Como digitalizar números de série para uma folha de cálculo

A forma mais rápida de digitalizar números de série para uma folha de cálculo é uma app de telemóvel em modo de leitura contínua: aponte a câmara a cada etiqueta de série Code 128 ou Code 39, deixe a app recolher uma linha por ativo e exporte depois a sessão como ficheiro Excel ou CSV, eliminando os duplicados na coluna do número de série. Os números de série vêm das etiquetas, não da digitação.

O problema dos 200 portáteis

As auditorias de números de série são onde a introdução manual verdadeiramente se desmorona. Um número de série como 5CD1234XYZ não é um número que se consiga guardar na cabeça enquanto os olhos passam da etiqueta para o teclado — é uma sequência aleatória, e sequências aleatórias escrevem-se mal. Um carácter errado e esse portátil desaparece efetivamente dos seus registos: as consultas de garantia falham, o registo de ativos diz que possui hardware que não consegue encontrar e a auditoria que acabou de fazer perde credibilidade.

O código de barras ao lado do número de série impresso existe precisamente para que ninguém tenha de o escrever. Cada leitura é uma cópia do que o fabricante codificou, por isso não há erros de digitação.

Conheça as suas etiquetas: Code 128, Code 39 e companhia

As chapas de série dos equipamentos informáticos são esmagadoramente Code 128 (compacto, codifica letras e algarismos) ou o mais antigo Code 39. Os equipamentos mais recentes acrescentam cada vez mais um código QR ou Data Matrix que concentra o número de série e os dados do modelo num pequeno quadrado. O DataScan lê todos estes — 13 simbologias no total — pelo que frotas mistas de diferentes fabricantes e épocas não são problema. Se uma etiqueta trouxer vários códigos de barras lado a lado, ative a filtragem por tipo de código para que o leitor só aceite o tipo que está a auditar, e nenhum código UPC perdido contaminará os seus dados.

Passo a passo: auditoria de números de série com o telemóvel

1. Verifique que tipo de etiqueta tem Aponte a câmara a uma etiqueta representativa antes de planear a auditoria. Se descodificar (e quase de certeza descodificará), sabe que toda a frota é legível e mais ou menos a que ritmo pode avançar.
2. Escolha o modo de leitura certo Para velocidade pura — uma estante de servidores, uma prateleira de portáteis — use a Leitura contínua: apontar, apitar, seguinte, com uma pausa por toque e manutenção para quando precisar de mexer no equipamento. Quando cada ativo precisa também de uma nota de estado ou de uma localização, use a Leitura de vários valores, que associa uma nota de várias linhas a cada número de série, mais as coordenadas GPS quando as pedir com um toque.
3. Configure as colunas de exportação Mude o nome do cabeçalho da coluna do código de barras para Número de série, escolha um formato de data ISO e selecione a saída em Excel ou CSV. O ficheiro exportado cola-se então no seu registo de ativos sem qualquer retrabalho.
4. Digitalize os ativos sala a sala Uma sala, estante ou piso de cada vez, exportado antes de começar o seguinte, para que cada ficheiro abranja uma só área e seja fácil voltar a verificar uma área mais tarde. Tudo fica guardado localmente com data e hora, pelo que a sala dos servidores sem sinal de telemóvel se digitaliza tão bem como o escritório aberto.
5. Exporte e elimine duplicados no Excel Exporte cada sessão, junte-as no Excel e limpe a coluna dos números de série: Dados → Remover Duplicados para uma passagem rápida, ou uma coluna auxiliar com =COUNTIF(A:A,A2)>1 se quiser rever as repetições antes de as apagar.

Sugestões práticas para auditorias de números de série

• Decida a regra de eliminação de duplicados antes de começar. Um número de série repetido é normalmente uma leitura duplicada — mas ocasionalmente são dois aparelhos com a mesma etiqueta, o que é uma constatação e não ruído. Assinale primeiro, apague depois.
• Registe o estado enquanto lá está. Voltar atrás para verificar se o ativo 147 era o que tinha a tampa rachada custa mais do que teria custado escrever a nota. O modo Leitura de vários valores torna a nota parte da leitura.
• As datas e horas mostram quando verificou. Cada linha regista quando foi digitalizada, o que responde a "quando foi isto verificado pela última vez?" sem qualquer processo adicional.
• Compare com o registo, não apenas contra ele. Depois da leitura, um VLOOKUP dos números de série digitalizados em relação à sua lista de ativos revela tanto os fantasmas (no registo, não encontrados) como os órfãos (encontrados, nunca registados) — as duas listas com que tem de agir.

Conciliar a leitura com o seu registo de ativos

O ficheiro das leituras é metade da auditoria; a comparação é a outra metade. Coloque o seu registo atual numa folha e os resultados das leituras juntas noutra e construa depois duas verificações:

• Ativos fantasma: na folha do registo, procure cada número de série registado na coluna das leituras — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND",""). As linhas assinaladas como NOT FOUND são hardware que os seus registos dizem que possui mas que ninguém digitalizou: abatido, roubado ou esquecido numa gaveta.
• Ativos órfãos: a consulta inversa, da folha das leituras para o registo, encontra números de série que possui fisicamente mas nunca registou — normalmente compras diretas que saltaram o processo.

Ambas as listas, com as datas e horas das leituras, são o que precisa para atualizar o registo. Se preferir apanhar as divergências ainda junto à prateleira, importe primeiro o registo para o DataScan e use a Leitura com pesquisa, que mostra se um número de série consta do registo (não guarda a leitura) — essa variante de verificação no local é abordada em verificar leituras em relação a uma base de dados de produtos.

Outras formas de o fazer

Um leitor Bluetooth do tipo emulador de teclado a escrever no Excel funciona numa bancada fixa, mas uma auditoria de ativos é um trabalho de andar a pé — é você que vai ter com o hardware e não o contrário. As suítes empresariais de gestão de ativos com leitores incluídos fazem isto bem, a preços e com tempos de implementação de nível empresarial; se tem milhares de ativos e uma equipa dedicada, é um caminho razoável. Para todos os que estão entre "uma gaveta de telemóveis sobresselentes" e "um centro de dados", um telemóvel mais uma folha de cálculo são o meio-termo pragmático: veja o exemplo de fluxo de trabalho de gestão de ativos de TI ou comece pelos fundamentos na página inicial do DataScan.