Безкоштовний шаблон інвентаризаційного опису (Excel і CSV)

Цей безкоштовний шаблон інвентаризаційного опису розділяє інвентаризацію на дві вкладки таблиці: Скани збирає всі пораховані кількості, а Інвентаризаційний опис підсумовує їх за кожним EAN і показує різницю з вашим обліковим залишком. Завантажте його як робочу книгу Excel або як файл CSV. Шаблон працює з роздрукованим списком і ручкою, а найбільше ручного введення заощаджує, коли пораховані кількості надходять як файли сканування з DataScan на телефонах вашої команди.

Що містить шаблон інвентаризаційного опису

• Скани — це область вставлення: EAN у стовпці A, кількість у стовпці B, один рядок на порахований рядок. Вставте рядки даних з експортів усіх лічильників один під одним, без їхніх рядків заголовків. Контрольна клітинка над областю вставлення рахує кількості, що надійшли як текст; вона має показувати 0.
• Інвентаризаційний опис має стовпці EAN, Артикул, Найменування, Місце зберігання, Обліковий залишок, Фактичний залишок і Різниця. Перші п’ять ви заповнюєте зі свого списку товарів.
• Фактичний залишок підсумовує всі рядки аркуша «Скани» з однаковим EAN (SUMIF). Різниця — це фактичний залишок мінус обліковий: від’ємне число означає, що на полиці менше, ніж у системі. Фактичний залишок лишається порожнім, якщо жоден скан не має цього EAN, а Різниця лишається порожньою, доки немає обох залишків.
• Стовпці EAN мають текстовий формат, тож коди, які ви вводите або вставляєте як текст, зберігають початкові нулі. Рядки заголовків лишаються видимими під час прокручування.

Як використовувати шаблон із DataScan

1. Один раз налаштуйте телефони У DataScan рахуйте в режимі Сканування одного значення: скануйте штрихкод, вводьте кількість. У налаштуваннях режиму «Сканування одного значення» увімкніть Підсумуйте кількість, щоб кожен експорт мав один рядок на штрихкод із підсумком. Виберіть CSV як Бажаний формат експорту, встановіть CSV Розділювач на роздільник елементів списку, який використовує ваша таблиця (крапка з комою в українськомовному Excel, кома в англомовному Excel), а Десятковий роздільник — на її десятковий знак (кома в українськомовному Excel, крапка в англомовних таблицях). Файл налаштувань (Налаштування імпорту/експорту) переносить це налаштування на кожен телефон.
2. Заповніть інвентаризаційний опис Введіть або вставте свої товари на аркуш «Інвентаризаційний опис»: EAN, артикул, найменування, місце зберігання та обліковий залишок, наприклад з експорту товарів вашої облікової системи.
3. Рахуйте й експортуйте Кожен лічильник сканує свою зону й експортує сеанс як CSV: через меню «Поділитися», електронною поштою або на FTP-сервер. Скани зберігаються на телефоні, тож рахувати можна й без зв’язку. Рахуєте кілька зон? Експортуйте зону, потім торкніться Почати нове сканування й виберіть Видалити, перш ніж рахувати наступну зону, щоб кожен файл містив рівно одну зону.
4. Вставте кожен експорт на аркуш «Скани» Відкрийте кожен файл, скопіюйте його рядки даних без рядка заголовка й вставте їх під останнім заповненим рядком аркуша «Скани», починаючи з рядка 4. Використовуйте Спеціальне вставлення > Значення, щоб EAN зберегли текстовий формат. Штрихкод потрапляє в стовпець A, загальна кількість — у стовпець B; інші стовпці експорту (кількість сканувань, перше й останнє сканування) можуть стояти праворуч. Потім погляньте на контрольну клітинку вгорі: вона має показувати 0.
5. Перевірте різниці Відсортуйте або відфільтруйте аркуш «Інвентаризаційний опис» за стовпцем «Різниця». Перерахуйте великі розбіжності, поки полицю ще ніхто не чіпав, а потім проведіть фактичний залишок у своїй обліковій системі. Працюєте з JTL-Wawi? Посібник з імпорту в JTL-Wawi показує шлях через CSV.

Поради: кількості, коди UPC і відсутні товари

• Кількості мають бути числами. Застосунок для iPhone записує кількості з десятковим знаком (14.0, або 14,0, якщо «Десятковий роздільник» встановлено на «Кома»; за замовчуванням залежить від регіону телефона); Android записує 14. Кількість, що надійшла як текст, SUMIF пропускає, і підсумок виходить занизьким. Після вставлення кожна кількість у стовпці B має бути вирівняна праворуч, а контрольна клітинка має показувати 0; якщо ні, налаштуйте «Десятковий роздільник» відповідно до своєї таблиці й експортуйте знову. У німецькому Excel значення на кшталт 1.5 навіть перетворюється на дату.
• Етикетки UPC відрізняються залежно від платформи. Застосунок для iPhone записує етикетку UPC-A як 13 цифр із початковим 0, Android — як 12 цифр. Рахуйте товари з кодом UPC на одній платформі й використовуйте цю форму коду в інвентаризаційному описі.
• Пораховано, але немає в списку: такі товари не з’являються на аркуші «Інвентаризаційний опис». Додайте рядок з EAN, і фактичний залишок з’явиться.
• Є в списку, але не пораховано: Фактичний залишок і Різниця лишаються порожніми, тож пропущений товар не може зійти за нуль. Перерахуйте його; якщо полиця справді порожня, додайте на аркуш «Скани» рядок з його EAN і 0.
• Понад 500 товарів? Формули охоплюють 500 рядків. Скопіюйте клітинки «Фактичний залишок» і «Різниця» останнього рядка нижче.

Використання шаблону без DataScan

Інвентаризаційний опис працює й на папері. Приховайте стовпці «Обліковий залишок», «Фактичний залишок» і «Різниця», роздрукуйте аркуш «Інвентаризаційний опис», і нехай лічильники записують пораховану кількість біля кожного рядка; очікуваної кількості ніхто не бачить. Потім введіть кожен порахований рядок на аркуш «Скани» (EAN і кількість), і фактичний залишок та різниця розрахуються. Файл CSV містить ті самі стовпці для будь-якої іншої таблиці.