Darmowy szablon arkusza spisu z natury (Excel i CSV)

Ten darmowy szablon arkusza spisu z natury dzieli inwentaryzację na dwie karty arkusza kalkulacyjnego: Skany zbiera każdą policzoną ilość, a Arkusz spisu sumuje je według EAN i pokazuje różnicę względem stanu ewidencyjnego. Pobierz go jako skoroszyt Excel lub jako plik CSV. Działa z wydrukowaną listą i długopisem, a najwięcej przepisywania oszczędza, gdy policzone ilości przychodzą jako pliki skanów z DataScan na telefonach zespołu.

Co zawiera szablon arkusza spisu

• Skany to obszar wklejania: EAN w kolumnie A, ilość w kolumnie B, jeden wiersz na policzoną pozycję. Wklej wiersze danych z eksportów wszystkich liczących jeden pod drugim, bez ich wierszy nagłówka. Komórka kontrolna nad obszarem wklejania zlicza ilości, które przyszły jako tekst; musi pokazywać 0.
• Arkusz spisu ma kolumny EAN, Numer artykułu, Opis, Lokalizacja, Stan ewidencyjny, Stan rzeczywisty i Różnica. Pierwsze pięć wypełniasz z listy artykułów.
• Stan rzeczywisty sumuje wszystkie wiersze arkusza Skany z tym samym EAN (SUMA.JEŻELI). Różnica to stan rzeczywisty minus stan ewidencyjny: liczba ujemna oznacza, że na półce jest mniej niż w systemie. Stan rzeczywisty pozostaje pusty, gdy żaden skan nie ma tego EAN, a Różnica pozostaje pusta, dopóki nie ma obu stanów.
• Kolumny EAN są sformatowane jako tekst, więc kody wpisane lub wklejone jako tekst zachowują zera wiodące. Wiersze nagłówka pozostają widoczne podczas przewijania.

Jak używać go z DataScan

1. Jednorazowo skonfiguruj telefony W DataScan licz w trybie Skan pojedynczej wartości: zeskanuj kod kreskowy, wpisz ilość. W ustawieniach trybu Skan pojedynczej wartości włącz Podsumowanie ilości, aby każdy eksport miał jeden wiersz na kod kreskowy z sumą. Wybierz CSV jako Preferowany format eksportu, ustaw Ogranicznik CSV na separator listy używany przez Twój arkusz kalkulacyjny (średnik w polskim Excelu, przecinek w anglojęzycznym Excelu), a Separator dziesiętny na jego znak dziesiętny (przecinek w polskim Excelu, kropka w anglojęzycznych arkuszach kalkulacyjnych). Plik ustawień (Ustawienia importu/eksportu) kopiuje tę konfigurację na każdy telefon.
2. Uzupełnij arkusz spisu Wpisz lub wklej swoje artykuły do Arkusza spisu: EAN, numer artykułu, opis, lokalizację i stan ewidencyjny, na przykład z eksportu artykułów z systemu magazynowego.
3. Licz i eksportuj Każdy liczący skanuje swoją strefę i eksportuje sesję jako CSV: przez arkusz udostępniania, e-mailem lub na serwer FTP. Skany są zapisywane na telefonie, więc liczenie działa bez zasięgu. Liczysz kilka stref? Wyeksportuj strefę, a następnie stuknij Rozpocznij nowe skanowanie i wybierz Usuń, zanim zaczniesz liczyć kolejną strefę, aby każdy plik zawierał dokładnie jedną strefę.
4. Wklej każdy eksport do arkusza Skany Otwórz każdy plik, skopiuj jego wiersze danych bez wiersza nagłówka i wklej je pod ostatnim wypełnionym wierszem arkusza Skany, zaczynając od wiersza 4. Użyj Wklej specjalnie > Wartości, aby kody EAN zachowały format tekstowy. Kod kreskowy trafia do kolumny A, ilość łączna do kolumny B; pozostałe kolumny eksportu (liczba skanów, pierwszy i ostatni skan) mogą stać po prawej. Następnie spójrz na komórkę kontrolną u góry: musi pokazywać 0.
5. Sprawdź różnice Posortuj lub przefiltruj Arkusz spisu według kolumny Różnica. Przelicz ponownie duże różnice, póki regał jest jeszcze nienaruszony, a następnie zaksięguj stan rzeczywisty w systemie magazynowym. Używasz JTL-Wawi? Przewodnik importu do JTL-Wawi pokazuje drogę przez plik CSV.

Wskazówki: ilości, kody UPC i brakujące artykuły

• Ilości muszą być liczbami. Aplikacja na iPhone'a zapisuje ilości z miejscem po przecinku (14.0 albo 14,0, gdy Separator dziesiętny jest ustawiony na przecinek; domyślne ustawienie zależy od regionu telefonu); Android zapisuje 14. Ilość, która przyjdzie jako tekst, jest pomijana przez SUMA.JEŻELI i wynik wychodzi za niski. Po wklejeniu każda ilość w kolumnie B musi być wyrównana do prawej, a komórka kontrolna musi pokazywać 0; jeśli nie, ustaw Separator dziesiętny zgodnie z arkuszem kalkulacyjnym i wyeksportuj ponownie. W niemieckim Excelu wartość taka jak 1.5 zamienia się nawet w datę.
• Etykiety UPC różnią się między platformami. Aplikacja na iPhone'a zapisuje etykietę UPC-A jako 13 cyfr z wiodącym 0, Android jako 12 cyfr. Artykuły z kodem UPC licz na jednej platformie i w Arkuszu spisu używaj tej postaci kodu.
• Policzone, ale nie na liście: takie artykuły nie pojawiają się w Arkuszu spisu. Dodaj wiersz z EAN, a stan rzeczywisty się pojawi.
• Na liście, ale niepoliczone: Stan rzeczywisty i Różnica pozostają puste, więc pominięty artykuł nie przejdzie jako zero. Przelicz go; jeśli półka naprawdę jest pusta, dodaj w arkuszu Skany wiersz z jego EAN i 0.
• Ponad 500 artykułów? Formuły obejmują 500 wierszy. Skopiuj komórki Stan rzeczywisty i Różnica z ostatniego wiersza dalej w dół.

Szablon bez DataScan

Arkusz spisu działa także na papierze. Ukryj kolumny Stan ewidencyjny, Stan rzeczywisty i Różnica, wydrukuj Arkusz spisu i poproś liczących o wpisanie policzonej ilości obok każdej pozycji; nikt nie widzi oczekiwanej ilości. Potem wpisz każdą policzoną pozycję do arkusza Skany (EAN i ilość), a stan rzeczywisty i różnica uzupełnią się same. Plik CSV zawiera te same kolumny dla dowolnego innego arkusza kalkulacyjnego.