ce fișierul a circulat deja prin e-mail.
6. Exportați și deschideți în Excel Exportați sesiunea și alegeți o cale de livrare: trimiteți fișierul către orice aplicație de pe telefon, expediați-l prin e-mail folosind propriul server SMTP sau încărcați-l pe un server FTP/SFTP. Deschideți fișierul Excel — sau importați fișierul CSV prin Date → Din text/CSV — și scanările dumneavoastră apar ca rânduri ordonate sub antetele pe care le-ați configurat.

Excel sau CSV: ce format de export ar trebui să folosiți?

Ambele ajung în același loc, dar se comportă diferit pe parcurs. Excel (un fișier .xls compatibil cu Excel) este alegerea simplă atunci când o persoană deschide fișierul: fiecare celulă este stocată ca text, astfel încât numerele lungi ale codurilor de bare rămân intacte și nimeni nu trebuie să se gândească la separatori. Deoarece și cantitățile ajung ca text, convertiți acea coloană în numere înainte de a o însuma. CSV este alegerea mai bună atunci când fișierul este citit de un software — un import în ERP, o reîmprospătare Power Query, un script — pentru că este text simplu și controlați fiecare detaliu: separatorul (virgulă sau punct și virgulă, ceea ce contează pentru versiunile europene de Excel), codificarea fișierului, sfârșiturile de linie și dacă antetele sunt incluse.

O împărțire practică: folosiți fișierul Excel pentru numărători ocazionale pe care le trimiteți prin e-mail unui coleg și CSV pentru orice activitate recurentă care alimentează un registru de lucru sau un sistem existent. DataScan reține setările în ambele cazuri, deci aceasta este o decizie unică per flux de lucru, nu o corvoadă la fiecare export.

Sfaturi pentru un flux de lucru curat de la codul de bare la Excel

• Potriviți antetele cu foaia dumneavoastră principală. Dacă registrul dumneavoastră de lucru așteaptă o coloană numită SKU, redenumiți antetul coloanei cu codul de bare în aplicație înainte de export. Copierea și lipirea se aliniază apoi fără nicio rearanjare a coloanelor.
• Folosiți câte o sesiune per locație. Scanați culoarul 3 ca o sesiune, culoarul 4 ca următoarea. Exporturile mici și denumite sunt mult mai ușor de reconciliat decât un singur fișier cu 2.000 de rânduri — iar opțiunile de denumire a fișierelor păstrează exporturile sortate.
• Marcajele temporale arată când. Fiecare rând poartă un marcaj temporal al scanării, deci puteți vedea când a avut loc o numărare și care dintre două numărători contradictorii este mai recentă.
• Eliminați duplicatele în mod deliberat. Decideți de la început dacă o scanare dublă înseamnă cantitatea 2 sau o greșeală. Pentru numărători, preferați modul Scanare cu o singură valoare și introduceți cantitățile; DataScan poate, de asemenea, să comaseze scanările repetate într-un singur rând cu un număr sau să ignore același cod scanat de două ori la rând.

Alte modalități de a aduce codurile de bare în Excel

Alternative oneste: un scaner de tip keyboard-wedge USB sau Bluetooth tastează fiecare scanare în celula în care se află cursorul. Acest lucru este excelent la un birou fix și nu necesită un pas de export, dar captează doar codul de bare simplu — fără solicitare de cantitate, fără marcaje temporale, fără note — și vă leagă de computer. Aplicația mobilă proprie a Excel are o funcție de captare a datelor cu camera, dar este concepută pentru capturarea tabelelor tipărite, nu pentru lucrul cu coduri de bare în volum mare. O aplicație de telefon câștigă atunci când vă deplasați printr-un depozit, aveți nevoie de coloane structurate sau doriți ca cantitățile să fie capturate direct la raft — exact așa cum o vinotecă își construiește comenzile către furnizori scanând sticle în loc să tasteze coduri SKU.

Lucrați în schimb în ecosistemul Google? Aceleași exporturi de sesiune alimentează și o foaie de calcul din Drive — consultați ghidul însoțitor despre scanarea codurilor de bare în Google Sheets sau porniți de la pagina principală DataScan pentru o prezentare generală a tuturor celor cinci moduri de scanare.