Ako skenovať čiarové kódy do tabuľky Excel

Najrýchlejší spôsob, ako skenovať čiarové kódy do tabuľky Excel, je aplikácia v telefóne, ktorá zachytáva naskenované kódy ako štruktúrované riadky a exportuje ich ako súbor Excel alebo CSV. S DataScan naskenujete každú položku fotoaparátom, v prípade potreby pridáte množstvo a exportujete súbor, ktorý sa otvorí v Exceli – jeden riadok na každé naskenovanie, s čiarovým kódom, množstvom a časovou značkou vo vlastných stĺpcoch.

Prečo ručné prepisovanie čiarových kódov do Excelu nie je udržateľné

Väčšina zoznamov zásob, objednávkových hárkov a registrov majetku už žije v Exceli. Slabým článkom je dostať do nich údaje: prečítať 13-miestny kód EAN zo štítka a napísať ho do bunky trvá približne desať sekúnd na položku a láka k zámene číslic. Pri 300 položkách je to hodina písania náchylného na chyby – a jediná nesprávna číslica znamená vyhľadávanie, ktoré neskôr potichu zlyhá.

Fotoaparát telefónu prečíta ten istý čiarový kód výrazne pod jednu sekundu a nikdy nezamení číslice. Zmyslom pracovného postupu od čiarového kódu do Excelu nie je len rýchlosť; ide o to, že každá hodnota v tabuľke je presne tým, čo bolo vytlačené na štítku.

Skenovanie čiarových kódov do Excelu pomocou iPhonu alebo telefónu s Androidom: krok za krokom

1. Nainštalujte aplikáciu na skenovanie čiarových kódov do Excelu Nainštalujte DataScan do svojho iPhonu alebo telefónu s Androidom. Počas 7-dňovej bezplatnej skúšobnej verzie sú dostupné všetky funkcie, takže si môžete otestovať celý pracovný postup vrátane exportu ešte predtým, než čokoľvek zaplatíte.
2. Nastavte stĺpce exportu V Nastaveniach zvoľte preferovaný formát exportu (Excel alebo CSV), premenujte hlavičku stĺpca s čiarovým kódom tak, aby zodpovedala názvu stĺpca, ktorý vaša tabuľka očakáva, a vyberte formáty dátumu a času. Môžete tiež zvoliť, či dátum a čas pôjdu do jedného stĺpca alebo do dvoch. Keď hlavičky nastavíte raz správne, pri každom ďalšom exporte už nebudete musieť nič upravovať.
3. Vyberte režim skenovania Pre jednoduchý zoznam čiarových kódov použite Priebežné skenovanie – zachytí jeden riadok na každé naskenovanie tak rýchlo, ako stíhate namieriť fotoaparát, s pauzou podržaním dotyku, keď sa potrebujete presunúť. Na počítanie zásob použite Skenovanie jednej hodnoty: naskenujte čiarový kód, zadajte množstvo, naskenujte ďalší.
4. Naskenujte svoje položky Prejdite regál, paletu alebo stoh produktov. Každé naskenovanie sa ukladá lokálne v telefóne s časovou značkou, takže to funguje v pivničnom sklade bez signálu rovnako dobre ako na Wi-Fi.
5. Skontrolujte reláciu Otvorte zoznam naskenovaných položiek, overte počet, odstráňte náhodné dvojité naskenovania a potvrďte, že tam je všetko, čo ste očakávali. Tridsať sekúnd kontroly vám ušetrí nepríjemnú opravu potom, ako sa súbor rozposlal e-mailom.
6. Exportujte a otvorte v Exceli Exportujte reláciu a vyberte spôsob doručenia: zdieľajte súbor do ľubovoľnej aplikácie v telefóne, odošlite ho e-mailom cez vlastný server SMTP alebo ho nahrajte na server FTP/SFTP. Otvorte súbor Excel – alebo importujte CSV cez Údaje → Z textu/CSV – a vaše naskenované kódy sa zobrazia ako úhľadné riadky pod hlavičkami, ktoré ste nakonfigurovali.

