Mẫu phiếu kiểm kê kho miễn phí (Excel và CSV)

Mẫu phiếu kiểm kê kho miễn phí này chia một đợt kiểm kê thành hai thẻ trang tính: Lượt quét thu thập mọi số lượng đã đếm, còn Phiếu kiểm kê cộng chúng lại theo từng EAN và hiển thị chênh lệch so với tồn sổ sách của bạn. Bạn có thể tải về dưới dạng bảng tính Excel hoặc tệp CSV. Mẫu dùng được với danh sách in ra và một cây bút, và tiết kiệm nhiều công gõ nhất khi số lượng đếm được đến dưới dạng tệp quét từ DataScan trên điện thoại của nhóm bạn.

Mẫu phiếu kiểm kê gồm những gì

• Lượt quét là vùng dán: EAN ở cột A, số lượng ở cột B, mỗi dòng đã đếm một hàng. Hãy dán các hàng dữ liệu từ tệp xuất của tất cả người đếm nối tiếp nhau, không kèm hàng tiêu đề của chúng. Một ô kiểm tra phía trên vùng dán đếm các số lượng đến dưới dạng văn bản; ô này phải hiển thị 0.
• Phiếu kiểm kê có các cột EAN, Mã hàng, Mô tả, Vị trí, Tồn sổ sách, Tồn kiểm kê và Chênh lệch. Bạn điền năm cột đầu từ danh sách mặt hàng của mình.
• Tồn kiểm kê cộng mọi hàng trong Lượt quét có cùng EAN (SUMIF). Chênh lệch là tồn kiểm kê trừ tồn sổ sách: số âm nghĩa là trên kệ ít hơn trong hệ thống. Tồn kiểm kê để trống khi không có lượt quét nào mang EAN đó, và Chênh lệch để trống cho đến khi có đủ cả hai giá trị tồn.
• Các cột EAN được định dạng văn bản, nên những mã bạn gõ hoặc dán dưới dạng văn bản giữ được các số 0 ở đầu. Các hàng tiêu đề luôn hiển thị khi bạn cuộn.

Cách dùng mẫu với DataScan

1. Thiết lập điện thoại một lần Trong DataScan, hãy đếm bằng Quét giá trị đơn: quét mã vạch, gõ số lượng. Trong phần cài đặt của Quét giá trị đơn, hãy bật Tổng hợp số lượng để mỗi tệp xuất chỉ có một hàng cho mỗi mã vạch kèm tổng của nó. Chọn CSV làm Định dạng xuất khẩu ưa thích, đặt Dấu phân cách CSV thành dấu phân cách danh sách mà bảng tính của bạn dùng (dấu chấm phẩy trong Excel tiếng Việt, dấu phẩy trong Excel tiếng Anh) và Dấu phân cách thập phân thành dấu thập phân của nó (dấu phẩy trong Excel tiếng Việt, dấu chấm trong bảng tính tiếng Anh). Một tệp cài đặt (Cài đặt Nhập/Xuất) sao chép thiết lập sang mọi điện thoại.
2. Điền phiếu kiểm kê Nhập hoặc dán các mặt hàng của bạn vào trang Phiếu kiểm kê: EAN, mã hàng, mô tả, vị trí và tồn sổ sách, chẳng hạn lấy từ tệp xuất danh mục hàng của hệ thống quản lý kho.
3. Đếm và xuất Mỗi người đếm quét khu vực của mình và xuất phiên quét thành CSV: qua bảng chia sẻ, qua email hoặc lên máy chủ FTP. Dữ liệu quét được lưu trên điện thoại, nên vẫn đếm được khi không có sóng. Đếm nhiều khu vực? Hãy xuất khu vực đó, rồi chạm Bắt đầu quét mới và chọn Xóa trước khi đếm khu vực tiếp theo, để mỗi tệp chứa đúng một khu vực.
4. Dán mọi tệp xuất vào Lượt quét Mở từng tệp, sao chép các hàng dữ liệu không kèm hàng tiêu đề và dán chúng bên dưới hàng cuối cùng đã điền của trang Lượt quét, bắt đầu từ hàng 4. Dùng Dán Đặc biệt > Giá trị để các EAN giữ định dạng văn bản. Mã vạch vào cột A, tổng số lượng vào cột B; các cột còn lại của tệp xuất (số lần quét, lần quét đầu và cuối) có thể nằm ở bên phải. Sau đó hãy xem ô kiểm tra ở phía trên: ô này phải hiển thị 0.
5. Kiểm tra chênh lệch Sắp xếp hoặc lọc trang Phiếu kiểm kê theo Chênh lệch. Đếm lại những chênh lệch lớn khi kệ hàng vẫn chưa bị động đến, rồi ghi nhận tồn kiểm kê vào hệ thống quản lý kho của bạn. Đang dùng JTL-Wawi? Hướng dẫn nhập vào JTL-Wawi trình bày cách làm qua CSV.

Mẹo: số lượng, mã UPC và mặt hàng bị thiếu

• Số lượng phải là số. Ứng dụng iPhone ghi số lượng kèm một chữ số thập phân (14.0, hoặc 14,0 khi Dấu phân cách thập phân đặt là Comma; mặc định theo khu vực của điện thoại); Android ghi 14. Một số lượng đến dưới dạng văn bản sẽ bị SUMIF bỏ qua, và kết quả đếm bị thấp hơn thực tế. Sau khi dán, mọi số lượng ở cột B phải được căn phải và ô kiểm tra phải hiển thị 0; nếu không, hãy đặt Dấu phân cách thập phân khớp với bảng tính của bạn và xuất lại. Trong Excel tiếng Đức, một giá trị như 1.5 thậm chí còn bị biến thành ngày tháng.
• Nhãn UPC khác nhau giữa các nền tảng. Ứng dụng iPhone ghi nhãn UPC-A thành 13 chữ số với số 0 ở đầu, Android ghi thành 12 chữ số. Hãy đếm các mặt hàng mang mã UPC bằng một nền tảng và dùng dạng mã đó trên trang Phiếu kiểm kê.
• Đã đếm nhưng không có trong danh sách: những mặt hàng này không xuất hiện trên trang Phiếu kiểm kê. Hãy thêm một hàng với EAN, và tồn kiểm kê sẽ hiện ra.
• Có trong danh sách nhưng chưa đếm: Tồn kiểm kê và Chênh lệch để trống, nên một mặt hàng bị bỏ sót không thể bị coi là bằng 0. Hãy đếm lại; nếu kệ thực sự trống, hãy thêm một hàng trong Lượt quét với EAN của nó và số 0.
• Hơn 500 mặt hàng? Các công thức áp dụng cho 500 hàng. Hãy sao chép các ô Tồn kiểm kê và Chênh lệch của hàng cuối cùng xuống tiếp phía dưới.

Dùng mẫu mà không cần DataScan

Phiếu kiểm kê cũng dùng được trên giấy. Hãy ẩn các cột Tồn sổ sách, Tồn kiểm kê và Chênh lệch, in trang Phiếu kiểm kê ra, và để người đếm ghi số lượng đếm được bên cạnh từng dòng; không ai nhìn thấy số lượng dự kiến. Sau đó, gõ từng dòng đã đếm vào trang Lượt quét (EAN và số lượng), tồn kiểm kê và chênh lệch sẽ tự tính theo. Tệp CSV chứa cùng các cột này cho bất kỳ bảng tính nào khác.