Plantilla gratuita de hoja de inventario (Excel y CSV)

Esta plantilla gratuita de hoja de inventario reparte un inventario en dos pestañas de hoja de cálculo: Escaneos recoge todas las cantidades contadas y la Lista de inventario las suma por EAN y muestra la diferencia con su stock del sistema. Descárguela como libro de Excel o como archivo CSV. Funciona con una lista impresa y un bolígrafo, y ahorra la mayor parte del tecleo cuando las cantidades contadas llegan como archivos de escaneo desde DataScan en los teléfonos de su equipo.

Qué contiene la plantilla de hoja de inventario

• Escaneos es la zona de pegado: EAN en la columna A, cantidad en la columna B, una fila por línea contada. Pegue una debajo de otra las filas de datos de las exportaciones de todos los contadores, sin sus filas de encabezado. Una celda de control encima de la zona de pegado cuenta las cantidades que han llegado como texto; debe mostrar 0.
• Lista de inventario tiene las columnas EAN, Número de artículo, Descripción, Ubicación, Stock del sistema, Stock contado y Diferencia. Las cinco primeras las rellena usted a partir de su lista de artículos.
• Stock contado suma todas las filas de Escaneos con el mismo EAN (SUMAR.SI). Diferencia es el stock contado menos el stock del sistema: un número negativo significa que hay menos en la estantería que en el sistema. El Stock contado queda vacío cuando ningún escaneo tiene ese EAN, y la Diferencia queda vacía hasta que existen ambos stocks.
• Las columnas EAN tienen formato de texto, así que los códigos que escriba o pegue como texto conservan sus ceros iniciales. Las filas de encabezado permanecen visibles al desplazarse.

Cómo usarla con DataScan

1. Configure los teléfonos una vez En DataScan, cuente con el Escaneo de valor único: escanee el código de barras y escriba la cantidad. En los ajustes del Escaneo de valor único, active Resumir cantidades para que cada exportación tenga una fila por código de barras con su total. Elija CSV como Formato de exportación preferido, ajuste el Delimitador CSV en el separador de listas que use su hoja de cálculo (punto y coma en Excel de España, coma en Excel de México o en inglés) y el Separador decimal en su marca decimal (coma en Excel de España, punto en Excel de México o en hojas de cálculo en inglés). Un archivo de ajustes (Configuración de importación/exportación) copia la configuración a todos los teléfonos.
2. Rellene la lista de inventario Introduzca o pegue sus artículos en la Lista de inventario: EAN, número de artículo, descripción, ubicación y stock del sistema, por ejemplo a partir de una exportación de artículos de su sistema de gestión de inventario.
3. Cuente y exporte Cada contador escanea su zona y exporta la sesión como CSV: por el menú de compartir, por correo electrónico o a un servidor FTP. Los escaneos se guardan en el teléfono, así que el recuento funciona sin cobertura. ¿Varias zonas? Exporte la zona, toque Iniciar nueva exploración y elija Eliminar antes de contar la siguiente zona, de modo que cada archivo contenga exactamente una zona.
4. Pegue cada exportación en Escaneos Abra cada archivo, copie sus filas de datos sin la fila de encabezado y péguelas debajo de la última fila ocupada de la hoja Escaneos, empezando en la fila 4. Use Pegado especial > Valores para que los EAN conserven el formato de texto. El código de barras va a la columna A y la cantidad total a la columna B; las demás columnas de la exportación (número de escaneos, primer y último escaneo) pueden quedar a la derecha. Después mire la celda de control de arriba: debe mostrar 0.
5. Revise las diferencias Ordene o filtre la Lista de inventario por Diferencia. Vuelva a contar las diferencias grandes mientras la estantería sigue intacta y registre después el stock contado en su sistema de gestión de inventario. ¿Usa JTL-Wawi? La guía de importación en JTL-Wawi muestra el camino por CSV.

Consejos: cantidades, códigos UPC y artículos que faltan

• Las cantidades deben ser números. La app de iPhone escribe las cantidades con un decimal (14.0, o 14,0 con Separador decimal ajustado en Coma; el valor predeterminado sigue la región del teléfono); Android escribe 14. SUMAR.SI omite una cantidad que llega como texto, y el recuento sale demasiado bajo. Después de pegar, todas las cantidades de la columna B deben aparecer alineadas a la derecha y la celda de control debe mostrar 0; si no es así, ajuste el Separador decimal según su hoja de cálculo y vuelva a exportar. En un Excel alemán, un valor como 1.5 llega a convertirse en una fecha.
• Las etiquetas UPC difieren entre plataformas. La app de iPhone registra una etiqueta UPC-A como 13 dígitos con un 0 inicial; Android, como 12 dígitos. Cuente los artículos con código UPC con una sola plataforma y use esa forma del código en la Lista de inventario.
• Contado, pero no en la lista: estos artículos no aparecen en la Lista de inventario. Añada una fila con el EAN y aparecerá el stock contado.
• En la lista, pero sin contar: el Stock contado y la Diferencia quedan vacíos, así que un artículo olvidado no puede pasar por cero. Vuelva a contarlo; si la estantería está realmente vacía, añada una fila en Escaneos con su EAN y 0.
• ¿Más de 500 artículos? Las fórmulas cubren 500 filas. Copie hacia abajo las celdas de Stock contado y Diferencia de la última fila.

Usar la plantilla sin DataScan

La hoja de inventario también funciona en papel. Oculte las columnas Stock del sistema, Stock contado y Diferencia, imprima la Lista de inventario y deje que los contadores anoten la cantidad contada junto a cada línea; nadie ve la cantidad esperada. Después, teclee cada línea contada en la hoja Escaneos (EAN y cantidad), y el stock contado y la diferencia se calculan solos. El archivo CSV contiene las mismas columnas para cualquier otra hoja de cálculo.