كيفية مسح الأرقام التسلسلية إلى جدول بيانات

أسرع طريقة لمسح الأرقام التسلسلية إلى جدول بيانات هي تطبيق على الهاتف في وضع المسح المستمر: وجّه الكاميرا نحو كل ملصق رقم تسلسلي بترميز Code 128 أو Code 39، ودع التطبيق يجمع صفًّا واحدًا لكل أصل، ثم صدّر الجلسة كملف Excel أو CSV وأزل التكرارات من عمود الرقم التسلسلي. تأتي الأرقام التسلسلية من الملصقات، لا من الكتابة.

مشكلة الـ 200 حاسوب محمول

تدقيق الأرقام التسلسلية هو المكان الذي ينهار فيه الإدخال اليدوي تمامًا. فرقم تسلسلي مثل 5CD1234XYZ ليس رقمًا يمكنك الاحتفاظ به في ذاكرتك بينما تنتقل عيناك من الملصق إلى لوحة المفاتيح — إنه سلسلة عشوائية، والسلاسل العشوائية تُكتب خطأً. حرف واحد خاطئ ويختفي ذلك الحاسوب فعليًا من سجلّاتك: عمليات البحث عن الضمان تفشل، ويقول سجلّ الأصول إنك تملك أجهزة لا تستطيع العثور عليها، ويفقد التدقيق الذي أجريته للتوّ مصداقيته.

إن الباركود الموجود بجوار الرقم التسلسلي المطبوع موجود تحديدًا كي لا يضطر أحد إلى كتابته. فكل عملية مسح نسخة مما رمّزته الشركة المصنّعة، فلا توجد أخطاء كتابة.

اعرف ملصقاتك: Code 128 وCode 39 وأخواتهما

لوحات الأرقام التسلسلية على معدّات تقنية المعلومات هي في الغالب الساحق بترميز Code 128 (مضغوط، ويرمّز الحروف والأرقام) أو الترميز الأقدم Code 39. وتضيف المعدّات الأحدث بشكل متزايد رمز QR أو Data Matrix يضغط الرقم التسلسلي مع بيانات الطراز في مربّع صغير. يقرأ DataScan كل هذه الأنواع — 13 ترميزًا إجمالًا — لذا لا تشكّل الأساطيل المختلطة من مورّدين وحقب مختلفة أي مشكلة. وإذا كان الملصق يحمل عدة رموز باركود جنبًا إلى جنب، فعّل تصفية أنواع الباركود ليقبل الماسح النوع الذي تدقّقه فقط، فلا تلوّث رموز UPC الشاردة بياناتك أبدًا.

خطوة بخطوة: تدقيق الأرقام التسلسلية بهاتفك

1. تحقّق من نوع الملصق لديك وجّه الكاميرا نحو ملصق تمثيلي واحد قبل التخطيط لعملية التدقيق. فإذا فُكَّ ترميزه (وهو ما سيحدث على الأرجح)، عرفت أن الأسطول بأكمله قابل للمسح وعرفت تقريبًا مدى السرعة التي يمكنك العمل بها.
2. اختر وضع المسح المناسب للسرعة الخالصة — حامل خوادم، أو رفّ حواسيب محمولة — استخدم المسح المستمر: وجّه، صفير، التالي، مع إيقاف مؤقت باللمس مع الاستمرار عندما تحتاج إلى تحريك المعدّات. وعندما يحتاج كل أصل أيضًا إلى ملاحظة حالة أو موقع، استخدم مسح متعدد القيم، الذي يُرفِق ملاحظة متعدّدة الأسطر بكل رقم تسلسلي، بالإضافة إلى إحداثيات GPS عند الضغط لطلبها.
3. أعدّ أعمدة التصدير أعد تسمية ترويسة عمود الباركود إلى الرقم التسلسلي، واختر صيغة تاريخ وفق المعيار الدولي، وحدّد مخرجات Excel أو CSV. عندئذٍ يُلصَق الملف المصدَّر في سجلّ أصولك دون أي إعادة عمل.
4. امسح الأصول غرفة بغرفة غرفة أو حامل أو طابق واحد في كل مرة، مع التصدير قبل أن تبدأ التالي، بحيث يغطّي كل ملف منطقة واحدة وتسهل إعادة فحص منطقة لاحقًا. ويُخزَّن كل شيء محليًا مع طوابع زمنية، لذا تُمسَح غرفة الخوادم التي لا إشارة هاتف فيها بالكفاءة نفسها التي يُمسَح بها المكتب المفتوح.
5. صدّر وأزل التكرارات في Excel صدّر كل جلسة، وادمجها في Excel، ونظّف عمود الأرقام التسلسلية: البيانات → إزالة التكرارات لمرور سريع، أو عمود مساعد بالصيغة =COUNTIF(A:A,A2)>1 إذا أردت مراجعة المكرّرات قبل حذفها.

