Бесплатный шаблон инвентаризационной описи (Excel и CSV)

Этот бесплатный шаблон инвентаризационной описи делит инвентаризацию на два листа таблицы: Сканы собирает все подсчитанные количества, а Опись суммирует их по каждому EAN и показывает расхождение с учётным остатком. Скачайте его как книгу Excel или как файл CSV. Шаблон работает с распечатанным списком и ручкой, но больше всего ручного ввода он экономит, когда подсчитанные количества приходят файлами сканирования из DataScan на телефонах вашей команды.

Что входит в шаблон описи

• Сканы — область вставки: EAN в столбце A, количество в столбце B, одна строка на подсчитанную позицию. Вставляйте строки данных из экспортов всех учётчиков одну под другой, без их строк заголовков. Контрольная ячейка над областью вставки считает количества, пришедшие как текст; она должна показывать 0.
• Опись содержит столбцы EAN, Артикул, Наименование, Место хранения, Учётный остаток, Фактический остаток и Расхождение. Первые пять вы заполняете из своего списка товаров.
• Фактический остаток суммирует все строки листа «Сканы» с одинаковым EAN (СУММЕСЛИ). Расхождение — это фактический остаток минус учётный: отрицательное число означает, что на полке меньше, чем в системе. Фактический остаток остаётся пустым, если ни у одного скана нет этого EAN, а Расхождение остаётся пустым, пока не заполнены оба остатка.
• Столбцы EAN отформатированы как текст, поэтому коды, введённые или вставленные как текст, сохраняют ведущие нули. Строки заголовков остаются видимыми при прокрутке.

Как использовать шаблон с DataScan

1. Один раз настройте телефоны В DataScan считайте в режиме Сканирование одного значения: отсканируйте штрихкод, введите количество. В настройках режима «Сканирование одного значения» включите Суммирование количеств, чтобы каждый экспорт содержал одну строку на штрихкод с итогом. Выберите CSV в пункте Предпочтительный формат экспорта, установите Разделитель CSV на разделитель элементов списка, который использует ваша таблица (точка с запятой в русскоязычном Excel, запятая в англоязычном Excel), а Десятичный разделитель — на её десятичный знак (запятая в русскоязычном Excel, точка в англоязычных таблицах). Файл настроек (Настройки импорта/экспорта) переносит эту конфигурацию на каждый телефон.
2. Заполните опись Введите или вставьте свои товары на лист «Опись»: EAN, артикул, наименование, место хранения и учётный остаток, например из выгрузки товаров вашей учётной системы.
3. Считайте и экспортируйте Каждый учётчик сканирует свою зону и экспортирует сессию в CSV: через меню «Поделиться», по электронной почте или на FTP-сервер. Сканы сохраняются на телефоне, поэтому подсчёт работает и без связи. Считаете несколько зон? Экспортируйте зону, затем нажмите Начать новое сканирование и выберите Удалить, прежде чем считать следующую зону, чтобы каждый файл содержал ровно одну зону.
4. Вставьте каждый экспорт в лист «Сканы» Откройте каждый файл, скопируйте его строки данных без строки заголовка и вставьте их под последней заполненной строкой листа «Сканы», начиная со строки 4. Используйте Специальная вставка > Значения, чтобы EAN сохранили текстовый формат. Штрихкод попадает в столбец A, общее количество — в столбец B; остальные столбцы экспорта («Счетчик сканирования», «Первое сканирование» и «Последнее сканирование») могут стоять правее. Затем посмотрите на контрольную ячейку вверху: она должна показывать 0.
5. Проверьте расхождения Отсортируйте или отфильтруйте лист «Опись» по столбцу «Расхождение». Пересчитайте крупные расхождения, пока полку никто не трогал, затем проведите фактический остаток в вашей учётной системе. Работаете с JTL-Wawi? Руководство по импорту в JTL-Wawi показывает путь через CSV.

Советы: количества, коды UPC и недостающие товары

• Количества должны быть числами. Приложение для iPhone записывает количества с десятичным знаком (14.0 или 14,0, если «Десятичный разделитель» установлен на запятую; по умолчанию он следует региону телефона); Android записывает 14. Количество, пришедшее как текст, СУММЕСЛИ пропускает, и итог получается слишком маленьким. После вставки каждое количество в столбце B должно быть выровнено по правому краю, а контрольная ячейка должна показывать 0; если это не так, установите «Десятичный разделитель» в соответствии с вашей таблицей и выполните экспорт заново. В немецком Excel значение вроде 1.5 даже превращается в дату.
• Коды UPC различаются между платформами. Приложение для iPhone записывает этикетку UPC-A как 13 цифр с ведущим 0, Android — как 12 цифр. Считайте товары с кодами UPC на одной платформе и используйте на листе «Опись» именно эту форму кода.
• Подсчитан, но отсутствует в списке: такие товары не появляются на листе «Опись». Добавьте строку с EAN, и фактический остаток появится.
• В списке, но не подсчитан: Фактический остаток и Расхождение остаются пустыми, поэтому пропущенный товар не может сойти за ноль. Пересчитайте его; если полка действительно пуста, добавьте на лист «Сканы» строку с его EAN и 0.
• Больше 500 товаров? Формулы охватывают 500 строк. Скопируйте ячейки «Фактический остаток» и «Расхождение» последней строки ниже.

Использование шаблона без DataScan

Опись работает и на бумаге. Скройте столбцы «Учётный остаток», «Фактический остаток» и «Расхождение», распечатайте лист «Опись» и попросите учётчиков записывать подсчитанное количество рядом с каждой строкой; ожидаемое количество никто не видит. После этого введите каждую подсчитанную строку на лист «Сканы» (EAN и количество) — фактический остаток и расхождение рассчитаются сами. Файл CSV содержит те же столбцы для любой другой таблицы.