Jak skenovat sériová čísla do tabulky

Nejrychlejší způsob, jak skenovat sériová čísla do tabulky, je aplikace v telefonu v režimu Průběžné skenování: namiřte fotoaparát na každý sériový štítek Code 128 nebo Code 39, nechte aplikaci nasbírat jeden řádek na každý kus majetku a poté relaci vyexportujte jako soubor Excel nebo CSV a odstraňte duplicity ve sloupci se sériovými čísly. Sériová čísla pocházejí ze štítků, ne z psaní.

Problém 200 notebooků

Audity sériových čísel jsou přesně tím místem, kde se ruční zadávání úplně rozpadá. Sériové číslo jako 5CD1234XYZ není číslo, které si udržíte v hlavě, zatímco oči putují ze štítku na klávesnici — je to náhodný řetězec a náhodné řetězce se překlepávají. Jeden chybný znak a daný notebook vám z evidence fakticky zmizí: vyhledání záruky selže, evidence majetku tvrdí, že vlastníte hardware, který nemůžete najít, a audit, který jste právě udělali, ztrácí důvěryhodnost.

Čárový kód vedle vytištěného sériového čísla existuje právě proto, aby jej nikdo nikdy nemusel opisovat. Každé naskenování je kopie toho, co výrobce zakódoval, takže nevznikají žádné chyby z opisování.

Poznejte své štítky: Code 128, Code 39 a spol.

Sériové štítky na IT technice jsou v drtivé většině Code 128 (kompaktní, kóduje písmena i číslice) nebo starší Code 39. Novější technika čím dál častěji přidává kód QR nebo Data Matrix, který do malého čtverce nacpe sériové číslo i údaje o modelu. DataScan čte všechny z nich — celkem 13 symbolik — takže smíšené flotily od různých výrobců a z různých let nejsou problém. Pokud štítek nese vedle sebe několik čárových kódů, zapněte filtrování typů kódů, aby skener přijímal jen ten typ, který auditujete, a zbloudilé kódy UPC vám data nikdy neznečistí.

Krok za krokem: audit sériových čísel s telefonem

1. Zjistěte, jaký typ štítku máte Než audit naplánujete, namiřte fotoaparát na jeden reprezentativní štítek. Pokud se dekóduje (téměř jistě ano), víte, že celá flotila je skenovatelná, i zhruba jak rychle se dokážete pohybovat.
2. Zvolte správný režim skenování Pro čistou rychlost — rám se servery, police s notebooky — použijte Průběžné skenování: namířit, pípnout, další, s pauzou podržením dotyku, když potřebujete technikou pohnout. Když každý kus majetku potřebuje také poznámku o stavu nebo polohu, použijte Skenování více hodnot, které ke každému sériovému číslu připojí víceřádkovou poznámku a po klepnutí i GPS souřadnice.
3. Nastavte sloupce exportu Přejmenujte záhlaví sloupce s čárovým kódem na Sériové číslo, vyberte formát data podle ISO a zvolte výstup Excel nebo CSV. Vyexportovaný soubor se pak vloží do vaší evidence majetku bez jakékoli další práce.
4. Skenujte majetek místnost po místnosti Vždy jedna místnost, rám nebo patro, vyexportované dřív, než začnete další, takže každý soubor pokrývá jednu oblast a pozdější kontrola oblasti je snadná. Vše se ukládá lokálně s časovými značkami, takže serverovna bez signálu se skenuje stejně dobře jako otevřená kancelář.
5. Exportujte a odstraňte duplicity v Excelu Vyexportujte každou relaci, spojte je v Excelu a vyčistěte sloupec se sériovými čísly: Data → Odebrat duplicity pro rychlý průchod, nebo pomocný sloupec =COUNTIF(A:A,A2)>1, pokud chcete opakování před smazáním zkontrolovat.

Praktické tipy pro audity sériových čísel

• Rozhodněte o pravidlu pro duplicity dřív, než začnete. Opakované sériové číslo bývá obvykle dvojité naskenování — ale občas jde o dvě zařízení s jedním štítkem, což je zjištění, ne šum. Nejdřív označit, potom mazat.
• Zaznamenejte stav rovnou na místě. Vracet se zpět a ověřovat, zda majetek 147 byl ten s prasklým víkem, stojí víc než napsání poznámky. Režim Skenování více hodnot dělá z poznámky součást naskenování.
• Časové značky ukazují, kdy jste kontrolovali. Každý řádek zaznamenává, kdy byl naskenován, což bez jakéhokoli dalšího procesu odpoví na otázku "kdy bylo tohle naposledy ověřeno?".
• Porovnávejte s evidencí, nejen do ní zapisujte. Po naskenování odhalí funkce VLOOKUP, která porovná naskenovaná sériová čísla se stávajícím seznamem majetku, jak duchy (v evidenci, nenalezeno), tak sirotky (nalezeno, nikdy nezaevidováno) — dva seznamy, podle kterých musíte jednat.

Srovnání naskenovaných dat s evidencí majetku

Naskenovaný soubor je polovina auditu; druhou polovinou je porovnání. Dejte svou stávající evidenci na jeden list a spojené výsledky skenování na druhý a poté sestavte dvě kontroly:

• Duchové: na listu s evidencí vyhledejte každé zaevidované sériové číslo ve sloupci s naskenovanými daty — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND",""). Řádky označené NOT FOUND jsou hardware, který vaše evidence tvrdí, že máte, ale nikdo jej nenaskenoval: vyřazený, ukradený nebo ležící v šuplíku.
• Sirotci: zrcadlové vyhledání z listu s naskenovanými daty do evidence najde sériová čísla, která fyzicky držíte, ale nikdy jste je nezaevidovali — typicky přímé nákupy, které proces obešly.

Oba seznamy, s časovými značkami naskenování, jsou to, co potřebujete k aktualizaci evidence. Pokud byste raději odhalili nesrovnalosti ještě ve chvíli, kdy stojíte u police, naimportujte evidenci nejprve do DataScan a použijte Vyhledávací skenování, které ukáže, zda je sériové číslo v evidenci (naskenování nezaznamenává) — této variantě přímo na místě se věnuje návod o ověřování naskenovaných kódů proti databázi produktů.

Další způsoby, jak to udělat

Bluetooth skener s klávesnicovou emulací píšící do Excelu funguje u pevného pracoviště, jenže audit majetku je práce v chůzi — jdete za hardwarem, ne naopak. Podnikové sady pro správu majetku s dodávanými skenery to zvládají dobře, ale za podnikové ceny a s podnikovou dobou nasazení; pokud máte tisíce kusů majetku a vyhrazený tým, je to rozumná cesta. Pro všechny mezi "šuplíkem náhradních telefonů" a "datovým centrem" je telefon plus tabulka pragmatickým středem: podívejte se na ukázkový postup pro správu IT majetku, nebo začněte se základy na domovské stránce DataScan.