نصائح عملية لعمليات تدقيق الأرقام التسلسلية

• حدّد قاعدة إزالة التكرارات قبل أن تبدأ. عادةً ما يكون الرقم التسلسلي المتكرّر ناتجًا عن مسح مزدوج — لكنه أحيانًا يعني جهازين يحملان ملصقًا واحدًا، وهذه نتيجة تدقيق لا ضجيجًا. علّم أولًا، واحذف ثانيًا.
• سجّل الحالة وأنت هناك. العودة سيرًا للتحقّق مما إذا كان الأصل 147 هو ذو الغطاء المشروخ تكلّف أكثر مما كانت ستكلّفه كتابة الملاحظة. ووضع مسح متعدد القيم يجعل الملاحظة جزءًا من عملية المسح.
• الطوابع الزمنية تُظهر متى أجريت الفحص. يسجّل كل صفّ وقت مسحه، وهو ما يجيب عن سؤال "متى جرى التحقّق من هذا آخر مرة؟" دون أي إجراء إضافي.
• قارِن مقابل السجلّ، لا أن تكتفي بالإضافة إليه. بعد المسح، تكشف مقارنة الأرقام التسلسلية الممسوحة مع قائمة أصولك الحالية بدالة VLOOKUP عن الأصول الشبحية (المسجَّلة وغير الموجودة) والأصول اليتيمة (الموجودة وغير المسجَّلة) — وهما القائمتان اللتان تحتاج إليهما لاتخاذ الإجراء.

تسوية نتائج المسح مع سجلّ أصولك

ملف المسح هو نصف التدقيق؛ والمقارنة هي النصف الآخر. ضع سجلّك الحالي في ورقة ونتائج المسح المدمجة في ورقة أخرى، ثم ابنِ فحصين:

• الأصول الشبحية: في ورقة السجلّ، ابحث عن كل رقم تسلسلي مسجَّل ضمن عمود المسح — =IF(ISNA(VLOOKUP(A2,Scans!A:A,1,FALSE)),"NOT FOUND",""). الصفوف المعلَّمة بـ NOT FOUND هي أجهزة تزعم سجلّاتك أنك تملكها لكن لم يمسحها أحد: مسحوبة من الخدمة، أو مسروقة، أو موضوعة في درج.
• الأصول اليتيمة: البحث المعاكس من ورقة المسح إلى السجلّ يجد أرقامًا تسلسلية تملكها فعليًا لكنك لم تسجّلها قط — وهي عادةً مشتريات مباشرة تجاوزت الإجراءات.

والقائمتان معًا، مع الطوابع الزمنية للمسح، هما ما تحتاج إليه لتحديث السجلّ. وإذا كنت تفضّل اكتشاف عدم التطابق وأنت لا تزال واقفًا عند الرفّ، فاستورِد السجلّ إلى DataScan أولًا واستخدم وضع مسح البحث، الذي يُظهر ما إذا كان الرقم التسلسلي موجودًا في السجلّ (دون أن يسجّل عملية المسح) — وهذا النمط من التحقّق في الموقع مشروح في التحقّق من عمليات المسح مقابل قاعدة بيانات المنتجات.

طرق أخرى لتنفيذ ذلك

يعمل ماسح Bluetooth بتقنية لوحة المفاتيح الذي يكتب في Excel جيدًا على طاولة تصوير ثابتة، لكن تدقيق الأصول عمل يتطلّب التنقّل — فأنت تذهب إلى الأجهزة لا العكس. أما حزم إدارة الأصول للمؤسسات مع ماسحاتها المجمّعة فتؤدّي هذا العمل جيدًا بأسعار وأوقات إعداد على مستوى المؤسسات؛ فإذا كان لديك آلاف الأصول وفريق مخصّص، فذلك مسار معقول. أما لكل من يقع بين "درج فيه هواتف احتياطية" و"مركز بيانات"، فالهاتف مع جدول بيانات هو الحلّ الوسط العملي: اطّلع على مثال سير عمل إدارة أصول تقنية المعلومات، أو ابدأ بالأساسيات على الصفحة الرئيسية لـ DataScan.