วิธีสแกนบาร์โค้ดเข้าสู่สเปรดชีต Excel

วิธีที่เร็วที่สุดในการสแกนบาร์โค้ดเข้าสู่สเปรดชีต Excel คือแอปบนโทรศัพท์ที่บันทึกการสแกนเป็นแถวที่มีโครงสร้างและส่งออกเป็นไฟล์ Excel หรือ CSV ด้วย DataScan คุณสแกนสินค้าแต่ละชิ้นด้วยกล้อง เพิ่มจำนวนหากจำเป็น แล้วส่งออกไฟล์ที่เปิดใน Excel ได้ — หนึ่งแถวต่อหนึ่งการสแกน พร้อมบาร์โค้ด จำนวน และการประทับเวลาในคอลัมน์ของตัวเอง

ทำไมการพิมพ์บาร์โค้ดลงใน Excel จึงขยายขนาดไม่ได้

รายการสินค้าคงคลัง ใบสั่งซื้อ และทะเบียนสินทรัพย์ส่วนใหญ่อยู่ใน Excel อยู่แล้ว จุดอ่อนคือการนำข้อมูลเข้า: การอ่านเลข EAN 13 หลักจากฉลากแล้วพิมพ์ลงในเซลล์ใช้เวลาราวสิบวินาทีต่อสินค้าหนึ่งชิ้นและเปิดช่องให้สลับตัวเลขผิด สำหรับสินค้า 300 รายการนั่นคือการพิมพ์ที่เสี่ยงผิดพลาดนานหนึ่งชั่วโมง — และตัวเลขผิดเพียงตัวเดียวหมายถึงการค้นหาที่ล้มเหลวอย่างเงียบ ๆ ในภายหลัง

กล้องโทรศัพท์อ่านบาร์โค้ดเดียวกันได้ในเวลาไม่ถึงหนึ่งวินาทีและไม่เคยสลับตัวเลข ประเด็นของกระบวนการสแกนบาร์โค้ดสู่ Excel ไม่ได้อยู่ที่ความเร็วเพียงอย่างเดียว แต่อยู่ที่ทุกค่าในสเปรดชีตตรงกับสิ่งที่พิมพ์อยู่บนฉลากทุกประการ

