Como digitalizar códigos de barras para uma folha de cálculo Excel

A forma mais rápida de digitalizar códigos de barras para uma folha de cálculo Excel é uma app de telemóvel que capta as leituras como linhas estruturadas e as exporta num ficheiro Excel ou CSV. Com o DataScan, digitaliza cada artigo com a câmara, acrescenta uma quantidade se precisar e exporta um ficheiro que abre no Excel — uma linha por leitura, com o código de barras, a quantidade e a data e hora em colunas próprias.

Porque é que escrever códigos de barras à mão no Excel não é escalável

A maioria das listas de inventário, folhas de encomenda e registos de ativos já vive no Excel. O elo fraco é a introdução dos dados: ler um EAN de 13 dígitos numa etiqueta e escrevê-lo numa célula demora cerca de dez segundos por artigo e convida a trocas de dígitos. Com 300 artigos, isso representa uma hora de escrita sujeita a erros — e um único dígito errado significa uma consulta que falha silenciosamente mais tarde.

A câmara de um telemóvel lê o mesmo código de barras em bem menos de um segundo e nunca troca dígitos. O objetivo de um fluxo de trabalho de código de barras para Excel não é apenas a velocidade; é que cada valor da folha de cálculo seja exatamente o que estava impresso na etiqueta.

Digitalizar códigos de barras para o Excel com o seu iPhone ou telemóvel Android: passo a passo

1. Instale uma app de códigos de barras para Excel Instale o DataScan no seu iPhone ou telemóvel Android. Todas as funcionalidades estão disponíveis durante a avaliação gratuita de 7 dias, pelo que pode testar todo o seu fluxo de trabalho — incluindo a exportação — antes de pagar seja o que for.
2. Configure as colunas de exportação Nas Definições, escolha o formato de exportação preferido (Excel ou CSV), mude o nome do cabeçalho da coluna do código de barras para corresponder ao nome que a sua folha de cálculo espera e selecione os formatos de data e hora. Pode também decidir se a data e a hora ficam numa coluna ou em duas. Acertar nos cabeçalhos uma vez significa zero correções em todas as exportações seguintes.
3. Escolha um modo de leitura Para uma lista simples de códigos de barras, use a Leitura contínua — capta uma linha por leitura tão depressa quanto conseguir apontar a câmara, com uma pausa por toque e manutenção para quando precisar de se reposicionar. Para contar existências, use a Leitura de valor único: digitalize um código de barras, escreva a quantidade, digitalize o seguinte.
4. Digitalize os seus artigos Percorra a prateleira, a palete ou a pilha de produtos. Cada leitura é guardada localmente no telemóvel com data e hora, pelo que isto funciona numa arrecadação de cave sem sinal tão bem como em Wi-Fi.
5. Reveja a sessão Abra a lista de artigos digitalizados para verificar a contagem, apagar leituras duplicadas acidentais e confirmar que está lá tudo o que esperava. Trinta segundos de revisão evitam uma correção embaraçosa depois de o ficheiro já ter circulado por e-mail.
6. Exporte e abra no Excel Exporte a sessão e escolha uma via de entrega: partilhe o ficheiro com qualquer app do seu telemóvel, envie-o por e-mail através do seu próprio servidor SMTP ou carregue-o para um servidor FTP/SFTP. Abra o ficheiro Excel — ou importe o CSV através de Dados → De Texto/CSV — e as suas leituras aparecem como linhas organizadas sob os cabeçalhos que configurou.

Excel ou CSV: que formato de exportação deve usar?

Ambos chegam ao mesmo sítio, mas comportam-se de forma diferente pelo caminho. O Excel (um ficheiro .xls compatível com Excel) é a opção simples quando é uma pessoa a abrir o ficheiro: cada célula é guardada como texto, pelo que os números longos dos códigos de barras ficam intactos e ninguém tem de pensar em delimitadores. Como as quantidades também chegam como texto, converta essa coluna em números antes de a somar. O CSV é a melhor escolha quando é um programa a ler o ficheiro — uma importação para um ERP, uma atualização do Power Query, um script — porque é texto simples e controla todos os pormenores: delimitador (vírgula ou ponto e vírgula, o que é importante nas versões europeias do Excel), codificação do ficheiro, quebras de linha e inclusão ou não de cabeçalhos.

Uma divisão prática: use o ficheiro Excel para contagens pontuais que envia por e-mail a um colega e CSV para tudo o que seja recorrente e alimente um livro ou sistema existente. O DataScan memoriza as definições em qualquer dos casos, pelo que esta é uma decisão única por fluxo de trabalho e não uma tarefa a repetir em cada exportação.

Sugestões para um fluxo de trabalho limpo de código de barras para Excel

• Faça corresponder os cabeçalhos à sua folha principal. Se o seu livro espera uma coluna chamada SKU, mude o nome do cabeçalho da coluna do código de barras na app antes de exportar. O copiar e colar passa então a alinhar sem qualquer reorganização de colunas.
• Use uma sessão por localização. Digitalize o corredor 3 como uma sessão e o corredor 4 como a seguinte. Exportações pequenas e identificadas são muito mais fáceis de conciliar do que um único ficheiro com 2,000 linhas — e as opções de nome de ficheiro mantêm as exportações ordenadas.
• As datas e horas mostram quando. Cada linha traz a data e a hora da leitura, pelo que pode ver quando foi feita uma contagem e qual de duas contagens contraditórias é a mais recente.
• Elimine duplicados de forma deliberada. Decida à partida se uma leitura repetida significa quantidade 2 ou um erro. Para contagens, prefira o modo Leitura de valor único e introduza as quantidades; o DataScan também pode resumir as leituras repetidas numa só linha com uma contagem, ou ignorar o mesmo código lido duas vezes seguidas.

Outras formas de levar códigos de barras para o Excel

Alternativas honestas: um leitor do tipo emulador de teclado USB ou Bluetooth escreve cada leitura na célula onde está o cursor. É excelente numa secretária fixa e não exige passo de exportação, mas capta apenas o código de barras nu — sem pedido de quantidade, sem datas e horas, sem notas — e prende-o ao computador. A própria app móvel do Excel tem uma funcionalidade de dados com câmara, mas foi pensada para captar tabelas impressas e não para trabalho intensivo com códigos de barras. Uma app de telemóvel ganha quando está em movimento numa arrecadação, precisa de colunas estruturadas ou quer captar quantidades junto à prateleira — que é exatamente a forma como um retalhista de vinhos cria encomendas a fornecedores, digitalizando garrafas em vez de escrever SKU.

Trabalha antes no ecossistema da Google? As mesmas exportações de sessão alimentam também uma folha de cálculo no Drive — consulte o guia complementar sobre digitalizar códigos de barras para o Google Sheets ou comece pela página inicial do DataScan para uma visão geral dos cinco modos de leitura.