Näin skannaat viivakoodit Excel-taulukkoon

Nopein tapa skannata viivakoodit Excel-taulukkoon on puhelinsovellus, joka tallentaa skannaukset jäsenneltyinä riveinä ja vie ne Excel- tai CSV-tiedostona. DataScanilla skannaat jokaisen tuotteen kameralla, lisäät tarvittaessa määrän ja viet tiedoston, joka aukeaa Excelissä – yksi rivi skannausta kohden, viivakoodi, määrä ja aikaleima omissa sarakkeissaan.

Miksi viivakoodien näppäily Exceliin ei skaalaudu

Useimmat varastoluettelot, tilauslomakkeet ja omaisuusrekisterit ovat jo Excelissä. Heikko kohta on tiedon saaminen sisään: 13-numeroisen EAN-koodin lukeminen tarrasta ja näppäily soluun vie noin kymmenen sekuntia tuotetta kohden ja johtaa helposti numeroiden sekoittumiseen. 300 tuotteella se on tunti virhealtista näppäilyä – ja yksikin väärä numero tarkoittaa hakua, joka epäonnistuu myöhemmin huomaamatta.

Puhelimen kamera lukee saman viivakoodin reilusti alle sekunnissa eikä koskaan sekoita numeroita. Viivakoodista Exceliin -työnkulun tarkoitus ei ole pelkkä nopeus, vaan se, että jokainen taulukon arvo on täsmälleen se, mikä tarraan oli painettu.

Skannaa viivakoodit Exceliin iPhonella tai Android-puhelimella: vaihe vaiheelta

1. Asenna viivakoodista Exceliin -sovellus Asenna DataScan iPhoneen tai Android-puhelimeen. Kaikki ominaisuudet ovat käytettävissä 7 päivän maksuttoman kokeilun aikana, joten voit testata koko työnkulkusi – myös viennin – ennen kuin maksat mitään.
2. Määritä vientisarakkeet Valitse Asetuksissa haluamasi vientimuoto (Excel tai CSV), nimeä viivakoodisarakkeen otsikko vastaamaan taulukkosi odottamaa sarakenimeä ja valitse päivämäärän ja kellonajan muodot. Voit myös valita, tulevatko päivämäärä ja kellonaika yhteen vai kahteen sarakkeeseen. Kun otsikot ovat kerran oikein, jokaisen myöhemmän viennin siivoaminen jää kokonaan pois.
3. Valitse skannaustila Pelkkään viivakoodilistaan sopii jatkuva skannaus – se tallentaa yhden rivin skannausta kohden niin nopeasti kuin ehdit suunnata kameran, ja kosketa-ja-pidä-tauko auttaa, kun tarvitset uuden asennon. Varaston laskentaan sopii yhden arvon skannaus: skannaa viivakoodi, syötä määrä, skannaa seuraava.
4. Skannaa tuotteet Käy läpi hylly, lava tai tuotepino. Jokainen skannaus tallentuu paikallisesti puhelimeen aikaleiman kanssa, joten tämä toimii kellarivarastossa ilman kenttää yhtä hyvin kuin Wi-Fi-verkossa.
5. Tarkista istunto Avaa skannattujen tuotteiden lista, varmista lukumäärä, poista vahingossa tehdyt kaksoisskannaukset ja vahvista, että kaikki odottamasi on mukana. Kolmenkymmenen sekunnin tarkistus säästää kiusalliselta korjaukselta sen jälkeen, kun tiedosto on jo lähetetty eteenpäin.
6. Vie tiedosto ja avaa se Excelissä Vie istunto ja valitse toimitustapa: jaa tiedosto mihin tahansa puhelimesi sovellukseen, lähetä se omalla SMTP-palvelimellasi sähköpostitse tai siirrä se FTP- tai SFTP-palvelimelle. Avaa tiedosto Excelissä – tai tuo CSV valinnalla Tiedot → Tekstistä/CSV-tiedostosta – ja skannauksesi näkyvät siisteinä riveinä määrittämiesi otsikoiden alla.

Excel vai CSV: kumpaa vientimuotoa kannattaa käyttää?