สแกนบาร์โค้ดเข้าสู่ Excel ด้วย iPhone หรือโทรศัพท์ Android: ทีละขั้นตอน

1. ติดตั้งแอปสแกนบาร์โค้ดสู่ Excel ติดตั้ง DataScan บน iPhone หรือโทรศัพท์ Android ของคุณ ทุกฟีเจอร์พร้อมใช้งานในช่วงทดลองใช้ฟรี 7 วัน คุณจึงทดสอบกระบวนการทำงานทั้งหมด — รวมถึงการส่งออก — ได้ก่อนชำระเงินใด ๆ
2. ตั้งค่าคอลัมน์สำหรับการส่งออก ในการตั้งค่า ให้เลือกรูปแบบการส่งออกที่คุณต้องการ (Excel หรือ CSV) เปลี่ยนชื่อหัวคอลัมน์บาร์โค้ดให้ตรงกับชื่อคอลัมน์ที่สเปรดชีตของคุณคาดหวัง แล้วเลือกรูปแบบวันที่และเวลา คุณยังเลือกได้ว่าจะให้วันที่และเวลาอยู่ในคอลัมน์เดียวหรือสองคอลัมน์ การตั้งหัวคอลัมน์ให้ถูกต้องเพียงครั้งเดียวหมายความว่าไม่ต้องตามแก้ไขในทุกการส่งออกหลังจากนั้น
3. เลือกโหมดการสแกน สำหรับรายการบาร์โค้ดธรรมดา ให้ใช้โหมดการสแกนต่อเนื่อง — โหมดนี้บันทึกหนึ่งแถวต่อหนึ่งการสแกนอย่างรวดเร็วเท่าที่คุณจะเล็งกล้องได้ พร้อมการแตะค้างเพื่อหยุดชั่วคราวเมื่อคุณต้องการปรับตำแหน่ง สำหรับการนับสต็อก ให้ใช้โหมดการสแกนค่าเดียว: สแกนบาร์โค้ด พิมพ์จำนวน แล้วสแกนรายการถัดไป
4. สแกนสินค้าของคุณ ไล่สแกนไปตามชั้นวาง พาเลท หรือกองสินค้า ทุกการสแกนจะถูกจัดเก็บไว้ในเครื่องพร้อมการประทับเวลา วิธีนี้จึงใช้งานได้ในห้องเก็บของใต้ดินที่ไม่มีสัญญาณดีเท่ากับตอนที่อยู่บน Wi-Fi
5. ตรวจทานเซสชัน เปิดรายการสินค้าที่สแกนแล้วเพื่อตรวจสอบจำนวน ลบการสแกนซ้ำโดยไม่ตั้งใจ และยืนยันว่าทุกอย่างที่คุณคาดหวังอยู่ครบ การตรวจทานสามสิบวินาทีช่วยให้คุณไม่ต้องแก้ไขอย่างน่ากระอักกระอ่วนหลังจากส่งไฟล์ไปทางอีเมลแล้ว
6. ส่งออกและเปิดใน Excel ส่งออกเซสชันแล้วเลือกเส้นทางการส่งมอบ: แชร์ไฟล์ไปยังแอปใดก็ได้บนโทรศัพท์ของคุณ ส่งอีเมลผ่านเซิร์ฟเวอร์ SMTP ของคุณเอง หรืออัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ FTP/SFTP เปิดไฟล์ Excel — หรือนำเข้าไฟล์ CSV ผ่าน Data → From Text/CSV — แล้วการสแกนของคุณจะปรากฏเป็นแถวที่เป็นระเบียบใต้หัวคอลัมน์ที่คุณกำหนดไว้

Excel หรือ CSV: คุณควรใช้รูปแบบการส่งออกแบบใด

ทั้งสองรูปแบบไปถึงจุดหมายเดียวกัน แต่มีพฤติกรรมต่างกันระหว่างทาง Excel (ไฟล์ .xls ที่เข้ากันได้กับ Excel) เป็นตัวเลือกที่สะดวกเมื่อมีคนเปิดไฟล์: ทุกเซลล์ถูกจัดเก็บเป็นข้อความ เลขบาร์โค้ดที่ยาวจึงคงอยู่ครบถ้วน และไม่มีใครต้องคิดเรื่องตัวคั่น เนื่องจากจำนวนก็มาเป็นข้อความเช่นกัน ให้แปลงคอลัมน์นั้นเป็นตัวเลขก่อนหาผลรวม ส่วน CSV เป็นตัวเลือกที่ดีกว่าเมื่อซอฟต์แวร์เป็นผู้อ่านไฟล์ — การนำเข้าสู่ ERP การรีเฟรช Power Query หรือสคริปต์ — เพราะเป็นข้อความธรรมดาและคุณควบคุมได้ทุกรายละเอียด: ตัวคั่น (จุลภาคหรืออัฒภาค ซึ่งสำคัญสำหรับ Excel เวอร์ชันยุโรป) การเข้ารหัสไฟล์ การขึ้นบรรทัดใหม่ และการรวมหัวคอลัมน์หรือไม่

การแบ่งที่ใช้ได้จริง: ใช้ไฟล์ Excel สำหรับการนับเฉพาะกิจที่คุณส่งอีเมลให้เพื่อนร่วมงาน และใช้ CSV สำหรับงานประจำใด ๆ ที่ป้อนเข้าสู่สมุดงานหรือระบบที่มีอยู่ DataScan จดจำการตั้งค่าได้ทั้งสองแบบ นี่จึงเป็นการตัดสินใจเพียงครั้งเดียวต่อกระบวนการทำงาน ไม่ใช่งานที่ต้องทำซ้ำทุกครั้งที่ส่งออก

