Como realizar um inventário com um iPhone

Pode realizar um inventário completo — a contagem física anual de existências — com os iPhones e telemóveis Android que a sua equipa já traz consigo. O método: dividir o espaço em zonas, dar a cada contador o DataScan com definições de exportação idênticas, contar cada zona com a Leitura de valor único e, no fim, juntar o ficheiro de cada contador numa só folha de cálculo e comparar as existências contadas com as existências teóricas. Sem alugar terminais de leitura, sem serviços de contagem.

O problema do inventário: um dia, todos a bordo, sem margem para erro

Um inventário (contagem física de existências, contagem de stock, contagem anual — a designação varia consoante o lado do Atlântico) comprime um ano de verdade contabilística num único dia de grande pressão. As versões tradicionais custam ambas: as pranchetas implicam uma segunda passagem completa a passar a letra manuscrita para uma folha de cálculo, e os terminais de leitura alugados implicam custos, formação na véspera e hardware que ninguém usou desde o ano passado. Entretanto, cada contador da sua equipa já traz consigo um telemóvel capaz de ler códigos de barras.

Os telemóveis não são a parte difícil de um inventário. A coordenação é — e é por isso que a maior parte deste guia trata da preparação e da junção dos ficheiros, e não da leitura.

O inventário de fim de ano: contar tudo uma vez

Na Alemanha, o § 240 HGB obriga os comerciantes (Kaufleute) a elaborar um inventário no fim de cada exercício. Na sua forma clássica, a contagem de fim de ano (Stichtagsinventur), cada artigo é contado fisicamente uma vez, na data do balanço ou perto dela — para muitas empresas, 31 de dezembro. Se é essa forma ou outra que se aplica a si, e que registos tem de manter, é uma questão para o seu contabilista. Para a contagem em si, três hábitos ajudam: cada prateleira pertence a exatamente uma zona, nada entra nem sai enquanto conta, e todos os ficheiros exportados são guardados.

Antes do dia da contagem: a preparação que decide o resultado

• Congele os movimentos. Conte fora do horário de funcionamento, ou isole a receção e a expedição. Existências que se movem a meio da contagem são a fonte clássica de desvios inexplicáveis.
• Arrume primeiro. Devoluções no sítio certo, excedentes puxados para a frente, caixas misteriosas abertas antes da contagem. Contar uma prateleira desarrumada é mais lento do que arrumá-la e depois contá-la.
• Etiquete o que não tem etiqueta. Produtos a granel e artigos de fabrico próprio precisam de códigos de barras internos impressos com antecedência, ou de um plano para uma pequena lista manual.
• Instrua os contadores. Dez minutos: como ler, como introduzir as quantidades, o que fazer com artigos danificados, a quem perguntar. A aplicação em si não precisa de mais formação do que isso.

