Inventurliste Vorlage: kostenlos für Excel und als CSV

Diese kostenlose Inventurliste-Vorlage teilt die Inventur auf zwei Tabellenblätter auf: Scans sammelt alle gezählten Mengen, und die Inventurliste summiert sie je EAN zum Ist-Bestand und zeigt die Differenz zum Soll-Bestand. Sie bekommen die Vorlage als Excel-Datei und als CSV. Sie funktioniert mit Ausdruck und Stift; am meisten Tipparbeit sparen Sie, wenn die Zählmengen als Scan-Dateien von DataScan auf den Smartphones Ihres Teams kommen.

Was in der Inventurliste-Vorlage steckt

• Scans ist der Einfügebereich: EAN in Spalte A, Menge in Spalte B, eine Zeile pro gezählter Position. Die Datenzeilen der Exporte aller Zähler kommen einfach untereinander, ohne Kopfzeilen. Eine Prüfzelle über dem Einfügebereich zählt Mengen, die als Text angekommen sind; sie muss 0 zeigen.
• Inventurliste hat die Spalten EAN, Artikelnummer, Bezeichnung, Lagerort, Soll-Bestand, Ist-Bestand und Differenz. Die ersten fünf füllen Sie aus Ihrer Artikelliste.
• Ist-Bestand summiert alle Zeilen aus Scans mit derselben EAN (SUMMEWENN). Differenz ist Ist- minus Soll-Bestand: Eine negative Zahl heißt, im Regal liegt weniger, als im System steht. Der Ist-Bestand bleibt leer, solange kein Scan diese EAN hat, und die Differenz bleibt leer, bis beide Bestände da sind.
• Die EAN-Spalten sind als Text formatiert, damit eingetippte oder als Text eingefügte Codes ihre führenden Nullen behalten. Die Kopfzeilen bleiben beim Scrollen stehen.

So nutzen Sie die Vorlage mit DataScan

1. Smartphones einmal einrichten Gezählt wird in DataScan mit dem Einzelwert-Scan: Barcode scannen, Menge eintippen. Schalten Sie in den Einstellungen des Einzelwert-Scans Mengen zusammenfassen ein, dann hat jeder Export nur eine Zeile pro Barcode mit der Summe. Wählen Sie CSV als Bevorzugtes Exportformat, stellen Sie das CSV-Trennzeichen auf Semikolon (;) und das Dezimaltrennzeichen auf Komma – so erwartet es ein deutsches Excel. Mit einer Einstellungsdatei (Einstellungen importieren/exportieren) übernehmen alle Smartphones dieselbe Einrichtung.
2. Inventurliste füllen Tragen Sie Ihre Artikel auf dem Blatt Inventurliste ein oder fügen Sie sie ein: EAN, Artikelnummer, Bezeichnung, Lagerort und Soll-Bestand, zum Beispiel aus einem Artikelexport Ihrer Warenwirtschaft.
3. Zählen und exportieren Jeder Zähler scannt seine Zone und exportiert die Sitzung als CSV: über das Teilen-Menü, per E-Mail oder auf einen FTP-Server. Die Scans liegen auf dem Smartphone, gezählt wird also auch ohne Empfang. Mehrere Zonen? Exportieren Sie die Zone, tippen Sie dann auf Neuen Scan starten und wählen Sie Löschen, bevor Sie die nächste Zone zählen – so enthält jede Datei genau eine Zone.
4. Alle Exporte ins Blatt Scans einfügen Öffnen Sie jede Datei, kopieren Sie ihre Datenzeilen ohne Kopfzeile und fügen Sie sie ab Zeile 4 unter die zuletzt gefüllte Zeile im Blatt Scans ein. Nutzen Sie Inhalte einfügen > Werte, damit die EANs ihr Textformat behalten. Der Barcode landet in Spalte A, die Gesamtmenge in Spalte B; die weiteren Spalten des Exports (Scan-Anzahl, erster und letzter Scan) dürfen rechts daneben stehen. Danach muss die Prüfzelle oben 0 zeigen.
5. Differenzen prüfen Sortieren oder filtern Sie die Inventurliste nach Differenz. Zählen Sie große Abweichungen nach, solange das Regal unverändert ist, und buchen Sie dann den Ist-Bestand in Ihrer Warenwirtschaft. Sie arbeiten mit JTL-Wawi? Der Ratgeber zum JTL-Wawi-Import zeigt den Weg per CSV.

Tipps: Mengen, UPC-Codes und fehlende Artikel

• Mengen müssen Zahlen sein. Die iPhone-App schreibt Mengen mit Nachkommastelle (14.0, mit Dezimaltrennzeichen Komma 14,0; die Voreinstellung richtet sich nach der Region des Smartphones); Android schreibt 14. Eine Menge, die als Text ankommt, überspringt SUMMEWENN – die Zählung fällt zu niedrig aus. Nach dem Einfügen muss jede Menge in Spalte B rechtsbündig stehen und die Prüfzelle 0 zeigen; sonst Dezimaltrennzeichen passend zur Tabelle einstellen und neu exportieren. Ein deutsches Excel macht aus 1.5 sogar ein Datum.
• UPC-Etiketten unterscheiden sich je Plattform. Die iPhone-App erfasst ein UPC-A-Etikett mit 13 Stellen und führender 0, Android mit 12 Stellen. Zählen Sie Artikel mit UPC-Code mit einer Plattform und tragen Sie den Code in dieser Form in die Inventurliste ein.
• Gezählt, aber nicht auf der Liste: Solche Artikel tauchen in der Inventurliste nicht auf. Ergänzen Sie eine Zeile mit der EAN, dann erscheint der Ist-Bestand.
• Auf der Liste, aber nicht gezählt: Ist-Bestand und Differenz bleiben leer, ein übersehener Artikel geht also nicht als null durch. Zählen Sie ihn nach; ist das Regal wirklich leer, ergänzen Sie im Blatt Scans eine Zeile mit seiner EAN und 0.
• Mehr als 500 Artikel? Die Formeln reichen für 500 Zeilen. Kopieren Sie Ist-Bestand und Differenz der letzten Zeile weiter nach unten.

Die Vorlage ohne DataScan nutzen

Die Inventurliste funktioniert auch auf Papier. Blenden Sie die Spalten Soll-Bestand, Ist-Bestand und Differenz aus, drucken Sie die Liste und lassen Sie die Zähler die gezählte Menge neben jede Zeile schreiben; so sieht niemand die Sollmenge. Danach tippen Sie jede gezählte Position ins Blatt Scans (EAN und Menge), und Ist-Bestand und Differenz rechnen sich von selbst. Die CSV-Datei enthält dieselben Spalten für jede andere Tabellenkalkulation.