Kako skenirati serijske brojeve u proračunsku tablicu

Najbrži način za skeniranje serijskih brojeva u proračunsku tablicu jest aplikacija za telefon u načinu kontinuiranog skeniranja: usmjerite kameru na svaku naljepnicu Code 128 ili Code 39, pustite aplikaciju da prikupi jedan redak po imovini, zatim izvezite sesiju kao Excel ili CSV datoteku i uklonite duplikate iz stupca serijskih brojeva. Serijski brojevi dolaze s naljepnica, a ne iz tipkanja.

Problem s 200 prijenosnih računala

Revizije serijskih brojeva mjesto su na kojem se ručni unos doista raspada. Serijski broj poput 5CD1234XYZ nije broj koji možete držati u glavi dok oči putuju s naljepnice na tipkovnicu — to je nasumičan niz, a nasumični se nizovi krivo upisuju. Jedan pogrešan znak i to prijenosno računalo zapravo nestaje iz vaše evidencije: provjere jamstva ne uspijevaju, registar imovine tvrdi da posjedujete hardver koji ne možete pronaći, a upravo provedena revizija gubi vjerodostojnost.

Crtični kod pored otisnutog serijskog broja postoji upravo zato da ga nitko nikad ne mora upisivati. Svako je skeniranje kopija onoga što je proizvođač kodirao, pa nema pogrešaka pri upisivanju.

Upoznajte svoje naljepnice: Code 128, Code 39 i društvo

Serijske pločice na IT opremi u golemoj su većini Code 128 (kompaktan, kodira slova i znamenke) ili stariji Code 39. Novija oprema sve češće dodaje QR ili Data Matrix kod koji u mali kvadrat pakira serijski broj i podatke o modelu. DataScan čita sve to — ukupno 13 simbologija — pa mješovite flote različitih proizvođača i razdoblja nisu problem. Ako naljepnica nosi više crtičnih kodova jedan uz drugi, uključite filtriranje vrsta crtičnih kodova kako bi skener prihvaćao samo vrstu koju revidirate i kako zalutali UPC kodovi nikad ne bi zagadili vaše podatke.

Korak po korak: revizija serijskih brojeva pomoću telefona

1. Provjerite kakvu naljepnicu imate Usmjerite kameru na jednu reprezentativnu naljepnicu prije planiranja revizije. Ako se dekodira (gotovo sigurno hoće), znate da se cijela flota može skenirati i otprilike kojom se brzinom možete kretati.
2. Odaberite pravi način skeniranja Za čistu brzinu — regal s poslužiteljima, polica s prijenosnim računalima — koristite kontinuirano skeniranje: nišani, zvučni signal, sljedeće, uz pauzu na dodir i držanje kad trebate premjestiti opremu. Kad svaka imovina treba i bilješku o stanju ili lokaciju, koristite skeniranje više vrijednosti, koje svakom serijskom broju prilaže bilješku u više redaka, uz GPS koordinate kad ih zatražite dodirom.
3. Postavite stupce za izvoz Preimenujte zaglavlje stupca s crtičnim kodom u Serijski broj, odaberite ISO format datuma i izlaz u Excelu ili CSV-u. Izvezena se datoteka tada lijepi u vaš registar imovine bez ikakve dorade.
4. Skenirajte imovinu prostoriju po prostoriju Jedna po jedna prostorija, regal ili kat, izvezeni prije nego što krenete na sljedeći, tako da svaka datoteka obuhvaća jedno područje i kasnija ponovna provjera područja bude jednostavna. Sve se pohranjuje lokalno s vremenskim oznakama, pa se poslužiteljska soba bez signala skenira jednako dobro kao i otvoreni ured.
5. Izvezite i uklonite duplikate u Excelu Izvezite svaku sesiju, spojite ih u Excelu i očistite stupac serijskih brojeva: Podaci → Ukloni duplikate za brz prolaz ili pomoćni stupac =COUNTIF(A:A,A2)>1 ako ponavljanja želite pregledati prije brisanja.

Praktični savjeti za revizije serijskih brojeva

• Odlučite pravilo za duplikate prije početka. Ponovljeni je serijski broj obično dvostruko skeniranje — ali povremeno su to dva uređaja s jednom naljepnicom, što je nalaz, a ne šum. Prvo označite, tek onda brišite.
• Zabilježite stanje dok ste ondje. Povratak da provjerite je li imovina 147 bila ona s napuklim poklopcem stoji više nego što je stajalo upisivanje bilješke. Način više vrijednosti čini bilješku dijelom skeniranja.
• Vremenske oznake pokazuju kada ste provjeravali. Svaki redak bilježi kada je skeniran, čime se odgovara na pitanje "kada je ovo zadnji put provjereno?" bez ikakvog dodatnog postupka.
• Usporedite s registrom, a ne samo unosite u njega. Nakon skeniranja, VLOOKUP skeniranih serijskih brojeva u odnosu na vaš postojeći popis imovine otkriva i duhove (u registru, nisu pronađeni) i siročad (pronađeni, nikad registrirani) — dva popisa na temelju kojih trebate djelovati.

Usklađivanje skeniranja s registrom imovine

Datoteka sa skeniranjima polovica je revizije; usporedba je druga polovica. Stavite svoj postojeći registar na jedan list, a spojene rezultate skeniranja na drugi, zatim izgradite dvije provjere:

• Nepronađena imovina (duhovi): na listu registra potražite svaki registrirani serijski broj u stupcu skeniranja — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND",""). Retci označeni s NOT FOUND hardver su za koji vaša evidencija tvrdi da ga imate, a nitko ga nije skenirao: rashodovan, ukraden ili zaboravljen u ladici.
• Neregistrirana imovina (siročad): zrcalno pretraživanje s lista skeniranja u registar pronalazi serijske brojeve koje fizički posjedujete, a nikad ih niste registrirali — obično izravne nabave koje su preskočile postupak.

Oba popisa, uz vremenske oznake skeniranja, ono su što vam treba za ažuriranje registra. Ako biste neslaganja radije uhvatili dok još stojite pred policom, najprije uvezite registar u DataScan i upotrijebite pretraživačko skeniranje, koje pokazuje nalazi li se serijski broj u registru (samo skeniranje ne bilježi) — ta je inačica s provjerom na licu mjesta opisana u vodiču o provjeri skeniranja u odnosu na bazu podataka proizvoda.

Drugi načini da se to obavi

Bluetooth skener tipa keyboard wedge koji tipka u Excel radi za fiksnim radnim stolom, ali revizija imovine posao je u hodu — vi idete do hardvera, a ne obrnuto. Poslovna programska rješenja za upravljanje imovinom s uključenim skenerima to rade dobro, uz cijene i vrijeme postavljanja primjerene velikim poduzećima; ako imate tisuće jedinica imovine i namjenski tim, to je razuman put. Za sve između "ladice s rezervnim telefonima" i "podatkovnog centra" telefon uz proračunsku tablicu pragmatična je sredina: pogledajte primjer tijeka rada za upravljanje IT imovinom ili krenite od osnova na DataScanovoj početnoj stranici.