Modèle gratuit de feuille d'inventaire (Excel et CSV)

Ce modèle gratuit de feuille d'inventaire répartit un inventaire sur deux onglets de tableur : Scans recueille chaque quantité comptée, et la Feuille de comptage les additionne par EAN et affiche l'écart par rapport à votre stock théorique. Téléchargez-le en classeur Excel ou en fichier CSV. Il fonctionne avec une liste imprimée et un stylo, et vous épargne le plus de saisie quand les quantités comptées arrivent sous forme de fichiers de scan depuis DataScan, sur les téléphones de votre équipe.

Ce que contient le modèle de feuille de comptage

• Scans est la zone de collage : EAN en colonne A, quantité en colonne B, une ligne par ligne comptée. Collez les lignes de données des exports de tous les compteurs les unes sous les autres, sans leurs lignes d'en-tête. Une cellule de contrôle au-dessus de la zone de collage compte les quantités arrivées sous forme de texte ; elle doit afficher 0.
• Feuille de comptage contient les colonnes EAN, Référence, Désignation, Emplacement, Stock théorique, Stock compté et Écart. Vous remplissez les cinq premières à partir de votre liste d'articles.
• Stock compté additionne toutes les lignes de Scans portant le même EAN (SOMME.SI). Écart correspond au stock compté moins le stock théorique : un nombre négatif signifie qu'il y a moins en rayon que dans le système. Stock compté reste vide tant qu'aucun scan ne porte cet EAN, et Écart reste vide tant que les deux stocks ne sont pas renseignés.
• Les colonnes EAN sont au format texte : les codes saisis ou collés en tant que texte conservent leurs zéros initiaux. Les lignes d'en-tête restent visibles pendant le défilement.

Comment l'utiliser avec DataScan

1. Configurez les téléphones une fois Dans DataScan, comptez avec le Scan à valeur unique : scannez le code-barres, saisissez la quantité. Dans les réglages du Scan à valeur unique, activez Résumer les quantités, afin que chaque export contienne une ligne par code-barres avec son total. Choisissez CSV comme Format d'exportation préféré, réglez le Délimiteur CSV sur le séparateur de liste de votre tableur (point-virgule dans Excel en français, virgule dans Excel en anglais) et le Séparateur décimal sur son séparateur décimal (virgule dans Excel en français, point dans les tableurs en anglais). Un fichier de réglages (Paramètres d'importation/exportation) copie la configuration sur chaque téléphone.
2. Remplissez la feuille de comptage Saisissez ou collez vos articles dans la Feuille de comptage : EAN, référence, désignation, emplacement et stock théorique, par exemple à partir d'un export d'articles de votre système de gestion des stocks.
3. Comptez et exportez Chaque compteur scanne sa zone et exporte la session en CSV : via la feuille de partage, par e-mail ou vers un serveur FTP. Les scans sont enregistrés sur le téléphone, le comptage fonctionne donc sans réseau. Plusieurs zones à compter ? Exportez la zone, puis touchez Démarrer un nouveau scan et choisissez Supprimer avant de compter la zone suivante, afin que chaque fichier contienne exactement une zone.
4. Collez chaque export dans Scans Ouvrez chaque fichier, copiez ses lignes de données sans la ligne d'en-tête et collez-les sous la dernière ligne remplie de la feuille Scans, à partir de la ligne 4. Utilisez Collage spécial > Valeurs pour que les EAN gardent le format texte. Le code-barres va en colonne A, la quantité totale en colonne B ; les autres colonnes de l'export (nombre de scans, premier et dernier scan) peuvent rester à droite. Regardez ensuite la cellule de contrôle en haut : elle doit afficher 0.
5. Vérifiez les écarts Triez ou filtrez la Feuille de comptage par Écart. Recomptez les écarts importants tant que le rayon n'a pas été touché, puis comptabilisez le stock compté dans votre système de gestion des stocks. Vous utilisez JTL-Wawi ? Le guide d'import dans JTL-Wawi présente la voie CSV.

Conseils : quantités, codes UPC et articles manquants

• Les quantités doivent être des nombres. L'app iPhone écrit les quantités avec une décimale (14.0, ou 14,0 avec Séparateur décimal réglé sur Virgule ; la valeur par défaut suit la région du téléphone) ; Android écrit 14. Une quantité arrivée sous forme de texte est ignorée par SOMME.SI, et le comptage ressort trop bas. Après le collage, chaque quantité de la colonne B doit être alignée à droite et la cellule de contrôle doit afficher 0 ; sinon, réglez le Séparateur décimal selon votre tableur et exportez à nouveau. Dans Excel en allemand, une valeur comme 1.5 devient même une date.
• Les étiquettes UPC diffèrent selon la plateforme. L'app iPhone enregistre une étiquette UPC-A sur 13 chiffres avec un 0 initial, Android sur 12 chiffres. Comptez les articles à code UPC avec une seule plateforme et utilisez cette forme du code dans la Feuille de comptage.
• Compté, mais absent de la liste : ces articles n'apparaissent pas dans la Feuille de comptage. Ajoutez une ligne avec l'EAN, et le stock compté s'affiche.
• Sur la liste, mais pas compté : Stock compté et Écart restent vides, si bien qu'un article oublié ne peut pas passer pour zéro. Recomptez-le ; si le rayon est réellement vide, ajoutez dans Scans une ligne avec son EAN et 0.
• Plus de 500 articles ? Les formules couvrent 500 lignes. Recopiez vers le bas les cellules Stock compté et Écart de la dernière ligne.

Utiliser le modèle sans DataScan

La feuille de comptage fonctionne aussi sur papier. Masquez les colonnes Stock théorique, Stock compté et Écart, imprimez la Feuille de comptage et laissez les compteurs noter la quantité comptée à côté de chaque ligne ; personne ne voit la quantité attendue. Ensuite, saisissez chaque ligne comptée dans la feuille Scans (EAN et quantité), et le stock compté et l'écart suivent. Le fichier CSV contient les mêmes colonnes pour tout autre tableur.