Как сканировать серийные номера в таблицу

Самый быстрый способ сканировать серийные номера в таблицу — это приложение для телефона в режиме «Непрерывное сканирование»: наведите камеру на каждую этикетку Code 128 или Code 39, дайте приложению собрать по одной строке на актив, затем выгрузите сессию в файл Excel или CSV и уберите дубликаты в столбце с серийными номерами. Серийные номера берутся с этикеток, а не из ручного набора.

Проблема 200 ноутбуков

Именно на аудитах серийных номеров ручной ввод разваливается окончательно. Серийный номер вроде 5CD1234XYZ — это не число, которое можно удержать в голове, пока взгляд переходит с этикетки на клавиатуру; это случайная строка, а случайные строки набирают с ошибками. Один неверный символ — и этот ноутбук фактически исчезает из ваших записей: проверка гарантии не находит его, реестр активов утверждает, что у вас есть оборудование, которое вы не можете найти, а только что проведённый аудит теряет достоверность.

Штрихкод рядом с напечатанным серийным номером существует именно для того, чтобы его никому никогда не пришлось набирать вручную. Каждое сканирование — это копия того, что закодировал производитель, поэтому ошибок ввода нет.

Разберитесь в этикетках: Code 128, Code 39 и остальные

На шильдиках ИТ-оборудования подавляющее большинство кодов — это Code 128 (компактный, кодирует буквы и цифры) или более старый Code 39. На новой технике всё чаще добавляют код QR или Data Matrix, который умещает серийный номер вместе с данными о модели в небольшой квадрат. DataScan читает их все — всего 13 символик, — поэтому смешанный парк оборудования от разных производителей и разных лет не проблема. Если на этикетке рядом несколько штрихкодов, включите фильтрацию по типу, чтобы сканер принимал только тот тип, который вы проверяете, и посторонние коды UPC никогда не попадут в ваши данные.

Шаг за шагом: аудит серийных номеров с телефоном

1. Определите тип вашей этикетки Наведите камеру на одну характерную этикетку до планирования аудита. Если код распознаётся (а почти наверняка так и будет), вы знаете, что весь парк можно отсканировать, и понимаете примерный темп работы.
2. Выберите подходящий режим сканирования Ради чистой скорости — стойка серверов, полка ноутбуков — используйте Непрерывное сканирование: навёл, пискнуло, дальше, с паузой по касанию и удержанию, когда нужно переставить оборудование. Когда каждому активу нужны ещё и заметка о состоянии или местоположение, используйте Сканирование нескольких значений, которое прикрепляет к каждому серийному номеру многострочную заметку, а также GPS-координаты, когда вы запрашиваете их касанием.
3. Настройте столбцы экспорта Переименуйте заголовок столбца со штрихкодом в Серийный номер, выберите формат даты ISO и укажите вывод в Excel или CSV. Тогда выгруженный файл вставляется в ваш реестр активов без какой-либо доработки.
4. Сканируйте активы комната за комнатой Одна комната, стойка или этаж за раз, с выгрузкой перед переходом к следующему, чтобы каждый файл охватывал один участок и его было легко перепроверить позже. Всё сохраняется локально с отметками времени, поэтому серверная без сотовой связи сканируется ровно так же хорошо, как открытый офис.
5. Выгрузите данные и удалите дубликаты в Excel Выгрузите каждую сессию, объедините их в Excel и почистите столбец с серийными номерами: Данные → Удалить дубликаты для быстрого прохода или вспомогательный столбец =COUNTIF(A:A,A2)>1, если хотите просмотреть повторы перед удалением.

Практические советы для аудита серийных номеров

• Определите правило обработки дубликатов до начала. Повторяющийся серийный номер обычно означает повторное сканирование, но иногда это два устройства с одной этикеткой, а это уже находка, а не шум. Сначала пометить, потом удалять.
• Фиксируйте состояние прямо на месте. Вернуться и проверить, был ли актив 147 тем самым с треснувшей крышкой, стоит дороже, чем стоил бы ввод заметки. Режим «Сканирование нескольких значений» делает заметку частью сканирования.
• Отметки времени показывают, когда вы проверяли. В каждой строке записано, когда она была отсканирована, что отвечает на вопрос «когда это проверяли в последний раз?» без всякого дополнительного процесса.
• Сверяйте с реестром, а не только вносите в него. После сканирования VLOOKUP отсканированных серийных номеров по вашему существующему списку активов выявит и «призраков» (числятся в реестре, но не найдены), и «сирот» (найдены, но никогда не регистрировались) — именно два списка, по которым нужно действовать.

Сверка результатов сканирования с реестром активов

Файл со сканированиями — это половина аудита; вторая половина — сравнение. Разместите существующий реестр на одном листе, а объединённые результаты сканирования — на другом, затем постройте две проверки:

• Активы-призраки: на листе реестра ищите каждый зарегистрированный серийный номер в столбце со сканированиями — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND",""). Строки, помеченные как NOT FOUND, — это оборудование, которое по вашим записям у вас есть, но которое никто не отсканировал: списано, украдено или лежит в ящике стола.
• Активы-сироты: зеркальный поиск с листа со сканированиями по реестру находит серийные номера, которыми вы физически владеете, но которые никогда не регистрировали, — обычно это прямые закупки в обход процесса.

Оба списка вместе с отметками времени сканирования — это то, что нужно для обновления реестра. Если вы предпочитаете выявлять расхождения, ещё стоя у полки, сначала импортируйте реестр в DataScan и используйте режим «Сканирование с поиском», который показывает, есть ли серийный номер в реестре (само сканирование он не записывает), — этот вариант с проверкой на месте описан в руководстве по сверке сканирований с базой данных товаров.

Другие способы это сделать

Bluetooth-сканер в режиме эмуляции клавиатуры, вводящий данные в Excel, работает на стационарном рабочем месте, но аудит активов — это работа на ходу: вы идёте к оборудованию, а не наоборот. Корпоративные системы управления активами с комплектными сканерами справляются с этим хорошо — по корпоративным ценам и с корпоративными сроками внедрения; если у вас тысячи активов и выделенная команда, это разумный путь. Всем, кто находится между «ящиком запасных телефонов» и «дата-центром», телефон в паре с таблицей даёт прагматичную середину: посмотрите пример рабочего процесса по управлению ИТ-активами, или начните с основ на главной странице DataScan.