قالب مجاني لورقة جرد المخزون (Excel وCSV)

يقسّم هذا القالب المجاني لورقة جرد المخزون عملية الجرد على علامتي تبويب في جدول البيانات: عمليات المسح تجمع كل كمية معدودة، وورقة العدّ تجمعها لكل EAN وتُظهر الفرق عن مخزونك الدفتري. نزّله كمصنّف Excel أو كملف CSV. يعمل مع قائمة مطبوعة وقلم، ويوفّر أكبر قدر من الكتابة عندما تصل الكميات المعدودة كملفات مسح من DataScan على هواتف فريقك.

ما الذي يحتويه قالب ورقة العدّ

• عمليات المسح هي منطقة اللصق: EAN في العمود A، والكمية في العمود B، صفّ واحد لكل سطر معدود. الصق صفوف البيانات من ملفات تصدير جميع العادّين واحدًا تحت الآخر، دون صفوف الرؤوس. تعدّ خلية تحقّق فوق منطقة اللصق الكميات التي وصلت كنص؛ ويجب أن تعرض 0.
• ورقة العدّ تضمّ الأعمدة EAN، ورقم الصنف، والوصف، والموقع، والمخزون الدفتري، والمخزون المعدود، والفرق. تملأ الأعمدة الخمسة الأولى من قائمة أصنافك.
• المخزون المعدود يجمع كل صفوف عمليات المسح التي تحمل الـEAN نفسه (SUMIF). الفرق هو المخزون المعدود ناقص المخزون الدفتري: الرقم السالب يعني أن ما على الرفّ أقلّ مما في النظام. يبقى المخزون المعدود فارغًا عندما لا تحمل أي عملية مسح ذلك الـEAN، ويبقى الفرق فارغًا حتى يتوفّر المخزونان كلاهما.
• أعمدة EAN منسّقة كنص، لذا تحتفظ الرموز التي تكتبها أو تلصقها كنص بأصفارها البادئة. وتبقى صفوف الرؤوس ظاهرة أثناء التمرير.

كيفية استخدامه مع DataScan

1. جهّز الهواتف مرة واحدة في DataScan، عُدّ باستخدام مسح القيمة الواحدة: امسح الباركود، واكتب الكمية. في إعدادات مسح القيمة الواحدة، شغّل تلخيص الكميات، بحيث يحتوي كل تصدير على صفّ واحد لكل باركود مع مجموعه. اختر CSV في تنسيق التصدير المفضل، واضبط فاصل CSV على فاصل القوائم الذي يستخدمه جدول بياناتك (فاصلة في Excel باللغة الإنجليزية، وفاصلة منقوطة في Excel الألماني)، والفاصل العشري على علامته العشرية (نقطة في جداول البيانات باللغة الإنجليزية). ينسخ ملف إعدادات (إعدادات الاستيراد/التصدير) التهيئة إلى كل هاتف.
2. املأ ورقة العدّ أدخِل أصنافك أو الصقها في ورقة العدّ: EAN، ورقم الصنف، والوصف، والموقع، والمخزون الدفتري، مثلًا من تصدير أصناف من نظام المخزون لديك.
3. عُدّ وصدّر يمسح كل عادّ منطقته ويصدّر الجلسة بصيغة CSV: عبر قائمة المشاركة، أو بالبريد الإلكتروني، أو إلى خادم FTP. تُحفَظ عمليات المسح على الهاتف، لذا يعمل العدّ دون إشارة. تعدّ عدة مناطق؟ صدّر المنطقة، ثم اضغط على بدء مسح جديد واختر حذف قبل أن تعدّ المنطقة التالية، بحيث يحتوي كل ملف على منطقة واحدة بالضبط.
4. الصق كل تصدير في عمليات المسح افتح كل ملف، وانسخ صفوف بياناته دون صفّ الرؤوس، والصقها أسفل آخر صفّ مملوء في ورقة عمليات المسح، بدءًا من الصف 4. استخدم لصق خاص > القيم، حتى تحتفظ أرقام EAN بتنسيق النص. يذهب الباركود إلى العمود A، والكمية الإجمالية إلى العمود B؛ ويمكن أن تبقى الأعمدة الأخرى من التصدير (عدد عمليات المسح، وأول مسح وآخر مسح) في الأعمدة التالية. ثم انظر إلى خلية التحقّق في الأعلى: يجب أن تعرض 0.
5. تحقّق من الفروقات رتّب ورقة العدّ أو صفِّها حسب الفرق. أعد عدّ الفروقات الكبيرة ما دام الرفّ لم يُمسّ بعد، ثم سجّل المخزون المعدود في نظام المخزون لديك. تستخدم JTL-Wawi؟ يوضّح دليل الاستيراد إلى JTL-Wawi مسار CSV.

نصائح: الكميات ورموز UPC والأصناف المفقودة

• يجب أن تكون الكميات أرقامًا. يكتب تطبيق iPhone الكميات بخانة عشرية (14.0، أو 14,0 عند ضبط الفاصل العشري على فاصلة؛ الإعداد الافتراضي يتبع منطقة الهاتف)؛ أما Android فيكتب 14. وSUMIF تتخطّى الكمية التي تصل كنص، فيأتي العدّ أقلّ من الحقيقي. بعد اللصق، يجب أن تكون كل كمية في العمود B محاذاةً إلى الجهة المقابلة للنصوص، وأن تعرض خلية التحقّق 0؛ وإن لم يكن كذلك، فاضبط الفاصل العشري بما يطابق جدول بياناتك وصدّر مرة أخرى. ففي Excel الألماني، تتحوّل قيمة مثل 1.5 إلى تاريخ أيضًا.
• تختلف ملصقات UPC بين المنصّتين. يسجّل تطبيق iPhone ملصق UPC-A كـ13 رقمًا بصفر بادئ، وAndroid كـ12 رقمًا. عُدّ الأصناف المرمّزة بـUPC بمنصّة واحدة واستخدم صيغة الرمز تلك في ورقة العدّ.
• معدود، لكنه ليس في القائمة: لا تظهر هذه الأصناف في ورقة العدّ. أضف صفًّا بالـEAN، فيظهر المخزون المعدود.
• في القائمة، لكنه لم يُعدّ: يبقى المخزون المعدود والفرق فارغين، فلا يمكن أن يمرّ صنف فائت على أنه صفر. أعد عدّه؛ وإن كان الرفّ فارغًا فعلًا، فأضف صفًّا في عمليات المسح بالـEAN الخاص به و0.
• أكثر من 500 صنف؟ تغطّي الصيغ 500 صف. انسخ خليتي المخزون المعدود والفرق من الصف الأخير إلى الصفوف التالية.

استخدام القالب دون DataScan

تعمل ورقة العدّ على الورق أيضًا. أخفِ أعمدة المخزون الدفتري والمخزون المعدود والفرق، واطبع ورقة العدّ، ودع العادّين يكتبون الكمية المعدودة بجانب كل سطر؛ فلا يرى أحد الكمية المتوقّعة. بعد ذلك، اكتب كل سطر معدود في ورقة عمليات المسح (EAN والكمية)، فيتبعه المخزون المعدود والفرق. ويحتوي ملف CSV على الأعمدة نفسها لأي جدول بيانات آخر.