Inventário com iPhones, passo a passo

1. Divida o espaço em zonas Divida a loja ou o armazém em zonas que uma pessoa consiga contar em 30 a 60 minutos — um corredor, uma parede de prateleiras, a arrecadação. Desenhe-as numa planta e dê-lhes nomes. Cada prateleira pertence a exatamente uma zona: é por lacunas e sobreposições que os artigos acabam contados zero ou duas vezes.
2. Prepare os telemóveis Cada contador instala o DataScan — no iPhone ou no Android — e recebe as mesmas definições: formato de exportação, cabeçalhos de coluna, formato de data. Nas definições da Leitura de valor único, ative Resumir quantidades: o ficheiro de cada contador passa então a ter uma linha por código de barras com o respetivo total. Um ficheiro de definições copia a configuração para todos os telemóveis, por isso é uma questão de minutos e não de uma noite. O período de avaliação gratuito de 7 dias chega para uma contagem de teste antes da verdadeira.
3. Conte zona a zona com a Leitura de valor único A Leitura de valor único é o modo de inventário: leia o código de barras do produto, conte a prateleira, escreva a quantidade, produto seguinte. Uma zona por sessão de leitura: exporte a zona, toque depois em Iniciar nova digitalização e escolha Eliminar antes de contar a zona seguinte, para que cada ficheiro contenha exatamente uma zona (arquive-o como zone-A3 2026-12-31). Cada leitura fica guardada no telemóvel no momento em que é feita — não é preciso rede na cave nem na câmara frigorífica.
4. Exporte cada zona em CSV Os contadores que terminarem exportam cada zona em CSV para um único ponto de recolha (não em Excel: o ficheiro Excel da aplicação guarda todos os valores como texto, e SOMA.SE ignora quantidades em texto): uma caixa de correio partilhada por e-mail (através da aplicação Mail ou do seu próprio servidor SMTP), um servidor FTP ou a folha de partilha. Como cada telemóvel exporta o seu próprio ficheiro, a contagem não depende de nenhum servidor e não há sincronização que possa falhar.
5. Junte os ficheiros numa só contagem Colunas idênticas tornam a junção mecânica: cole cada ficheiro na folha Leituras do modelo gratuito de folha de contagem de inventário, e a respetiva folha de contagem soma as existências contadas por EAN com SOMA.SE — também para um artigo encontrado em duas zonas. Uma tabela dinâmica por código de barras faz o mesmo trabalho. Se iPhones e telemóveis Android contarem lado a lado e tiver produtos com código UPC, passe primeiro a coluna do código de barras para 13 dígitos com =TEXT(A2,"0000000000000") (no Excel em português, os argumentos são separados por ponto e vírgula: TEXTO(A2;"0000000000000")), para que cada produto fique numa única linha. Verifique por amostragem algumas linhas de cada contador antes de avançar.
6. Compare e registe os resultados Compare as existências contadas com as existências teóricas: a folha de contagem mostra a diferença por artigo (o guia de contagem cíclica mostra o mesmo com PROCV). Volte a contar as diferenças grandes no mesmo dia, enquanto o acesso é fácil, e registe depois as existências contadas. Utiliza o JTL-Wawi? O guia JTL-Wawi: importar um CSV de inventário do DataScan mostra a importação com o JTL-Ameise. Guarde todos os ficheiros exportados e pergunte ao seu contabilista que registos da contagem precisa de manter.

Quanto tempo demora um inventário com telemóveis?

Faça as contas a partir das zonas: ler é rápido, e o que leva tempo é contar o que está na prateleira. Cronometre uma zona de teste antes do dia da contagem e distribua depois as zonas pelos contadores, para que todos terminem mais ou menos ao mesmo tempo. Reserve tempo no fim para o trabalho de secretária — colar os ficheiros, a folha de contagem e a revisão das diferenças —, que substitui a passagem de digitação de uma contagem em papel.

Dicas de precisão

• Conte às cegas — nunca mostre aos contadores a quantidade esperada; ela atrai os resultados.
• Mande recontar os pontos críticos por outra pessoa. É raro um segundo contador repetir o mesmo erro; o mesmo contador repeti-lo é comum.
• Atenção às quantidades por caixa versus por unidade. O erro clássico do inventário: ler o código de barras de uma caixa e introduzir 1 quando ela contém 12. Defina a regra por categoria na instrução inicial.
• Não divida uma zona entre pessoas. Dividir um corredor por cansaço produz contagens duplicadas na junção; reatribua antes zonas inteiras.

Alternativas, avaliadas com honestidade

Os serviços profissionais de inventário contam depressa e trazem o seu próprio hardware; para instalações muito grandes, ou quando o tempo da equipa é o recurso mais escasso, compensam o preço por contagem — mas não fica a saber de onde vêm os seus erros, e os dados acabam no formato deles. Os terminais de leitura alugados põem as ferramentas nas suas mãos ao custo do aluguer mais o envio, e são mais um sistema a aprender todos os anos. As pranchetas são gratuitas e lentas, e a passagem de transcrição acrescenta erros precisamente onde os tentava eliminar. Os telemóveis com uma aplicação feita para o efeito ficam no meio-termo prático: hardware que é seu, dados no seu formato e competências que servem para verificações de receção e auditorias no resto do ano. Veja o que mais a mesma configuração abrange na página inicial do DataScan.