เคล็ดลับสำหรับกระบวนการสแกนบาร์โค้ดสู่ Excel ที่เป็นระเบียบ

• จับคู่หัวคอลัมน์กับชีตหลักของคุณ หากสมุดงานของคุณคาดหวังคอลัมน์ชื่อ SKU ให้เปลี่ยนชื่อหัวคอลัมน์บาร์โค้ดในแอปก่อนส่งออก การคัดลอกและวางจะเรียงตรงกันโดยไม่ต้องสลับคอลัมน์
• ใช้หนึ่งเซสชันต่อหนึ่งตำแหน่ง สแกนช่องทางเดินที่ 3 เป็นหนึ่งเซสชัน และช่องทางเดินที่ 4 เป็นเซสชันถัดไป ไฟล์ส่งออกขนาดเล็กที่ตั้งชื่อไว้กระทบยอดได้ง่ายกว่าไฟล์เดียวที่มี 2,000 แถวมาก — และตัวเลือกการตั้งชื่อไฟล์ช่วยให้ไฟล์ส่งออกเรียงลำดับอย่างเป็นระเบียบ
• การประทับเวลาบอกว่าเมื่อใด ทุกแถวมีการประทับเวลาการสแกน คุณจึงเห็นได้ว่าการนับเกิดขึ้นเมื่อใด และการนับใดในสองรายการที่ขัดแย้งกันเป็นรายการที่ใหม่กว่า
• กำจัดรายการซ้ำอย่างตั้งใจ ตัดสินใจตั้งแต่ต้นว่าการสแกนซ้ำควรหมายถึงจำนวน 2 หรือเป็นความผิดพลาด สำหรับการนับ ควรใช้โหมดการสแกนค่าเดียวและป้อนจำนวน DataScan ยังสรุปการสแกนซ้ำเป็นแถวเดียวพร้อมจำนวนครั้ง หรือละเว้นโค้ดเดียวกันที่สแกนซ้ำสองครั้งติดกันได้

วิธีอื่น ๆ ในการนำบาร์โค้ดเข้าสู่ Excel

ทางเลือกอื่นตามความเป็นจริง: เครื่องสแกนแบบ keyboard wedge ผ่าน USB หรือ Bluetooth จะพิมพ์ผลการสแกนแต่ละครั้งลงในเซลล์ที่เคอร์เซอร์ของคุณอยู่ วิธีนี้ดีเยี่ยมเมื่อทำงานที่โต๊ะประจำและไม่ต้องมีขั้นตอนส่งออก แต่บันทึกได้เพียงบาร์โค้ดเปล่า ๆ — ไม่มีการถามจำนวน ไม่มีการประทับเวลา ไม่มีโน้ต — และยังผูกคุณไว้กับคอมพิวเตอร์ แอปมือถือของ Excel เองมีฟีเจอร์ป้อนข้อมูลด้วยกล้อง แต่สร้างขึ้นเพื่อบันทึกตารางที่พิมพ์ออกมา ไม่ใช่สำหรับงานบาร์โค้ดปริมาณมาก แอปบนโทรศัพท์เหนือกว่าเมื่อคุณต้องเดินไปทั่วห้องเก็บของ ต้องการคอลัมน์ที่มีโครงสร้าง หรือต้องการบันทึกจำนวนตรงที่ชั้นวาง — ซึ่งเป็นวิธีเดียวกับที่ ร้านค้าปลีกไวน์สร้างใบสั่งซื้อจากซัพพลายเออร์ ด้วยการสแกนขวดแทนการพิมพ์ SKU

ทำงานในระบบนิเวศของ Google แทนใช่ไหม ไฟล์ส่งออกจากเซสชันเดียวกันนี้ป้อนเข้าสู่สเปรดชีตใน Drive ได้เช่นกัน — ดูคู่มือคู่กันเรื่อง การสแกนบาร์โค้ดสู่ Google Sheets หรือเริ่มจาก หน้าแรกของ DataScan เพื่อดูภาพรวมของโหมดการสแกนทั้งห้าโหมด