Come scansionare i codici a barre in un foglio di calcolo Excel

Il modo più rapido per scansionare i codici a barre in un foglio di calcolo Excel è un'app per telefono che acquisisce le scansioni come righe strutturate e le esporta in un file Excel o CSV. Con DataScan scansiona ogni articolo con la fotocamera, aggiunge una quantità se Le serve ed esporta un file che si apre in Excel: una riga per scansione, con codice a barre, quantità e marca temporale ciascuno nella propria colonna.

Perché digitare i codici a barre in Excel non è sostenibile

La maggior parte degli elenchi di inventario, dei fogli d'ordine e dei registri dei cespiti vive già in Excel. L'anello debole è l'inserimento dei dati: leggere un EAN di 13 cifre da un'etichetta e digitarlo in una cella richiede circa dieci secondi per articolo e favorisce l'inversione delle cifre. Su 300 articoli si tratta di un'ora di digitazione soggetta a errori, e una sola cifra sbagliata significa una ricerca che in seguito fallisce silenziosamente.

La fotocamera di un telefono legge lo stesso codice a barre in molto meno di un secondo e non inverte mai le cifre. Il punto di un flusso di lavoro dal codice a barre a Excel non è solo la velocità: è che ogni valore nel foglio di calcolo è esattamente ciò che era stampato sull'etichetta.

Scansionare i codici a barre in Excel con iPhone o telefono Android: passo dopo passo

1. Installi un'app per portare i codici a barre in Excel Installi DataScan sul Suo iPhone o telefono Android. Tutte le funzioni sono disponibili durante la prova gratuita di 7 giorni, quindi può testare l'intero flusso di lavoro, esportazione compresa, prima di pagare alcunché.
2. Imposti le colonne di esportazione In Impostazioni scelga il formato di esportazione preferito (Excel o CSV), rinomini l'intestazione della colonna del codice a barre in modo che corrisponda al nome di colonna atteso dal Suo foglio di calcolo e scelga i formati di data e ora. Può anche decidere se data e ora finiscano in una sola colonna o in due. Impostare correttamente le intestazioni una volta sola significa zero pulizia in tutte le esportazioni successive.
3. Scelga una modalità di scansione Per un semplice elenco di codici a barre usi la scansione continua: acquisisce una riga per ogni scansione alla velocità con cui riesce a puntare la fotocamera, con una pausa a tocco prolungato quando deve riposizionarsi. Per contare le giacenze usi la scansione a valore singolo: scansioni un codice a barre, digiti la quantità, scansioni il successivo.
4. Scansioni i Suoi articoli Proceda lungo lo scaffale, il pallet o la pila di prodotti. Ogni scansione viene salvata localmente sul telefono con una marca temporale, quindi funziona in un magazzino interrato senza segnale esattamente come sotto Wi-Fi.
5. Riveda la sessione Apra l'elenco degli articoli scansionati per verificare il conteggio, eliminare le doppie scansioni accidentali e confermare che ci sia tutto ciò che si aspettava. Trenta secondi di verifica evitano una correzione imbarazzante dopo che il file è già stato inviato in giro per e-mail.
6. Esporti e apra in Excel Esporti la sessione e scelga una modalità di consegna: condivida il file con qualsiasi app sul telefono, lo invii per e-mail tramite il Suo server SMTP oppure lo carichi su un server FTP/SFTP. Apra il file Excel, oppure importi il CSV tramite Dati → Da testo/CSV, e le Sue scansioni appariranno come righe ordinate sotto le intestazioni che ha configurato.

Excel o CSV: quale formato di esportazione usare?

Entrambi arrivano nello stesso posto, ma si comportano diversamente lungo il percorso. Excel (un file .xls compatibile con Excel) è la scelta più semplice quando è una persona ad aprire il file: ogni cella è memorizzata come testo, quindi i lunghi numeri dei codici a barre restano intatti e nessuno deve preoccuparsi dei delimitatori. Poiché anche le quantità arrivano come testo, converta quella colonna in numeri prima di sommarla. CSV è la scelta migliore quando è un software a leggere il file — un'importazione ERP, un aggiornamento di Power Query, uno script — perché è testo semplice e Lei controlla ogni dettaglio: delimitatore (virgola o punto e virgola, aspetto rilevante per le versioni europee di Excel), codifica del file, interruzioni di riga e presenza o meno delle intestazioni.

Una divisione pratica: usi il file Excel per i conteggi occasionali che invia per e-mail a un collega e il CSV per tutto ciò che è ricorrente e alimenta una cartella di lavoro o un sistema esistente. DataScan ricorda le impostazioni in entrambi i casi, quindi è una decisione da prendere una sola volta per flusso di lavoro, non un'incombenza a ogni esportazione.

Consigli per un flusso di lavoro pulito dal codice a barre a Excel

• Faccia corrispondere le intestazioni al Suo foglio principale. Se la Sua cartella di lavoro si aspetta una colonna chiamata SKU, rinomini l'intestazione della colonna del codice a barre nell'app prima di esportare. Il copia-incolla si allineerà senza alcuno spostamento di colonne.
• Usi una sessione per ogni ubicazione. Scansioni la corsia 3 come una sessione e la corsia 4 come la successiva. Esportazioni piccole e con un nome chiaro sono molto più facili da riconciliare di un unico file da 2.000 righe, e le opzioni di denominazione dei file mantengono le esportazioni ordinate.
• Le marche temporali mostrano quando. Ogni riga porta con sé la marca temporale della scansione, così può vedere quando è avvenuto un conteggio e quale di due conteggi contrastanti sia il più recente.
• Rimuova i duplicati in modo consapevole. Decida fin dall'inizio se una doppia scansione debba significare quantità 2 oppure un errore. Per i conteggi preferisca la modalità a valore singolo e inserisca le quantità; DataScan può anche riepilogare le scansioni ripetute in un'unica riga con un conteggio, oppure ignorare lo stesso codice scansionato due volte di seguito.

Altri modi per portare i codici a barre in Excel

Alternative oneste: uno scanner in emulazione tastiera USB o Bluetooth digita ogni scansione nella cella in cui si trova il cursore. È ottimo a una postazione fissa e non richiede alcun passaggio di esportazione, ma acquisisce solo il codice a barre nudo — nessuna richiesta di quantità, nessuna marca temporale, nessuna nota — e La lega al computer. L'app mobile di Excel ha una funzione di acquisizione dati tramite fotocamera, ma è pensata per catturare tabelle stampate, non per il lavoro intensivo con i codici a barre. Un'app per telefono vince quando si muove per un magazzino, ha bisogno di colonne strutturate o vuole rilevare le quantità direttamente a scaffale: è esattamente così che un rivenditore di vini crea gli ordini ai fornitori scansionando le bottiglie invece di digitare gli SKU.

Lavora invece nell'ecosistema Google? Le stesse esportazioni di sessione alimentano anche un foglio di calcolo su Drive: consulti la guida complementare su come scansionare i codici a barre su Google Sheets, oppure parta dalla homepage di DataScan per una panoramica di tutte e cinque le modalità di scansione.