Sådan scanner du stregkoder ind i et Excel-regneark

Den hurtigste måde at scanne stregkoder ind i et Excel-regneark på er en telefonapp, der fanger scanninger som strukturerede rækker og eksporterer dem som en Excel- eller CSV-fil. Med DataScan scanner du hver vare med kameraet, tilføjer et antal, hvis du har brug for det, og eksporterer en fil, der åbner i Excel — én række pr. scanning med stregkode, antal og tidsstempel i hver sin kolonne.

Hvorfor det ikke skalerer at taste stregkoder ind i Excel

De fleste lagerlister, ordresedler og aktivregistre ligger allerede i Excel. Det svage led er at få data ind: at aflæse et 13-cifret EAN-nummer på en label og taste det ind i en celle tager omkring ti sekunder pr. vare og lægger op til ombyttede cifre. Ved 300 varer er det en time med fejlbehæftet tastearbejde — og et enkelt forkert ciffer betyder et opslag, der stille og roligt fejler senere.

Et telefonkamera læser den samme stregkode på et godt stykke under et sekund og bytter aldrig om på cifre. Pointen med en arbejdsgang fra stregkode til Excel er ikke kun hastighed; det er, at hver eneste værdi i regnearket er præcis det, der stod på labelen.

Scan stregkoder ind i Excel med din iPhone eller Android-telefon: trin for trin

1. Installér en stregkode-til-Excel-app Installér DataScan på din iPhone eller Android-telefon. Alle funktioner er tilgængelige i den 7-dages gratis prøveperiode, så du kan teste hele din arbejdsgang — inklusive eksporten — før du betaler noget som helst.
2. Opsæt dine eksportkolonner Vælg dit foretrukne eksportformat (Excel eller CSV) i Indstillinger, omdøb stregkodekolonnens overskrift, så den matcher det kolonnenavn, dit regneark forventer, og vælg dato- og klokkeslætsformat. Du kan også vælge, om dato og klokkeslæt skal lande i én kolonne eller to. Får du overskrifterne rigtige én gang, betyder det nul oprydning ved hver eneste eksport derefter.
3. Vælg en scanningstilstand Til en almindelig liste over stregkoder skal du bruge Kontinuerlig scanning — den fanger én række pr. scanning, så hurtigt som du kan sigte med kameraet, med en tryk-og-hold-pause, når du har brug for at flytte kameraet. Til optælling af lager skal du bruge Scanning af en enkelt værdi: scan en stregkode, indtast antallet, scan den næste.
4. Scan dine varer Arbejd dig gennem hylden, pallen eller stakken af produkter. Hver scanning gemmes lokalt på telefonen med et tidsstempel, så det virker lige så godt i et kælderlager uden signal som på Wi-Fi.
5. Gennemgå sessionen Åbn listen over scannede varer for at kontrollere antallet, slette utilsigtede dobbeltscanninger og bekræfte, at alt det, du forventede, er der. Tredive sekunders gennemgang sparer dig for en pinlig rettelse, efter at filen er sendt rundt pr. e-mail.
6. Eksportér og åbn i Excel Eksportér sessionen, og vælg en leveringsvej: del filen til en vilkårlig app på telefonen, send den pr. e-mail via din egen SMTP-server, eller upload den til en FTP/SFTP-server. Åbn Excel-filen — eller importér CSV-filen via Data → Fra tekst/CSV — og dine scanninger står som pæne rækker under de overskrifter, du har konfigureret.

Excel eller CSV: hvilket eksportformat skal du bruge?

Begge lander samme sted, men de opfører sig forskelligt undervejs. Excel (en Excel-kompatibel .xls-fil) er det nemme valg, når et menneske åbner filen: hver celle gemmes som tekst, så lange stregkodenumre forbliver intakte, og ingen behøver at tænke på skilletegn. Fordi antal også kommer ind som tekst, skal du konvertere den kolonne til tal, før du summerer den. CSV er det bedre valg, når software læser filen — en ERP-import, en Power Query-opdatering, et script — fordi det er ren tekst, og du styrer hver detalje: skilletegn (komma eller semikolon, hvilket har betydning for europæiske Excel-versioner), filkodning, linjeskift og om overskrifter skal med.

En praktisk opdeling: brug Excel-filen til ad hoc-optællinger, du sender til en kollega, og CSV til alt tilbagevendende, der føder en eksisterende projektmappe eller et system. DataScan husker indstillingerne begge veje, så det er en engangsbeslutning pr. arbejdsgang og ikke en opgave ved hver eksport.

Tips til en ren arbejdsgang fra stregkode til Excel

• Få overskrifterne til at matche dit masterark. Hvis din projektmappe forventer en kolonne ved navn SKU, skal du omdøbe stregkodekolonnens overskrift i appen, før du eksporterer. Så passer kopiér-indsæt uden at skulle flytte rundt på kolonner.
• Brug én session pr. lokation. Scan gang 3 som én session, gang 4 som den næste. Små, navngivne eksporter er langt lettere at afstemme end én fil med 2.000 rækker — og indstillingerne til filnavngivning holder eksporterne sorteret.
• Tidsstempler viser hvornår. Hver række bærer et scanningstidsstempel, så du kan se, hvornår en optælling fandt sted, og hvilken af to modstridende optællinger der er nyest.
• Håndtér dubletter bevidst. Beslut på forhånd, om en dobbeltscanning skal betyde antal 2 eller en fejl. Til optællinger er tilstanden Scanning af en enkelt værdi at foretrække, hvor du indtaster antal; DataScan kan også opsummere gentagne scanninger til én række med et antal eller ignorere den samme kode scannet to gange i træk.

Andre måder at få stregkoder ind i Excel på

Ærlige alternativer: en scanner med tastaturemulering via USB eller Bluetooth taster hver scanning ind i den celle, markøren står i. Det er glimrende ved et fast skrivebord og kræver ingen eksport, men den fanger kun den nøgne stregkode — ingen antalsindtastning, ingen tidsstempler, ingen noter — og den binder dig til computeren. Excels egen mobilapp har en kamerabaseret datafunktion, men den er bygget til at indfange trykte tabeller, ikke til stregkodearbejde i stor skala. En telefonapp vinder, når du bevæger dig gennem et lagerrum, har brug for strukturerede kolonner eller vil registrere antal ved hylden — hvilket er præcis sådan, en vinhandler opbygger leverandørbestillinger ved at scanne flasker i stedet for at taste SKU-numre.

Arbejder du i stedet i Googles økosystem? De samme sessionseksporter føder også et regneark i Drive — se den ledsagende vejledning om at scanne stregkoder til Google Sheets, eller start fra DataScans forside for et overblik over alle fem scanningstilstande.