Modelo gratuito de folha de contagem de inventário (Excel e CSV)

Este modelo gratuito de folha de contagem de inventário divide um inventário em dois separadores da folha de cálculo: Leituras reúne todas as quantidades contadas e a Folha de contagem soma-as por EAN e mostra a diferença para as suas existências teóricas. Descarregue-o como livro do Excel ou como ficheiro CSV. Funciona com uma lista impressa e uma caneta, e é quando as quantidades contadas chegam como ficheiros de leitura do DataScan, a partir dos telemóveis da sua equipa, que poupa mais digitação.

O que contém o modelo de folha de contagem

• Leituras é a área para colar: EAN na coluna A, quantidade na coluna B, uma linha por linha contada. Cole as linhas de dados das exportações de todos os contadores umas por baixo das outras, sem as linhas de cabeçalho. Uma célula de verificação acima da área para colar conta as quantidades que chegaram como texto; tem de mostrar 0.
• A Folha de contagem tem as colunas EAN, Referência, Descrição, Localização, Existências teóricas, Existências contadas e Diferença. Preenche as cinco primeiras a partir da sua lista de artigos.
• Existências contadas soma todas as linhas da folha Leituras com o mesmo EAN (SOMA.SE). Diferença é igual às existências contadas menos as existências teóricas: um número negativo significa que há menos na prateleira do que no sistema. As existências contadas ficam vazias quando nenhuma leitura tem esse EAN, e a Diferença fica vazia enquanto não houver ambos os valores.
• As colunas de EAN estão formatadas como texto, por isso os códigos que escrever ou colar como texto mantêm os zeros à esquerda. As linhas de cabeçalho ficam visíveis enquanto percorre a folha.

Como utilizá-lo com o DataScan

1. Configure os telemóveis uma vez No DataScan, conte com a Leitura de valor único: leia o código de barras, escreva a quantidade. Nas definições da Leitura de valor único, ative Resumir quantidades, para que cada exportação tenha uma linha por código de barras com o respetivo total. Escolha CSV como Formato de exportação preferido, defina o Delimitador CSV como o separador de lista que a sua folha de cálculo usa (ponto e vírgula no Excel em português, vírgula no Excel em inglês) e o Separador decimal como o seu separador decimal (vírgula no Excel em português, ponto nas folhas de cálculo em inglês). Um ficheiro de definições (Importar/Exportar definições) copia a configuração para todos os telemóveis.
2. Preencha a folha de contagem Introduza ou cole os seus artigos na Folha de contagem: EAN, referência, descrição, localização e existências teóricas, por exemplo a partir de uma exportação de artigos do seu sistema de gestão de stocks.
3. Conte e exporte Cada contador lê a sua zona e exporta a sessão em CSV: através da folha de partilha, por e-mail ou para um servidor FTP. As leituras ficam guardadas no telemóvel, por isso a contagem funciona sem rede. Vai contar várias zonas? Exporte a zona, toque depois em Iniciar nova digitalização e escolha Eliminar antes de contar a zona seguinte, para que cada ficheiro contenha exatamente uma zona.
4. Cole todas as exportações na folha Leituras Abra cada ficheiro, copie as linhas de dados sem a linha de cabeçalho e cole-as por baixo da última linha preenchida da folha Leituras, a partir da linha 4. Use Colar Especial > Valores, para que os EAN mantenham o formato de texto. O código de barras vai para a coluna A e a quantidade total para a coluna B; as restantes colunas da exportação (número de digitalizações, primeira e última digitalização) podem ficar à direita. Depois, veja a célula de verificação no topo: tem de mostrar 0.
5. Verifique as diferenças Ordene ou filtre a Folha de contagem por Diferença. Volte a contar as diferenças grandes enquanto a prateleira ainda não foi mexida e registe depois as existências contadas no seu sistema de gestão de stocks. Utiliza o JTL-Wawi? O guia de importação para o JTL-Wawi mostra o caminho por CSV.

Dicas: quantidades, códigos UPC e artigos em falta

• As quantidades têm de ser números. A aplicação para iPhone escreve as quantidades com uma casa decimal (14.0, ou 14,0 com o Separador decimal definido como vírgula; a predefinição segue a região do telemóvel); o Android escreve 14. Uma quantidade que chegue como texto é ignorada por SOMA.SE, e a contagem fica demasiado baixa. Depois de colar, todas as quantidades na coluna B têm de estar alinhadas à direita e a célula de verificação tem de mostrar 0; caso contrário, defina o Separador decimal de acordo com a sua folha de cálculo e exporte de novo. Num Excel alemão, um valor como 1.5 chega mesmo a transformar-se numa data.
• As etiquetas UPC diferem entre plataformas. A aplicação para iPhone regista uma etiqueta UPC-A com 13 dígitos e um 0 à esquerda, o Android com 12 dígitos. Conte os artigos com código UPC numa só plataforma e use essa forma do código na Folha de contagem.
• Contado, mas fora da lista: esses artigos não aparecem na Folha de contagem. Acrescente uma linha com o EAN e as existências contadas aparecem.
• Na lista, mas não contado: Existências contadas e Diferença ficam vazias, por isso um artigo esquecido não passa por zero. Volte a contá-lo; se a prateleira estiver mesmo vazia, acrescente na folha Leituras uma linha com o respetivo EAN e 0.
• Mais de 500 artigos? As fórmulas abrangem 500 linhas. Copie as células Existências contadas e Diferença da última linha mais para baixo.

Utilizar o modelo sem o DataScan

A folha de contagem também funciona em papel. Oculte as colunas Existências teóricas, Existências contadas e Diferença, imprima a Folha de contagem e peça aos contadores que escrevam a quantidade contada ao lado de cada linha; ninguém vê a quantidade esperada. No fim, introduza cada linha contada na folha Leituras (EAN e quantidade), e as existências contadas e a diferença são calculadas. O ficheiro CSV contém as mesmas colunas para qualquer outra folha de cálculo.