Gratis sjabloon voor een voorraadtellijst (Excel en CSV)

Dit gratis sjabloon voor een voorraadtellijst verdeelt een voorraadopname over twee tabbladen: Scans verzamelt elk geteld aantal, en de Tellijst telt ze per EAN op en toont het verschil met uw boekvoorraad. Download het als Excel-werkmap of als CSV-bestand. Het werkt met een afgedrukte lijst en een pen, en het bespaart het meeste typwerk wanneer de getelde aantallen als scanbestanden van DataScan op de telefoons van uw team binnenkomen.

Wat zit er in het sjabloon voor de tellijst

• Scans is het plakgebied: EAN in kolom A, aantal in kolom B, één rij per getelde regel. Plak de gegevensrijen van de exports van alle tellers onder elkaar, zonder hun koprijen. Een controlecel boven het plakgebied telt aantallen die als tekst zijn binnengekomen; die moet 0 tonen.
• Tellijst heeft de kolommen EAN, Artikelnummer, Omschrijving, Locatie, Boekvoorraad, Getelde voorraad en Verschil. De eerste vijf vult u in vanuit uw artikellijst.
• Getelde voorraad telt elke rij in Scans met dezelfde EAN op (SOM.ALS). Verschil is de getelde voorraad min de boekvoorraad: een negatief getal betekent minder in het schap dan in het systeem. Getelde voorraad blijft leeg zolang geen scan die EAN heeft, en Verschil blijft leeg tot beide voorraden er zijn.
• De EAN-kolommen zijn als tekst opgemaakt, zodat codes die u als tekst typt of plakt hun voorloopnullen behouden. De koprijen blijven zichtbaar terwijl u scrolt.

Zo gebruikt u het met DataScan

1. Richt de telefoons één keer in Tel in DataScan met de Enkele-waardescan: barcode scannen, aantal typen. Schakel in de instellingen van de Enkele-waardescan Hoeveelheden samenvatten in, zodat elke export één rij per barcode met het totaal heeft. Kies CSV als Voorkeur exportformaat, stel CSV Scheidingsteken in op het lijstscheidingsteken van uw spreadsheet (puntkomma in Nederlandstalige Excel, komma in Engelstalige Excel) en Decimaal scheidingsteken op het decimaalteken ervan (komma in Nederlandstalige Excel, punt in Engelstalige spreadsheets). Een instellingenbestand (Instellingen voor importeren/exporteren) kopieert de inrichting naar elke telefoon.
2. Vul de tellijst in Voer uw artikelen in op het blad Tellijst of plak ze erin: EAN, artikelnummer, omschrijving, locatie en boekvoorraad, bijvoorbeeld uit een artikelexport van uw voorraadsysteem.
3. Tellen en exporteren Elke teller scant zijn of haar zone en exporteert de sessie als CSV: via het deelblad, per e-mail of naar een FTP-server. Scans worden op de telefoon opgeslagen, dus tellen werkt ook zonder bereik. Meerdere zones tellen? Exporteer de zone, tik daarna op Nieuwe scan starten en kies Verwijderen voordat u de volgende zone telt, zodat elk bestand precies één zone bevat.
4. Plak elke export in Scans Open elk bestand, kopieer de gegevensrijen zonder de koprij en plak ze onder de laatst gevulde rij van het blad Scans, te beginnen in rij 4. Gebruik Plakken speciaal > Waarden, zodat de EAN's hun tekstopmaak behouden. De barcode komt in kolom A, het totale aantal in kolom B; de overige kolommen van de export (aantal scans, eerste en laatste scan) mogen rechts daarvan staan. Kijk daarna naar de controlecel bovenaan: die moet 0 tonen.
5. Controleer de verschillen Sorteer of filter de tellijst op Verschil. Tel grote verschillen opnieuw zolang het schap nog onaangeroerd is, en boek daarna de getelde voorraad in uw voorraadsysteem. Werkt u met JTL-Wawi? De handleiding voor de JTL-Wawi-import toont de route via CSV.

Tips: aantallen, UPC-codes en ontbrekende artikelen

• Aantallen moeten getallen zijn. De iPhone-app schrijft aantallen met een decimaal (14.0, of 14,0 met Decimaal scheidingsteken op Komma; de standaardinstelling volgt de regio van de telefoon); Android schrijft 14. Een aantal dat als tekst binnenkomt, wordt door SOM.ALS overgeslagen, en de telling valt te laag uit. Na het plakken moet elk aantal in kolom B rechts uitgelijnd staan en moet de controlecel 0 tonen; zo niet, stel dan Decimaal scheidingsteken in op wat uw spreadsheet verwacht en exporteer opnieuw. In Duitstalige Excel wordt een waarde als 1.5 zelfs een datum.
• UPC-etiketten verschillen per platform. De iPhone-app legt een UPC-A-etiket vast als 13 cijfers met een voorloopnul, Android als 12 cijfers. Tel artikelen met een UPC-code met één platform en gebruik die vorm van de code op de tellijst.
• Geteld, maar niet op de lijst: zulke artikelen verschijnen niet op de tellijst. Voeg een rij met de EAN toe, dan verschijnt de getelde voorraad.
• Op de lijst, maar niet geteld: Getelde voorraad en Verschil blijven leeg, zodat een gemist artikel niet als nul kan doorgaan. Tel het opnieuw; is het schap echt leeg, voeg dan in Scans een rij toe met de EAN en 0.
• Meer dan 500 artikelen? De formules beslaan 500 rijen. Kopieer de cellen Getelde voorraad en Verschil van de laatste rij verder naar beneden.

Het sjabloon gebruiken zonder DataScan

De tellijst werkt ook op papier. Verberg de kolommen Boekvoorraad, Getelde voorraad en Verschil, druk de tellijst af en laat tellers het getelde aantal naast elke regel schrijven; niemand ziet het verwachte aantal. Typ daarna elke getelde regel in het blad Scans (EAN en aantal), en de getelde voorraad en het verschil volgen vanzelf. Het CSV-bestand bevat dezelfde kolommen voor elke andere spreadsheet.