Comment scanner des numéros de série dans un tableur

Le moyen le plus rapide de scanner des numéros de série dans un tableur est une application mobile en mode Scan continu : pointez l'appareil photo vers chaque étiquette Code 128 ou Code 39, laissez l'application collecter une ligne par actif, puis exportez la session en fichier Excel ou CSV et dédupliquez la colonne des numéros de série. Les numéros de série viennent des étiquettes, pas de la saisie.

Le problème des 200 ordinateurs portables

Les audits de numéros de série sont le domaine où la saisie manuelle s'effondre vraiment. Un numéro comme 5CD1234XYZ n'est pas une valeur que l'on retient le temps de passer de l'étiquette au clavier — c'est une chaîne aléatoire, et les chaînes aléatoires sont mal recopiées. Un seul caractère erroné et cet ordinateur disparaît de fait de vos registres : les recherches de garantie échouent, le registre d'actifs prétend que vous possédez du matériel introuvable, et l'audit que vous venez de mener perd toute crédibilité.

Le code-barres à côté du numéro imprimé existe précisément pour que personne n'ait jamais à le taper. Chaque scan est une copie de ce que le fabricant a encodé : il n'y a donc aucune erreur de saisie.

Connaissez vos étiquettes : Code 128, Code 39 et consorts

Les plaques de numéros de série des équipements informatiques sont très majoritairement en Code 128 (compact, encode lettres et chiffres) ou en Code 39, plus ancien. Le matériel récent ajoute de plus en plus un code QR ou Data Matrix qui condense le numéro de série et les données de modèle dans un petit carré. DataScan les lit tous — 13 symbologies au total — les parcs hétérogènes issus de différents fournisseurs et époques ne posent donc aucun problème. Si une étiquette porte plusieurs codes-barres côte à côte, activez le filtrage par type de code afin que le scanner n'accepte que le type audité : les codes UPC parasites ne pollueront jamais vos données.

Pas à pas : audit des numéros de série avec votre téléphone

1. Vérifiez le type d'étiquette dont vous disposez Pointez l'appareil photo vers une étiquette représentative avant de planifier l'audit. Si elle se décode (ce sera presque certainement le cas), vous savez que tout le parc est scannable et à quelle vitesse vous pourrez avancer.
2. Choisissez le bon mode de scan Pour la vitesse pure — un rack de serveurs, une étagère d'ordinateurs portables — utilisez le Scan continu : viser, bip, suivant, avec une pause par appui prolongé lorsqu'il faut déplacer du matériel. Lorsque chaque actif nécessite aussi une note d'état ou un emplacement, utilisez le Scan de valeurs multiples, qui associe une note sur plusieurs lignes à chaque numéro de série, ainsi que des coordonnées GPS lorsque vous les demandez d'un appui.
3. Configurez les colonnes d'export Renommez l'en-tête de la colonne des codes-barres en Numéro de série, choisissez un format de date ISO et sélectionnez une sortie Excel ou CSV. Le fichier exporté se colle alors dans votre registre d'actifs sans aucune reprise.
4. Scannez les actifs pièce par pièce Une pièce, un rack ou un étage à la fois, exporté avant de passer au suivant : chaque fichier couvre ainsi une seule zone et il est facile de revérifier une zone plus tard. Tout est enregistré localement avec des horodatages : la salle serveur sans réseau mobile se scanne exactement aussi bien que l'open space.
5. Exportez et supprimez les doublons dans Excel Exportez chaque session, fusionnez-les dans Excel et nettoyez la colonne des numéros de série : Données → Supprimer les doublons pour un passage rapide, ou une colonne auxiliaire =COUNTIF(A:A,A2)>1 si vous souhaitez examiner les répétitions avant de les effacer.

Conseils pratiques pour les audits de numéros de série

• Décidez la règle de déduplication avant de commencer. Un numéro de série répété correspond généralement à un double scan — mais il s'agit parfois de deux appareils portant une même étiquette, ce qui constitue une observation, pas du bruit. Signalez d'abord, supprimez ensuite.
• Relevez l'état pendant que vous êtes sur place. Revenir vérifier si l'actif 147 était bien celui dont le capot est fêlé coûte plus cher que la saisie de la note. Le mode Scan de valeurs multiples intègre la note au scan lui-même.
• Les horodatages indiquent quand vous avez vérifié. Chaque ligne consigne le moment du scan, ce qui répond à la question « quand cela a-t-il été vérifié pour la dernière fois ? » sans aucun processus supplémentaire.
• Comparez au registre, ne vous contentez pas de l'alimenter. Après le scan, une VLOOKUP des numéros de série scannés face à votre liste d'actifs existante fait apparaître à la fois les fantômes (dans le registre, introuvables) et les orphelins (trouvés, jamais enregistrés) — les deux listes sur lesquelles vous devez agir.

Rapprocher le scan de votre registre d'actifs

Le fichier de scan représente la moitié de l'audit ; la comparaison en est l'autre moitié. Placez votre registre existant sur une feuille et les résultats de scan fusionnés sur une autre, puis construisez deux contrôles :

• Actifs fantômes : dans la feuille du registre, recherchez chaque numéro de série enregistré dans la colonne des scans — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND",""). Les lignes marquées NOT FOUND correspondent à du matériel que vos registres prétendent posséder mais que personne n'a scanné : réformé, volé ou rangé dans un tiroir.
• Actifs orphelins : la recherche inverse, depuis la feuille des scans vers le registre, révèle les numéros de série que vous détenez physiquement mais n'avez jamais enregistrés — typiquement des achats directs passés hors procédure.

Ces deux listes, avec les horodatages de scan, sont ce dont vous avez besoin pour mettre à jour le registre. Si vous préférez détecter les écarts alors que vous êtes encore devant l'étagère, importez d'abord le registre dans DataScan et utilisez le Scan de recherche, qui indique si un numéro de série figure dans le registre (il n'enregistre pas le scan) — cette variante de vérification sur place est traitée dans vérifier les scans par rapport à une base de données produits.

Les autres façons de procéder

Un scanner Bluetooth de type clavier qui saisit dans Excel fonctionne sur un poste de saisie fixe, mais un audit d'actifs est un travail de marche — c'est vous qui allez au matériel, et non l'inverse. Les suites de gestion d'actifs pour grandes entreprises, scanners inclus, font cela très bien, aux tarifs et délais de mise en place des grandes entreprises ; si vous gérez des milliers d'actifs avec une équipe dédiée, c'est une voie raisonnable. Pour tous ceux qui se situent entre « un tiroir de téléphones de rechange » et « un centre de données », un téléphone et un tableur constituent le juste milieu pragmatique : consultez l'exemple de flux de travail pour la gestion du parc informatique, ou commencez par les bases sur la page d'accueil DataScan.