Як сканувати штрихкоди в таблицю Excel

Найшвидший спосіб сканувати штрихкоди в таблицю Excel — це застосунок для телефона, який фіксує сканування як структуровані рядки та експортує їх у файл Excel або CSV. З DataScan ви скануєте кожну позицію камерою, за потреби додаєте кількість і експортуєте файл, який відкривається в Excel — один рядок на сканування, зі штрихкодом, кількістю та часовою міткою в окремих стовпцях.

Чому ручне введення штрихкодів в Excel не масштабується

Більшість списків запасів, бланків замовлень і реєстрів активів уже існують в Excel. Слабка ланка — це внесення даних: прочитати 13-значний код EAN з етикетки та ввести його в комірку займає близько десяти секунд на позицію й провокує переставляння цифр. На 300 позиціях це година введення, схильного до помилок, — а одна неправильна цифра означає пошук, який згодом непомітно дасть збій.

Камера телефона зчитує той самий штрихкод менш ніж за секунду й ніколи не переставляє цифри. Сенс процесу «штрихкод — Excel» не лише у швидкості: кожне значення в таблиці є точно таким, як було надруковано на етикетці.

Сканування штрихкодів в Excel з iPhone або телефона Android: крок за кроком

1. Встановіть застосунок для сканування штрихкодів в Excel Встановіть DataScan на свій iPhone або телефон з Android. Усі функції доступні протягом 7-денного безкоштовного пробного періоду, тож ви можете перевірити весь свій робочий процес — разом з експортом — перш ніж щось платити.
2. Налаштуйте стовпці експорту У налаштуваннях оберіть бажаний формат експорту (Excel або CSV), перейменуйте заголовок стовпця зі штрихкодом відповідно до назви стовпця, якої очікує ваша таблиця, та виберіть формати дати й часу. Ви також можете вирішити, чи потрапляють дата й час в один стовпець, чи у два. Один раз правильно налаштовані заголовки — і жодного доопрацювання під час кожного наступного експорту.
3. Оберіть режим сканування Для простого переліку штрихкодів використовуйте безперервне сканування — воно фіксує один рядок на кожне сканування настільки швидко, наскільки ви встигаєте наводити камеру, з паузою за дотиком і утриманням, коли потрібно змінити положення. Для підрахунку запасів застосовуйте сканування одного значення: відскануйте штрихкод, введіть кількість, скануйте наступний.
4. Відскануйте свої товари Пройдіть полицю, палету чи стос продукції. Кожне сканування зберігається локально на телефоні з часовою міткою, тож це однаково добре працює і в підвальній коморі без сигналу, і у Wi-Fi.
5. Перевірте сесію Відкрийте список відсканованих позицій, щоб звірити кількість, видалити випадкові подвійні сканування та переконатися, що все очікуване на місці. Тридцять секунд перевірки позбавлять вас незручних виправлень після того, як файл уже розіслано.
6. Експортуйте та відкрийте в Excel Експортуйте сесію й оберіть спосіб доставки: поділіться файлом із будь-яким застосунком на телефоні, надішліть його електронною поштою через власний сервер SMTP або вивантажте на сервер FTP/SFTP. Відкрийте файл Excel — або імпортуйте CSV через Дані → З тексту/CSV — і ваші сканування з’являться акуратними рядками під налаштованими заголовками.

Excel чи CSV: який формат експорту обрати?

Обидва потрапляють у те саме місце, але поводяться по-різному дорогою. Excel (сумісний з Excel файл .xls) — простий вибір, коли файл відкриває людина: кожна комірка зберігається як текст, тож довгі номери штрихкодів залишаються цілими, і нікому не доводиться думати про роздільники. Оскільки кількості теж надходять як текст, перед підсумовуванням перетворіть цей стовпець на числа. CSV — кращий варіант, коли файл читає програма: імпорт в ERP-систему, оновлення Power Query, скрипт, — бо це звичайний текст, і ви контролюєте кожну деталь: роздільник (кома чи крапка з комою, що важливо для європейських версій Excel), кодування файлу, розриви рядків та наявність заголовків.

Практичний поділ: використовуйте файл Excel для разових підрахунків, які ви надсилаєте колезі, і CSV для всього регулярного, що живить наявну книгу чи систему. DataScan запам’ятовує налаштування в обох випадках, тож це одноразове рішення для кожного процесу, а не рутина перед кожним експортом.

Поради для чистого процесу «штрихкод — Excel»

• Узгодьте заголовки з головною таблицею. Якщо ваша книга очікує стовпець під назвою SKU, перейменуйте заголовок стовпця зі штрихкодом у застосунку перед експортом. Тоді копіювання та вставлення відбудеться без жодного перетасовування стовпців.
• Одна сесія на одну локацію. Скануйте прохід 3 як одну сесію, прохід 4 — як наступну. Невеликі експорти з промовистими назвами набагато легше звіряти, ніж один файл на 2 000 рядків, — а налаштування іменування файлів утримують експорти впорядкованими.
• Часові мітки показують, коли. Кожен рядок містить часову мітку сканування, тож ви бачите, коли відбувся підрахунок і який із двох суперечливих підрахунків новіший.
• Свідомо працюйте з дублікатами. Заздалегідь вирішіть, чи подвійне сканування означає кількість 2, чи помилку. Для підрахунків надавайте перевагу режиму сканування одного значення й уводьте кількості; DataScan також може зводити повторні сканування в один рядок із лічильником або ігнорувати той самий код, відсканований двічі поспіль.

Інші способи перенести штрихкоди в Excel

Чесні альтернативи: USB- або Bluetooth-сканер у режимі клавіатури вводить кожне сканування в ту комірку, де стоїть курсор. Це чудово працює за стаціонарним робочим місцем і не потребує кроку експорту, але фіксує лише сам штрихкод — без запиту кількості, без часових міток, без нотаток — і прив’язує вас до комп’ютера. Власний мобільний застосунок Excel має функцію введення даних через камеру, але його створено для захоплення надрукованих таблиць, а не для масового сканування штрихкодів. Застосунок для телефона виграє, коли ви рухаєтеся коморою, потребуєте структурованих стовпців або хочете фіксувати кількості просто біля полиці — саме так винний магазин формує замовлення постачальникам, скануючи пляшки замість введення SKU.

Працюєте натомість в екосистемі Google? Ті самі експорти сесій так само живлять таблицю в Drive — перегляньте супутній посібник про сканування штрихкодів у Google Sheets або почніть із головної сторінки DataScan, щоб отримати огляд усіх п’яти режимів сканування.