Ako skenovať sériové čísla do tabuľky

Najrýchlejší spôsob, ako skenovať sériové čísla do tabuľky, je telefónna aplikácia v režime priebežného skenovania: namierte fotoaparát na každý sériový štítok Code 128 alebo Code 39, nechajte aplikáciu zozbierať jeden riadok na kus majetku a potom exportujte reláciu ako súbor Excel alebo CSV a odstráňte duplicity v stĺpci so sériovým číslom. Sériové čísla pochádzajú zo štítkov, nie z písania.

Problém s 200 notebookmi

Audity sériových čísel sú presne tým miestom, kde sa ručné zadávanie definitívne rozpadá. Sériové číslo ako 5CD1234XYZ nie je číslo, ktoré udržíte v hlave, kým sa váš pohľad presúva zo štítka na klávesnicu – je to náhodný reťazec a náhodné reťazce sa píšu chybne. Jeden nesprávny znak a daný notebook z vašich záznamov fakticky zmizne: overenia záruky zlyhajú, register majetku tvrdí, že vlastníte hardvér, ktorý nedokážete nájsť, a audit, ktorý ste práve vykonali, stráca dôveryhodnosť.

Čiarový kód vedľa vytlačeného sériového čísla existuje práve preto, aby ho nikto nikdy nemusel prepisovať. Každé naskenovanie je kópiou toho, čo výrobca zakódoval, takže nevznikajú žiadne chyby z prepisovania.

Poznajte svoje štítky: Code 128, Code 39 a spol.

Sériové štítky na IT zariadeniach sú v drvivej väčšine Code 128 (kompaktný, kóduje písmená aj číslice) alebo starší Code 39. Novšie vybavenie čoraz častejšie pridáva kód QR alebo Data Matrix, ktorý do malého štvorca zabalí sériové číslo aj údaje o modeli. DataScan číta všetky z nich – celkovo 13 symbolík – takže zmiešané flotily od rôznych výrobcov a z rôznych období nie sú problém. Ak štítok nesie vedľa seba viacero čiarových kódov, zapnite filtrovanie typov čiarových kódov, aby skener prijímal len typ, ktorý auditujete, a zatúlané kódy UPC vám nikdy neznečistia údaje.

Krok za krokom: audit sériových čísel pomocou telefónu

1. Zistite, aký typ štítka máte Pred plánovaním auditu namierte fotoaparát na jeden reprezentatívny štítok. Ak sa dekóduje (takmer určite áno), viete, že celá flotila je skenovateľná, a približne aj to, ako rýchlo sa budete môcť pohybovať.
2. Zvoľte správny režim skenovania Pre čistú rýchlosť – stojan so servermi, regál notebookov – použite Priebežné skenovanie: namieriť, pípnutie, ďalší, s pauzou podržaním dotyku, keď potrebujete prerovnať zariadenia. Keď každý kus majetku potrebuje aj poznámku o stave alebo polohu, použite Skenovanie viacerých hodnôt, ktoré ku každému sériovému číslu pripojí viacriadkovú poznámku a po ťuknutí aj súradnice GPS.
3. Nastavte stĺpce exportu Premenujte hlavičku stĺpca s čiarovým kódom na Sériové číslo, zvoľte formát dátumu ISO a vyberte výstup Excel alebo CSV. Exportovaný súbor sa potom vloží do vášho registra majetku bez akýchkoľvek úprav.
4. Skenujte majetok miestnosť po miestnosti Vždy jedna miestnosť, stojan alebo poschodie, exportované skôr, než začnete ďalšie, takže každý súbor pokrýva jednu oblasť a neskoršie prekontrolovanie oblasti je jednoduché. Všetko sa ukladá lokálne s časovými značkami, takže serverovňa bez signálu sa skenuje presne tak dobre ako otvorená kancelária.
5. Exportujte a odstráňte duplicity v Exceli Exportujte každú reláciu, zlúčte ich v Exceli a vyčistite stĺpec so sériovým číslom: Údaje → Odstrániť duplicity pre rýchly prechod, alebo pomocný stĺpec =COUNTIF(A:A,A2)>1, ak si chcete opakovania pred vymazaním prezrieť.

Praktické tipy pre audity sériových čísel

• Pravidlo pre duplicity si určte pred začiatkom. Opakované sériové číslo je zvyčajne dvojité naskenovanie – ale občas ide o dve zariadenia s jedným štítkom, čo je zistenie, nie šum. Najprv označiť, potom mazať.
• Zachyťte stav, kým ste na mieste. Vrátiť sa a overiť, či majetok 147 bol ten s prasknutým vekom, stojí viac než napísanie poznámky. Režim Skenovanie viacerých hodnôt robí z poznámky súčasť naskenovania.
• Časové značky ukazujú, kedy ste kontrolovali. Každý riadok zaznamenáva, kedy bol naskenovaný, čo odpovedá na otázku „kedy to bolo naposledy overené?“ bez akéhokoľvek ďalšieho procesu.
• Porovnávajte s registrom, nielen doň zapisujte. Po skenovaní odhalí VLOOKUP naskenovaných sériových čísel oproti existujúcemu zoznamu majetku duchov (v registri, ale nenájdené) aj siroty (nájdené, nikdy neregistrované) – teda tie dva zoznamy, podľa ktorých treba konať.

Zosúladenie naskenovaných údajov s registrom majetku

Súbor s naskenovanými údajmi je polovicou auditu; druhou polovicou je porovnanie. Umiestnite existujúci register na jeden hárok a zlúčené výsledky skenovania na druhý a potom vytvorte dve kontroly:

• Duchovia majetku: v hárku registra vyhľadajte každé registrované sériové číslo v stĺpci naskenovaných – =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND",""). Riadky označené NOT FOUND sú hardvér, o ktorom vaše záznamy tvrdia, že ho máte, ale nikto ho nenaskenoval: vyradený, ukradnutý alebo ležiaci v zásuvke.
• Osirelý majetok: zrkadlové vyhľadávanie z hárka naskenovaných údajov do registra nájde sériové čísla, ktoré fyzicky držíte, ale nikdy ste ich neregistrovali – typicky priame nákupy, ktoré obišli proces.

Oba zoznamy spolu s časovými značkami naskenovania sú tým, čo potrebujete na aktualizáciu registra. Ak by ste nezhody radšej odhalili, kým ešte stojíte pri regáli, importujte register najprv do DataScan a použite Vyhľadávacie skenovanie, ktoré ukáže, či je sériové číslo v registri (naskenovanie nezaznamenáva) – tento variant overovania priamo na mieste je opísaný v návode overovanie naskenovaných kódov proti databáze produktov.

Iné spôsoby, ako to urobiť

Bluetooth skener fungujúci ako klávesnica, ktorý píše do Excelu, funguje pri pevnom snímacom pracovisku, ale audit majetku je práca v pohybe – vy idete za hardvérom, nie naopak. Podnikové sady na správu majetku s dodávanými skenermi to zvládajú dobre, ale za podnikové ceny a s podnikovým časom nasadenia; ak máte tisíce kusov majetku a vyhradený tím, je to rozumná cesta. Pre všetkých medzi „zásuvkou náhradných telefónov“ a „dátovým centrom“ je telefón plus tabuľka pragmatickým stredom: pozrite si príklad pracovného postupu pre správu IT majetku, alebo začnite základmi na domovskej stránke DataScan.