Molemmat päätyvät samaan paikkaan, mutta käyttäytyvät matkalla eri tavoin. Excel (Excel-yhteensopiva .xls-tiedosto) on helppo valinta, kun tiedoston avaa ihminen: jokainen solu tallennetaan tekstinä, joten pitkät viivakoodinumerot säilyvät ehjinä eikä kenenkään tarvitse miettiä erottimia. Koska myös määrät saapuvat tekstinä, muunna niiden sarake luvuiksi ennen kuin lasket summan. CSV on parempi valinta, kun tiedoston lukee ohjelmisto – ERP-tuonti, Power Query -päivitys tai skripti – koska se on pelkkää tekstiä ja hallitset jokaisen yksityiskohdan: erottimen (pilkku tai puolipiste, jolla on merkitystä eurooppalaisissa Excel-versioissa), tiedoston merkistön, rivinvaihdot ja sen, sisällytetäänkö otsikot.

Käytännöllinen jako: käytä Excel-tiedostoa kertaluonteisiin laskentoihin, jotka lähetät kollegalle, ja CSV:tä kaikkeen toistuvaan, joka syöttää olemassa olevaa työkirjaa tai järjestelmää. DataScan muistaa asetukset kummassakin tapauksessa, joten tämä on kertaluonteinen päätös työnkulkua kohden, ei vientikohtainen rutiini.

Vinkkejä siistiin viivakoodista Exceliin -työnkulkuun

• Sovita otsikot päätaulukkoosi. Jos työkirjasi odottaa saraketta nimeltä SKU, nimeä viivakoodisarakkeen otsikko sovelluksessa ennen vientiä. Kopiointi ja liittäminen osuu silloin kohdalleen ilman sarakkeiden siirtelyä.
• Käytä yhtä istuntoa sijaintia kohden. Skannaa käytävä 3 yhtenä istuntona ja käytävä 4 seuraavana. Pienet, nimetyt viennit on paljon helpompi täsmäyttää kuin yksi 2 000 rivin tiedosto – ja tiedostojen nimeämisasetukset pitävät viennit järjestyksessä.
• Aikaleimat kertovat ajankohdan. Jokaisella rivillä on skannausaikaleima, joten näet, milloin laskenta tehtiin ja kumpi kahdesta ristiriitaisesta laskennasta on uudempi.
• Poista kaksoiskappaleet harkitusti. Päätä etukäteen, tarkoittaako kaksoisskannaus määrää 2 vai virhettä. Laskentoihin sopii paremmin yhden arvon skannaus määrien syötöllä; DataScan voi myös koota toistuvat skannaukset yhdeksi riviksi lukumäärän kanssa tai ohittaa saman koodin kahdesti peräkkäin skannattuna.

Muita tapoja saada viivakoodit Exceliin

Rehelliset vaihtoehdot: USB- tai Bluetooth-yhteydellä toimiva näppäimistöemulaattorilukija näppäilee jokaisen skannauksen siihen soluun, jossa kohdistin on. Se on erinomainen kiinteällä työpisteellä eikä vaadi vientivaihetta, mutta se tallentaa vain pelkän viivakoodin – ei määräkyselyä, ei aikaleimoja, ei muistiinpanoja – ja se sitoo sinut tietokoneen ääreen. Excelin omassa mobiilisovelluksessa on kamerapohjainen tiedonkeruutoiminto, mutta se on rakennettu painettujen taulukoiden tallentamiseen, ei suuren volyymin viivakoodityöhön. Puhelinsovellus voittaa, kun liikut varastotilassa, tarvitset jäsenneltyjä sarakkeita tai haluat kirjata määrät hyllyn äärellä – juuri niin kuin viinikauppias kokoaa tavarantoimittajatilaukset skannaamalla pulloja SKU-koodien näppäilyn sijaan.

Työskenteletkö mieluummin Googlen ekosysteemissä? Samat istuntoviennit syöttävät myös Drivessä olevaa taulukkoa – katso rinnakkaisopas viivakoodien skannaamisesta Google Sheetsiin tai aloita DataScanin etusivulta, josta saat yleiskuvan kaikista viidestä skannaustilasta.