Slik skanner du strekkoder inn i et Excel-regneark

Den raskeste måten å skanne strekkoder inn i et Excel-regneark på er en telefonapp som fanger skanninger som strukturerte rader og eksporterer dem som en Excel- eller CSV-fil. Med DataScan skanner du hver vare med kameraet, legger til et antall om du trenger det, og eksporterer en fil som åpnes i Excel — én rad per skanning, med strekkode, antall og tidsstempel i hver sin kolonne.

Hvorfor det ikke skalerer å taste strekkoder inn i Excel

De fleste lagerlister, bestillingsark og aktivaregistre ligger allerede i Excel. Det svake leddet er å få data inn: å lese av en 13-sifret EAN-kode på en etikett og taste den inn i en celle tar rundt ti sekunder per vare og inviterer til ombyttede sifre. Ved 300 varer blir det en time med feilutsatt tasting — og ett eneste feil siffer betyr et oppslag som stille feiler senere.

Et telefonkamera leser den samme strekkoden på godt under ett sekund og bytter aldri om på sifre. Poenget med en arbeidsflyt fra strekkode til Excel er ikke bare hastighet; det er at hver verdi i regnearket er nøyaktig det som sto trykt på etiketten.

Skann strekkoder inn i Excel med iPhonen eller Android-telefonen din: trinn for trinn

1. Installer en app for strekkode til Excel Installer DataScan på iPhonen eller Android-telefonen din. Alle funksjoner er tilgjengelige i den 7-dagers gratis prøveperioden, så du kan teste hele arbeidsflyten — inkludert eksporten — før du betaler noe som helst.
2. Sett opp eksportkolonnene dine Velg ønsket eksportformat (Excel eller CSV) i Innstillinger, gi strekkodekolonnens overskrift det navnet regnearket ditt forventer, og velg dato- og klokkeslettformat. Du kan også velge om dato og klokkeslett skal havne i én kolonne eller to. Riktige overskrifter én gang betyr null opprydding ved hver eksport deretter.
3. Velg en skannemodus For en enkel liste med strekkoder bruker du Kontinuerlig skanning — den fanger én rad per skanning så raskt du rekker å sikte kameraet, med en trykk-og-hold-pause når du trenger å flytte deg. For å telle lager bruker du Skanning av én verdi: skann en strekkode, tast inn antallet, skann den neste.
4. Skann varene dine Jobb deg gjennom hyllen, pallen eller varestabelen. Hver skanning lagres lokalt på telefonen med et tidsstempel, så dette fungerer like godt i et kjellerlager uten dekning som på Wi-Fi.
5. Gjennomgå økten Åpne listen over skannede varer for å kontrollere antallet, slette utilsiktede dobbeltskanninger og bekrefte at alt du forventet er der. Tretti sekunders gjennomgang sparer deg for en pinlig korrigering etter at filen er sendt rundt på e-post.
6. Eksporter og åpne i Excel Eksporter økten og velg leveringsvei: del filen til en hvilken som helst app på telefonen, send den på e-post via din egen SMTP-server, eller last den opp til en FTP/SFTP-server. Åpne Excel-filen — eller importer CSV-filen via Data → Fra tekst/CSV — så dukker skanningene dine opp som ryddige rader under overskriftene du har satt opp.

Excel eller CSV: hvilket eksportformat bør du bruke?

Begge havner samme sted, men de oppfører seg ulikt på veien. Excel (en Excel-kompatibel .xls-fil) er det enkle valget når et menneske åpner filen: hver celle lagres som tekst, så lange strekkodenumre forblir intakte, og ingen trenger å tenke på skilletegn. Fordi antall også kommer inn som tekst, må du konvertere den kolonnen til tall før du summerer den. CSV er det bedre valget når programvare leser filen — en ERP-import, en Power Query-oppdatering, et skript — fordi den er ren tekst og du styrer hver detalj: skilletegn (komma eller semikolon, som har betydning for europeiske Excel-versjoner), filkoding, linjeskift og om overskrifter skal være med.

En praktisk deling: bruk Excel-filen til enkelttellinger du sender en kollega på e-post, og CSV til alt som gjentar seg og mater en eksisterende arbeidsbok eller et system. DataScan husker innstillingene uansett, så dette er en engangsbeslutning per arbeidsflyt, ikke en oppgave ved hver eksport.

Tips for en ryddig arbeidsflyt fra strekkode til Excel

• Tilpass overskriftene til hovedarket ditt. Hvis arbeidsboken din forventer en kolonne som heter SKU, gir du strekkodekolonnen den overskriften i appen før du eksporterer. Da stemmer kopier og lim inn uten noen kolonneflytting.
• Bruk én økt per lokasjon. Skann gang 3 som én økt, gang 4 som den neste. Små, navngitte eksporter er mye enklere å avstemme enn én fil på 2 000 rader — og innstillingene for filnavngivning holder eksportene sortert.
• Tidsstempler viser når. Hver rad bærer et skannetidsstempel, så du kan se når en telling skjedde og hvilken av to motstridende tellinger som er nyest.
• Fjern duplikater bevisst. Bestem på forhånd om en dobbeltskanning skal bety antall 2 eller en feil. For tellinger bør du bruke Skanning av én verdi og taste inn antall; DataScan kan også oppsummere gjentatte skanninger til én rad med et antall, eller ignorere samme kode skannet to ganger på rad.

Andre måter å få strekkoder inn i Excel på

Ærlige alternativer: en USB- eller Bluetooth-tastaturskanner taster hver skanning inn i den cellen markøren står i. Det er utmerket ved et fast skrivebord og krever ingen eksport, men den fanger bare selve strekkoden — ingen forespørsel om antall, ingen tidsstempler, ingen notater — og den binder deg til datamaskinen. Excels egen mobilapp har en kamerabasert datafunksjon, men den er laget for å fange trykte tabeller, ikke for strekkodearbeid i stort volum. En telefonapp vinner når du er i bevegelse gjennom et lager, trenger strukturerte kolonner eller vil registrere antall ved hyllen — som er nøyaktig slik en vinbutikk bygger leverandørbestillinger ved å skanne flasker i stedet for å taste SKU-er.

Jobber du i Googles økosystem i stedet? De samme økteksportene mater også et regneark i Drive — se den tilhørende veiledningen om å skanne strekkoder til Google Sheets, eller start fra DataScans forside for en oversikt over alle fem skannemodusene.