Excel alebo CSV: ktorý formát exportu použiť?

Oba končia na tom istom mieste, ale cestou sa správajú odlišne. Excel (súbor .xls kompatibilný s Excelom) je jednoduchá voľba, keď súbor otvára človek: každá bunka je uložená ako text, takže dlhé čísla čiarových kódov zostanú neporušené a nikto nemusí riešiť oddeľovače. Keďže aj množstvá prídu ako text, pred sčítaním ten stĺpec prevedte na čísla. CSV je lepšia voľba, keď súbor číta softvér – import do systému ERP, obnovenie v Power Query, skript – pretože ide o čistý text a ovládate každý detail: oddeľovač (čiarka alebo bodkočiarka, čo je dôležité pre európske verzie Excelu), kódovanie súboru, zalomenia riadkov a to, či sa zahrnú hlavičky.

Praktické rozdelenie: použite súbor Excel pre jednorazové inventúry, ktoré posielate kolegovi e-mailom, a CSV pre čokoľvek opakované, čo napája existujúci zošit alebo systém. DataScan si nastavenia zapamätá v oboch prípadoch, takže ide o jednorazové rozhodnutie pre každý pracovný postup, nie o úlohu pri každom exporte.

Tipy na čistý pracovný postup od čiarového kódu do Excelu

• Zosúlaďte hlavičky s vaším hlavným hárkom. Ak váš zošit očakáva stĺpec s názvom SKU, premenujte hlavičku stĺpca s čiarovým kódom v aplikácii ešte pred exportom. Kopírovanie a vkladanie potom sadne bez akéhokoľvek presúvania stĺpcov.
• Používajte jednu reláciu na jedno miesto. Naskenujte uličku 3 ako jednu reláciu, uličku 4 ako ďalšiu. Malé, pomenované exporty sa zosúlaďujú oveľa ľahšie ako jeden súbor s 2 000 riadkami – a možnosti pomenovania súborov udržia exporty zoradené.
• Časové značky ukazujú kedy. Každý riadok nesie časovú značku naskenovania, takže vidíte, kedy inventúra prebehla a ktorá z dvoch protichodných inventúr je novšia.
• Odstraňujte duplicity zámerne. Rozhodnite sa vopred, či dvojité naskenovanie má znamenať množstvo 2, alebo chybu. Pri počítaní uprednostnite režim Skenovanie jednej hodnoty a zadávajte množstvá; DataScan tiež dokáže opakované naskenovania zhrnúť do jedného riadku s počtom alebo ignorovať rovnaký kód naskenovaný dvakrát po sebe.

Ďalšie spôsoby, ako dostať čiarové kódy do Excelu

Alternatívy bez prikrášľovania: USB alebo Bluetooth skener fungujúci ako klávesnica zapíše každé naskenovanie do bunky, v ktorej práve máte kurzor. To je skvelé pri pevnom pracovnom stole a nevyžaduje krok exportu, ale zachytí len holý čiarový kód – bez výzvy na množstvo, bez časových značiek, bez poznámok – a viaže vás k počítaču. Mobilná aplikácia samotného Excelu má funkciu na zber údajov fotoaparátom, tá je však určená na zachytávanie vytlačených tabuliek, nie na skenovanie čiarových kódov vo veľkých objemoch. Aplikácia v telefóne vyhráva, keď sa pohybujete po sklade, potrebujete štruktúrované stĺpce alebo chcete zachytávať množstvá priamo pri regáli – presne tak, ako predajca vína vytvára objednávky pre dodávateľov skenovaním fliaš namiesto písania kódov SKU.

Pracujete radšej v ekosystéme Google? Tie isté exporty relácií napájajú aj tabuľku na Google Drive – pozrite si sprievodný návod o skenovaní čiarových kódov do Google Sheets, alebo začnite na domovskej stránke DataScan, kde nájdete prehľad všetkých piatich režimov skenovania.