Så skannar du serienummer till ett kalkylark

Det snabbaste sättet att skanna serienummer till ett kalkylark är en telefonapp i kontinuerligt skanningsläge: rikta kameran mot varje serieetikett i Code 128 eller Code 39, låt appen samla en rad per tillgång och exportera sedan sessionen som en Excel- eller CSV-fil och rensa dubbletter i serienummerkolumnen. Serienumren kommer från etiketterna, inte från inmatning.

Problemet med 200 bärbara datorer

Serienummerrevisioner är där manuell inmatning verkligen faller isär. Ett serienummer som 5CD1234XYZ är inte ett tal du kan hålla i huvudet medan blicken flyttar sig från etiketten till tangentbordet — det är en slumpmässig teckensträng, och slumpmässiga strängar blir feltypade. Ett enda fel tecken och den bärbara datorn försvinner i praktiken ur dina register: garantiuppslag misslyckas, tillgångsregistret påstår att du äger hårdvara du inte kan hitta, och revisionen du just gjort förlorar sin trovärdighet.

Streckkoden bredvid det tryckta serienumret finns just för att ingen någonsin ska behöva skriva in det. Varje skanning är en kopia av det tillverkaren kodade in, så det blir inga skrivfel.

Lär känna dina etiketter: Code 128, Code 39 och deras släktingar

Serieplåtar på IT-utrustning är i överväldigande grad Code 128 (kompakt, kodar bokstäver och siffror) eller den äldre Code 39. Nyare utrustning har i allt högre grad också en QR- eller Data Matrix-kod som packar serienumret plus modelldata i en liten kvadrat. DataScan läser alla dessa — 13 symbologier totalt — så blandade enhetsflottor från olika tillverkare och epoker är inget problem. Om en etikett bär flera streckkoder sida vid sida, aktivera filtrering av streckkodstyper så att skannern bara accepterar den typ du reviderar, och vilsna UPC-koder förorenar aldrig dina data.

Steg för steg: serienummerrevision med telefonen

1. Kontrollera vilken sorts etikett du har Rikta kameran mot en representativ etikett innan du planerar revisionen. Om den avkodas (vilket den nästan säkert gör) vet du att hela flottan går att skanna och ungefär hur snabbt du kan arbeta.
2. Välj rätt skanningsläge För ren hastighet — ett serverställ, en hylla med bärbara datorer — använd Kontinuerlig skanning: sikta, pip, nästa, med en tryck-och-håll-paus när du behöver flytta utrustning. När varje tillgång också behöver en anteckning om skick eller en plats, använd Skanning av flera värden, som bifogar en flerradig anteckning till varje serienummer, plus GPS-koordinater när du trycker för dem.
3. Ställ in exportkolumnerna Byt namn på streckkodskolumnens rubrik till Serienummer, välj ett ISO-datumformat och välj utdata i Excel eller CSV. Den exporterade filen klistras sedan in i ditt tillgångsregister helt utan omarbete.
4. Skanna tillgångarna rum för rum Ett rum, ställ eller en våning i taget, exporterat innan du börjar på nästa, så att varje fil täcker ett område och det är enkelt att kontrollera ett område igen senare. Allt lagras lokalt med tidsstämplar, så serverrummet utan mobiltäckning skannas precis lika bra som det öppna kontoret.
5. Exportera och rensa dubbletter i Excel Exportera varje session, slå ihop dem i Excel och rensa serienummerkolumnen: Data → Ta bort dubbletter för en snabb genomgång, eller en hjälpkolumn med =COUNTIF(A:A,A2)>1 om du vill granska upprepningarna innan du raderar dem.

Praktiska tips för serienummerrevisioner

• Bestäm dubblettregeln innan du börjar. Ett upprepat serienummer är oftast en dubbelskanning — men ibland är det två enheter som bär samma etikett, vilket är ett fynd och inte brus. Flagga först, radera sedan.
• Registrera skicket medan du är på plats. Att gå tillbaka för att kontrollera om tillgång 147 var den med spräckt lock kostar mer än det hade kostat att skriva anteckningen. Skanning av flera värden gör anteckningen till en del av skanningen.
• Tidsstämplarna visar när du kontrollerade. Varje rad registrerar när den skannades, vilket besvarar "när kontrollerades detta senast?" utan någon extra process.
• Stäm av mot registret, inte bara in i det. Efter skanningen lyfter en VLOOKUP av skannade serienummer mot din befintliga tillgångslista fram både spöken (finns i registret, hittades inte) och föräldralösa enheter (hittades, aldrig registrerade) — de två listor du behöver för att agera.

Att stämma av skanningen mot ditt tillgångsregister

Skanningsfilen är halva revisionen; jämförelsen är den andra halvan. Lägg ditt befintliga register på ett blad och de sammanslagna skanningsresultaten på ett annat och bygg sedan två kontroller:

• Spöktillgångar: slå upp varje registrerat serienummer i skanningskolumnen från registerbladet — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND",""). Rader märkta NOT FOUND är hårdvara som dina register påstår att du har men som ingen skannade: utrangerad, stulen eller liggande i en låda.
• Föräldralösa tillgångar: den spegelvända uppslagningen från skanningsbladet in i registret hittar serienummer som du fysiskt har men aldrig registrerade — vanligtvis direktinköp som hoppade över processen.

Båda listorna, med skanningstidsstämplarna, är det du behöver för att uppdatera registret. Om du hellre vill fånga avvikelser medan du fortfarande står vid hyllan, importera registret till DataScan först och använd Uppslagsskanning, som visar om ett serienummer finns i registret (skanningen sparas inte) — den varianten med kontroll på plats beskrivs i att verifiera skanningar mot en produktdatabas.

Andra sätt att göra det

En Bluetooth-skanner av tangentbordstyp som skriver in i Excel fungerar vid en fast arbetsstation, men en tillgångsrevision är ett gående arbete — du går till hårdvaran, inte tvärtom. Företagssviter för tillgångshantering med medföljande skannrar gör detta bra, till företagspriser och med företagens uppsättningstider; har du tusentals tillgångar och ett dedikerat team är det en rimlig väg. För alla mellan "en låda med reservtelefoner" och "ett datacenter" är en telefon plus ett kalkylark den pragmatiska mellanvägen: se exemplet på arbetsflöde för hantering av IT-tillgångar, eller börja med grunderna på DataScans startsida.