Jak skenovat čárové kódy do tabulky Excelu

Nejrychlejší způsob, jak skenovat čárové kódy do tabulky Excelu, je aplikace v telefonu, která zachycuje naskenované kódy jako strukturované řádky a exportuje je jako soubor Excel nebo CSV. S DataScan naskenujete každou položku fotoaparátem, v případě potřeby doplníte množství a vyexportujete soubor, který se otevře v Excelu — jeden řádek na naskenování, s čárovým kódem, množstvím a časovou značkou ve vlastních sloupcích.

Proč psaní čárových kódů do Excelu ručně nefunguje ve větším měřítku

Většina inventurních seznamů, objednávkových listů a evidencí majetku už v Excelu žije. Slabým místem je dostat do nich data: přečíst 13místný kód EAN ze štítku a opsat jej do buňky trvá zhruba deset sekund na položku a svádí k přehození číslic. Při 300 položkách je to hodina psaní náchylného k chybám — a jediná chybná číslice znamená vyhledávání, které později tiše selže.

Fotoaparát telefonu přečte tentýž čárový kód výrazně rychleji než za sekundu a nikdy číslice nepřehodí. Smyslem pracovního postupu od čárového kódu do Excelu není jen rychlost; jde o to, že každá hodnota v tabulce je přesně to, co bylo vytištěno na štítku.

Skenování čárových kódů do Excelu pomocí iPhonu nebo telefonu s Androidem: krok za krokem

1. Nainstalujte aplikaci pro skenování do Excelu Nainstalujte si DataScan na svůj iPhone nebo telefon s Androidem. Během 7denní bezplatné zkušební verze jsou dostupné všechny funkce, takže si můžete celý pracovní postup — včetně exportu — vyzkoušet dřív, než cokoli zaplatíte.
2. Nastavte sloupce exportu V Nastavení zvolte preferovaný formát exportu (Excel nebo CSV), přejmenujte záhlaví sloupce s čárovým kódem tak, aby odpovídalo názvu sloupce, který vaše tabulka očekává, a vyberte formáty data a času. Můžete si také zvolit, zda datum a čas skončí v jednom sloupci, nebo ve dvou. Správně nastavená záhlaví jednou znamenají nulové úpravy u každého dalšího exportu.
3. Vyberte režim skenování Pro prostý seznam čárových kódů použijte Průběžné skenování — zachytí jeden řádek na každé naskenování tak rychle, jak stíháte mířit fotoaparátem, s pauzou podržením dotyku, když potřebujete změnit polohu. Pro počítání zásob použijte Skenování jedné hodnoty: naskenujte čárový kód, zadejte množství, naskenujte další.
4. Naskenujte své položky Projděte regál, paletu nebo stoh produktů. Každé naskenování se ukládá lokálně v telefonu s časovou značkou, takže to funguje ve sklepním skladu bez signálu stejně dobře jako na Wi-Fi.
5. Zkontrolujte relaci Otevřete seznam naskenovaných položek, ověřte počet, smažte nechtěná dvojitá naskenování a potvrďte, že tam je vše, co jste očekávali. Třicet sekund kontroly ušetří nepříjemnou opravu poté, co soubor obletí e-mailem půl firmy.
6. Exportujte a otevřete v Excelu Vyexportujte relaci a zvolte způsob doručení: sdílejte soubor do libovolné aplikace v telefonu, pošlete jej e-mailem přes vlastní server SMTP nebo jej nahrajte na server FTP/SFTP. Otevřete soubor Excel — nebo naimportujte CSV přes Data → Z textu/CSV — a vaše naskenované kódy se objeví jako úhledné řádky pod záhlavími, která jste nastavili.

Excel, nebo CSV: který formát exportu zvolit?

Obojí skončí na stejném místě, ale cestou se chová jinak. Excel (soubor .xls kompatibilní s Excelem) je snadná volba, když soubor otevírá člověk: každá buňka je uložena jako text, takže dlouhá čísla čárových kódů zůstanou nedotčená a nikdo nemusí řešit oddělovače. Protože i množství přijdou jako text, převeďte tento sloupec před sčítáním na čísla. CSV je lepší volba, když soubor čte software — import do ERP, obnovení v Power Query, skript — protože jde o prostý text a vy máte pod kontrolou každý detail: oddělovač (čárka nebo středník, což je pro evropské verze Excelu podstatné), kódování souboru, konce řádků a to, zda se zahrnou záhlaví.

Praktické rozdělení: použijte soubor Excel pro jednorázová počítání, která posíláte e-mailem kolegovi, a CSV pro cokoli opakovaného, co plní stávající sešit nebo systém. DataScan si nastavení pamatuje tak či tak, takže jde o jednorázové rozhodnutí pro každý pracovní postup, ne o práci navíc při každém exportu.

Tipy pro čistý pracovní postup od čárového kódu do Excelu

• Sjednoťte záhlaví se svou hlavní tabulkou. Pokud váš sešit očekává sloupec s názvem SKU, přejmenujte záhlaví sloupce s čárovým kódem v aplikaci ještě před exportem. Kopírování a vkládání pak sedí bez jakéhokoli přesouvání sloupců.
• Používejte jednu relaci na jedno místo. Uličku 3 naskenujte jako jednu relaci, uličku 4 jako další. Malé, pojmenované exporty se srovnávají mnohem snáz než jeden soubor o 2 000 řádcích — a možnosti pojmenování souborů udržují exporty setříděné.
• Časové značky ukazují kdy. Každý řádek nese časovou značku naskenování, takže vidíte, kdy počítání proběhlo a které ze dvou rozporných počítání je novější.
• Odstraňujte duplicity záměrně. Rozhodněte se předem, zda má dvojité naskenování znamenat množství 2, nebo chybu. Pro počítání raději použijte režim Skenování jedné hodnoty a zadávejte množství; DataScan umí opakovaná naskenování také shrnout do jednoho řádku s počtem, nebo ignorovat stejný kód naskenovaný dvakrát po sobě.

Další způsoby, jak dostat čárové kódy do Excelu

Poctivé alternativy: skener s klávesnicovou emulací připojený přes USB nebo Bluetooth vypíše každé naskenování do buňky, ve které je zrovna kurzor. To je skvělé u pevného stolu a nepotřebuje to krok s exportem, ale zachytí to jen holý čárový kód — bez dotazu na množství, bez časových značek, bez poznámek — a připoutá vás to k počítači. Mobilní aplikace samotného Excelu má funkci zadávání dat fotoaparátem, ta je ale určená pro zachycování tištěných tabulek, ne pro práci s čárovými kódy ve velkém. Aplikace v telefonu vítězí, když se pohybujete po skladu, potřebujete strukturované sloupce nebo chcete množství zaznamenávat přímo u regálu — což je přesně způsob, jakým prodejce vína sestavuje objednávky u dodavatelů skenováním lahví místo psaní kódů SKU.

Pracujete místo toho v ekosystému Google? Tytéž exporty relací plní i tabulku na Drive — přečtěte si doprovodný návod na skenování čárových kódů do Google Sheets, nebo začněte na domovské stránce DataScan s přehledem všech pěti režimů skenování.