Kako skenirati crtične kodove u Excel proračunsku tablicu

Najbrži način za skeniranje crtičnih kodova u Excel proračunsku tablicu jest aplikacija za telefon koja bilježi skeniranja kao strukturirane retke i izvozi ih kao Excel ili CSV datoteku. Uz DataScan skenirate svaki artikl kamerom, dodate količinu ako vam treba i izvezete datoteku koja se otvara u Excelu — jedan redak po skeniranju, s crtičnim kodom, količinom i vremenskom oznakom u vlastitim stupcima.

Zašto upisivanje crtičnih kodova u Excel ne funkcionira u većem opsegu

Većina popisa zaliha, narudžbenica i registara imovine ionako već živi u Excelu. Slaba je karika unos podataka: očitavanje 13-znamenkastog EAN koda s naljepnice i upisivanje u ćeliju traje oko deset sekundi po artiklu i poziva na zamjenu znamenaka. Kod 300 artikala to je sat vremena upisivanja sklonog pogreškama — a jedna pogrešna znamenka znači pretraživanje koje poslije tiho zakaže.

Kamera telefona očita isti crtični kod za znatno manje od sekunde i nikad ne zamijeni znamenke. Poanta tijeka rada od crtičnog koda do Excela nije samo brzina; riječ je o tome da je svaka vrijednost u tablici točno ono što je bilo otisnuto na naljepnici.

Skeniranje crtičnih kodova u Excel iPhoneom ili Android telefonom: korak po korak

1. Instalirajte aplikaciju za prijenos crtičnih kodova u Excel Instalirajte DataScan na svoj iPhone ili Android telefon. Sve su značajke dostupne tijekom 7-dnevnog besplatnog probnog razdoblja, pa možete isprobati cijeli svoj tijek rada — uključujući izvoz — prije nego što bilo što platite.
2. Postavite stupce za izvoz U postavkama odaberite željeni format izvoza (Excel ili CSV), preimenujte zaglavlje stupca s crtičnim kodom tako da odgovara nazivu stupca koji vaša tablica očekuje i odaberite formate datuma i vremena. Možete odabrati i hoće li datum i vrijeme biti u jednom stupcu ili u dva. Jednom ispravno postavljena zaglavlja znače da nakon toga nema nikakvog čišćenja pri svakom izvozu.
3. Odaberite način skeniranja Za običan popis crtičnih kodova koristite kontinuirano skeniranje — bilježi jedan redak po skeniranju onoliko brzo koliko stignete usmjeriti kameru, uz pauzu na dodir i držanje kad se trebate premjestiti. Za brojanje zaliha koristite skeniranje jedne vrijednosti: skenirajte crtični kod, upišite količinu, skenirajte sljedeći.
4. Skenirajte artikle Prođite kroz policu, paletu ili hrpu proizvoda. Svako se skeniranje pohranjuje lokalno na telefonu s vremenskom oznakom, pa ovo jednako dobro radi u podrumskom skladištu bez signala kao i na Wi-Fi mreži.
5. Pregledajte sesiju Otvorite popis skeniranih artikala kako biste provjerili broj, izbrisali slučajna dvostruka skeniranja i potvrdili da je sve što ste očekivali na popisu. Trideset sekundi pregleda štedi vas neugodnog ispravka nakon što je datoteka već razaslana e-poštom.
6. Izvezite i otvorite u Excelu Izvezite sesiju i odaberite način dostave: podijelite datoteku bilo kojoj aplikaciji na telefonu, pošaljite je e-poštom preko vlastitog SMTP poslužitelja ili je prenesite na FTP/SFTP poslužitelj. Otvorite Excel datoteku — ili uvezite CSV putem Podaci → Iz teksta/CSV-a — i vaša se skeniranja pojavljuju kao uredni retci ispod zaglavlja koja ste postavili.

Excel ili CSV: koji format izvoza odabrati?

Oba završavaju na istom mjestu, ali se usput različito ponašaju. Excel (datoteka .xls kompatibilna s Excelom) jednostavan je izbor kad datoteku otvara čovjek: svaka je ćelija pohranjena kao tekst, pa dugi brojevi crtičnih kodova ostaju netaknuti i nitko ne mora razmišljati o razdjelnicima. Budući da i količine stižu kao tekst, pretvorite taj stupac u brojeve prije zbrajanja. CSV je bolji izbor kad datoteku čita softver — uvoz u ERP, osvježavanje u Power Queryju, skripta — jer je čisti tekst i vi upravljate svakim detaljem: razdjelnikom (zarez ili točka sa zarezom, što je važno za europske verzije Excela), kodiranjem datoteke, prijelomima redaka i time hoće li zaglavlja biti uključena.

Praktična podjela: koristite Excel datoteku za povremena brojanja koja šaljete kolegi e-poštom, a CSV za sve ponavljajuće što se ulijeva u postojeću radnu knjigu ili sustav. DataScan pamti postavke u oba slučaja, pa je to jednokratna odluka po tijeku rada, a ne obveza pri svakom izvozu.

Savjeti za uredan tijek rada od crtičnog koda do Excela

• Uskladite zaglavlja s glavnom tablicom. Ako vaša radna knjiga očekuje stupac pod nazivom SKU, preimenujte zaglavlje stupca s crtičnim kodom u aplikaciji prije izvoza. Kopiranje i lijepljenje tada se poklapa bez ikakvog premještanja stupaca.
• Koristite jednu sesiju po lokaciji. Skenirajte prolaz 3 kao jednu sesiju, prolaz 4 kao sljedeću. Male, imenovane izvoze mnogo je lakše uskladiti nego jednu datoteku s 2.000 redaka — a opcije imenovanja datoteka održavaju izvoze poredanima.
• Vremenske oznake pokazuju kada. Svaki redak nosi vremensku oznaku skeniranja, pa vidite kada je brojanje provedeno i koje je od dvaju proturječnih brojanja novije.
• Uklanjajte duplikate svjesno. Odlučite unaprijed treba li dvostruko skeniranje značiti količinu 2 ili pogrešku. Za brojanja radije koristite način jedne vrijednosti i unosite količine; DataScan također može sažeti ponovljena skeniranja u jedan redak s brojem ili zanemariti isti kod skeniran dvaput zaredom.

Drugi načini prijenosa crtičnih kodova u Excel

Poštene alternative: USB ili Bluetooth skener tipa keyboard wedge upisuje svako skeniranje u ćeliju u kojoj se nalazi vaš pokazivač. To je izvrsno za rad za fiksnim stolom i ne zahtijeva korak izvoza, ali bilježi samo goli crtični kod — bez upita za količinu, bez vremenskih oznaka, bez bilježaka — i veže vas uz računalo. Excelova vlastita mobilna aplikacija ima značajku unosa podataka kamerom, ali je namijenjena snimanju otisnutih tablica, a ne skeniranju crtičnih kodova u velikom obujmu. Aplikacija za telefon pobjeđuje kad se krećete skladištem, kad trebate strukturirane stupce ili kad želite bilježiti količine već pred policom — upravo tako vinoteka sastavlja narudžbe za dobavljače skenirajući boce umjesto upisivanja SKU oznaka.

Radite li radije u Googleovu ekosustavu? Isti izvozi sesija ulijevaju se i u proračunsku tablicu na Driveu — pogledajte prateći vodič o skeniranju crtičnih kodova u Google Sheets ili krenite s DataScanove početne stranice za pregled svih pet načina skeniranja.