Gratis skabelon til optællingsliste (Excel og CSV)

Denne gratis skabelon til optællingsliste deler en lageroptælling op i to faner i regnearket: Scanninger samler hvert talt antal, og Optællingsliste lægger dem sammen pr. EAN og viser differencen til din systembeholdning. Download den som Excel-projektmappe eller som CSV-fil. Den virker med en udskrevet liste og en kuglepen, og den sparer mest tastearbejde, når de talte antal kommer som scanningsfiler fra DataScan på dit teams telefoner.

Det indeholder skabelonen til optællingsliste

• Scanninger er indsætningsområdet: EAN i kolonne A, antal i kolonne B, én række pr. talt linje. Indsæt datarækkerne fra alle tælleres eksporter under hinanden, uden deres overskriftsrækker. En kontrolcelle over indsætningsområdet tæller antal, der er kommet ind som tekst; den skal vise 0.
• Optællingsliste har kolonnerne EAN, Varenummer, Beskrivelse, Lokation, Systembeholdning, Optalt beholdning og Difference. De første fem udfylder du fra din vareliste.
• Optalt beholdning lægger alle rækker i Scanninger med samme EAN sammen (SUM.HVIS). Difference er optalt beholdning minus systembeholdning: et negativt tal betyder mindre på hylden end i systemet. Optalt beholdning forbliver tom, når ingen scanning har den EAN, og Difference forbliver tom, indtil begge beholdninger er der.
• EAN-kolonnerne er formateret som tekst, så koder, du indtaster eller indsætter som tekst, beholder deres foranstillede nuller. Overskriftsrækkerne forbliver synlige, mens du scroller.

Sådan bruger du den med DataScan

1. Konfigurér telefonerne én gang I DataScan tæller du med Enkeltværdi-scanning: scan stregkoden, indtast antallet. Slå Opsummering af mængder til i indstillingerne for Enkeltværdi-scanning, så hver eksport har én række pr. stregkode med dens total. Vælg CSV som Foretrukket eksportformat, sæt CSV-afgrænser til det listeseparatortegn, dit regneark bruger (semikolon i dansk Excel, komma i engelsksproget Excel), og Decimalseparator til dets decimaltegn (komma i dansk Excel, punktum i engelsksprogede regneark). En indstillingsfil (Indstillinger for import/eksport) kopierer opsætningen til hver telefon.
2. Udfyld optællingslisten Indtast eller indsæt dine varer på arket Optællingsliste: EAN, varenummer, beskrivelse, lokation og systembeholdning, for eksempel fra en vareeksport fra dit lagersystem.
3. Tæl og eksportér Hver tæller scanner sin zone og eksporterer sessionen som CSV: via delingsmenuen, pr. e-mail eller til en FTP-server. Scanningerne gemmes på telefonen, så optællingen virker uden signal. Tæller du flere zoner? Eksportér zonen, tryk derefter på Start ny scanning, og vælg Slet, før du tæller den næste zone, så hver fil indeholder præcis én zone.
4. Indsæt hver eksport i Scanninger Åbn hver fil, kopiér dens datarækker uden overskriftsrækken, og indsæt dem under den sidst udfyldte række i arket Scanninger, startende i række 4. Brug Indsæt speciel > Værdier, så EAN-numrene beholder tekstformatet. Stregkoden havner i kolonne A, det samlede antal i kolonne B; eksportens øvrige kolonner (antal scanninger, første og sidste scanning) kan stå til højre. Se derefter på kontrolcellen øverst: den skal vise 0.
5. Kontrollér differencerne Sortér eller filtrér arket Optællingsliste efter Difference. Tæl store differencer om, mens hylden stadig er urørt, og bogfør derefter den optalte beholdning i dit lagersystem. Bruger du JTL-Wawi? Vejledningen til JTL-Wawi-import viser vejen via CSV.

Tips: antal, UPC-koder og manglende varer

• Antal skal være tal. iPhone-appen skriver antal med én decimal (14.0, eller 14,0 med Decimalseparator sat til Komma; standarden følger telefonens områdeindstilling); Android skriver 14. Et antal, der kommer ind som tekst, springes over af SUM.HVIS, og optællingen bliver for lav. Efter indsætningen skal hvert antal i kolonne B være højrejusteret, og kontrolcellen skal vise 0; hvis ikke, så sæt Decimalseparator, så den passer til dit regneark, og eksportér igen. I tysk Excel bliver en værdi som 1.5 endda til en dato.
• UPC-etiketter er forskellige på de to platforme. iPhone-appen registrerer en UPC-A-etiket som 13 cifre med et foranstillet 0, Android som 12 cifre. Tæl varer med UPC-kode med én platform, og brug den form af koden på arket Optællingsliste.
• Talt, men ikke på listen: sådanne varer vises ikke på arket Optællingsliste. Tilføj en række med EAN'en, så vises den optalte beholdning.
• På listen, men ikke talt: Optalt beholdning og Difference forbliver tomme, så en overset vare ikke kan gå igennem som nul. Tæl den om; hvis hylden virkelig er tom, så tilføj en række i Scanninger med dens EAN og 0.
• Mere end 500 varer? Formlerne dækker 500 rækker. Kopiér cellerne Optalt beholdning og Difference i den sidste række længere ned.

Brug skabelonen uden DataScan

Optællingslisten virker også på papir. Skjul kolonnerne Systembeholdning, Optalt beholdning og Difference, udskriv arket Optællingsliste, og lad tællerne skrive det talte antal ud for hver linje; ingen ser det forventede antal. Indtast bagefter hver talt linje i arket Scanninger (EAN og antal), så følger optalt beholdning og difference automatisk. CSV-filen indeholder de samme kolonner til ethvert andet regneark.