Cara Memindai Barcode ke Spreadsheet Excel

Cara tercepat untuk memindai barcode ke spreadsheet Excel adalah aplikasi ponsel yang menangkap pemindaian sebagai baris terstruktur dan mengekspornya sebagai file Excel atau CSV. Dengan DataScan Anda memindai setiap item dengan kamera, menambahkan kuantitas jika diperlukan, dan mengekspor file yang terbuka di Excel — satu baris per pemindaian, dengan barcode, kuantitas, dan cap waktu pada kolomnya masing-masing.

Mengapa mengetik barcode ke Excel tidak dapat diandalkan dalam skala besar

Sebagian besar daftar inventaris, lembar pesanan, dan register aset sudah berada di Excel. Titik lemahnya adalah memasukkan data: membaca EAN 13 digit dari label dan mengetiknya ke dalam sel memakan sekitar sepuluh detik per item dan mengundang angka tertukar. Pada 300 item, itu berarti satu jam pengetikan yang rawan kesalahan — dan satu digit yang salah berarti pencarian yang gagal diam-diam di kemudian hari.

Kamera ponsel membaca barcode yang sama dalam waktu jauh di bawah satu detik dan tidak pernah menukar angka. Inti dari alur kerja barcode-ke-Excel bukan hanya kecepatan; melainkan bahwa setiap nilai dalam spreadsheet persis seperti yang tercetak pada label.

Memindai barcode ke Excel dengan iPhone atau ponsel Android Anda: langkah demi langkah

1. Pasang aplikasi barcode-ke-Excel Pasang DataScan di iPhone atau ponsel Android Anda. Setiap fitur tersedia selama uji coba gratis 7 hari, sehingga Anda dapat menguji seluruh alur kerja — termasuk ekspornya — sebelum membayar apa pun.
2. Siapkan kolom ekspor Anda Di Pengaturan, pilih format ekspor yang Anda inginkan (Excel atau CSV), ubah nama header kolom barcode agar sesuai dengan nama kolom yang diharapkan spreadsheet Anda, dan pilih format tanggal dan waktu. Anda juga dapat memilih apakah tanggal dan waktu ditempatkan dalam satu kolom atau dua. Menetapkan header dengan benar sekali berarti nol pembersihan pada setiap ekspor berikutnya.
3. Pilih mode pemindaian Untuk daftar barcode sederhana, gunakan Pemindaian Berkelanjutan — mode ini menangkap satu baris per pemindaian secepat Anda dapat mengarahkan kamera, dengan jeda sentuh-dan-tahan saat Anda perlu mengatur ulang posisi. Untuk menghitung stok, gunakan Pemindaian Nilai Tunggal: pindai barcode, ketik kuantitas, pindai yang berikutnya.
4. Pindai item Anda Telusuri rak, palet, atau tumpukan produk. Setiap pemindaian disimpan secara lokal di ponsel dengan cap waktu, sehingga ini berfungsi di gudang bawah tanah tanpa sinyal sama baiknya seperti di jaringan Wi-Fi.
5. Tinjau sesi Buka daftar item yang dipindai untuk memverifikasi jumlahnya, menghapus pemindaian ganda yang tidak disengaja, dan memastikan semua yang Anda harapkan ada di sana. Tiga puluh detik peninjauan menghemat koreksi yang canggung setelah file dikirim berkeliling melalui email.
6. Ekspor dan buka di Excel Ekspor sesi dan pilih jalur pengiriman: bagikan file ke aplikasi apa pun di ponsel Anda, kirim melalui server SMTP Anda sendiri, atau unggah ke server FTP/SFTP. Buka file Excel — atau impor CSV melalui Data → Dari Teks/CSV — dan hasil pemindaian Anda muncul sebagai baris yang rapi di bawah header yang Anda konfigurasikan.

Excel atau CSV: format ekspor mana yang sebaiknya Anda gunakan?

Keduanya berakhir di tempat yang sama, tetapi berperilaku berbeda di sepanjang jalan. Excel (file .xls yang kompatibel dengan Excel) adalah pilihan mudah ketika seseorang membuka file: setiap sel disimpan sebagai teks, sehingga nomor barcode yang panjang tetap utuh dan tidak ada yang perlu memikirkan pemisah. Karena kuantitas juga tiba sebagai teks, ubah kolom tersebut menjadi angka sebelum Anda menjumlahkannya. CSV adalah pilihan yang lebih baik ketika yang membaca file adalah perangkat lunak — impor ERP, penyegaran Power Query, sebuah skrip — karena formatnya teks biasa dan Anda mengendalikan setiap detail: pemisah (koma atau titik koma, yang penting untuk versi Excel Eropa), pengodean file, jeda baris, dan apakah header disertakan.

Pembagian praktis: gunakan file Excel untuk penghitungan sesekali yang Anda kirim ke rekan kerja melalui email, dan CSV untuk apa pun yang berulang dan memasok buku kerja atau sistem yang sudah ada. DataScan mengingat pengaturan untuk kedua format, jadi ini adalah keputusan sekali per alur kerja, bukan pekerjaan rutin setiap kali ekspor.

Kiat untuk alur kerja barcode-ke-Excel yang rapi

• Sesuaikan header dengan lembar induk Anda. Jika buku kerja Anda mengharapkan kolom bernama SKU, ubah nama header kolom barcode di aplikasi sebelum Anda mengekspor. Salin-tempel kemudian akan sejajar tanpa perlu menyusun ulang kolom.
• Gunakan satu sesi per lokasi. Pindai lorong 3 sebagai satu sesi, lorong 4 sebagai sesi berikutnya. Ekspor kecil yang diberi nama jauh lebih mudah direkonsiliasi daripada satu file berisi 2,000 baris — dan opsi penamaan file menjaga hasil ekspor tetap terurut.
• Cap waktu menunjukkan kapan. Setiap baris membawa cap waktu pemindaian, sehingga Anda dapat melihat kapan penghitungan terjadi dan mana di antara dua penghitungan yang bertentangan yang lebih baru.
• Hapus duplikat secara sengaja. Putuskan sejak awal apakah pemindaian ganda berarti kuantitas 2 atau sebuah kesalahan. Untuk penghitungan, utamakan mode Nilai Tunggal dan masukkan kuantitas; DataScan juga dapat meringkas pemindaian berulang menjadi satu baris beserta jumlahnya, atau mengabaikan kode yang sama bila dipindai dua kali berturut-turut.

Cara lain memasukkan barcode ke Excel

Alternatif yang jujur: pemindai keyboard-wedge USB atau Bluetooth mengetik setiap pemindaian ke sel mana pun tempat kursor Anda berada. Itu bagus di meja tetap dan tidak memerlukan langkah ekspor, tetapi hanya menangkap barcode polos — tanpa permintaan kuantitas, tanpa cap waktu, tanpa catatan — dan mengikat Anda ke komputer. Aplikasi seluler Excel sendiri memiliki fitur data berbasis kamera, tetapi dibuat untuk menangkap tabel cetak, bukan untuk pekerjaan barcode bervolume tinggi. Aplikasi ponsel unggul ketika Anda bergerak melalui gudang, membutuhkan kolom terstruktur, atau ingin kuantitas ditangkap di rak — yang persis seperti cara pengecer anggur menyusun pesanan pemasok dengan memindai botol alih-alih mengetik SKU.

Bekerja di ekosistem Google sebagai gantinya? Ekspor sesi yang sama juga memasok spreadsheet di Drive — lihat panduan pendamping tentang memindai barcode ke Google Sheets, atau mulailah dari beranda DataScan untuk gambaran umum kelima mode pemindaian.