Șablon gratuit de fișă de inventar (Excel și CSV)

Acest șablon gratuit de fișă de inventar împarte o inventariere în două file ale foii de calcul: Scanări colectează fiecare cantitate numărată, iar Fișă de inventar le adună pe fiecare EAN și arată diferența față de stocul scriptic. Descărcați-l ca registru Excel sau ca fișier CSV. Funcționează cu o listă tipărită și un pix și economisește cel mai mult tastat atunci când cantitățile numărate sosesc ca fișiere de scanare din DataScan, de pe telefoanele echipei dumneavoastră.

Ce conține șablonul fișei de inventar

• Scanări este zona de lipire: EAN în coloana A, cantitatea în coloana B, câte un rând pentru fiecare linie numărată. Lipiți rândurile de date din exporturile tuturor inventariatorilor unul sub altul, fără rândurile lor de antet. O celulă de verificare deasupra zonei de lipire numără cantitățile sosite ca text; trebuie să arate 0.
• Fișă de inventar are coloanele EAN, Cod articol, Denumire, Locație, Stoc scriptic, Stoc numărat și Diferență. Primele cinci le completați din lista dumneavoastră de articole.
• Stoc numărat adună fiecare rând din Scanări cu același EAN (SUMIF). Diferență este stocul numărat minus stocul scriptic: un număr negativ înseamnă mai puțin pe raft decât în sistem. Stoc numărat rămâne gol când nicio scanare nu are acel EAN, iar Diferență rămâne goală până când există ambele stocuri.
• Coloanele EAN sunt formatate ca text, astfel încât codurile pe care le tastați sau le lipiți ca text își păstrează zerourile de la început. Rândurile de antet rămân vizibile în timp ce derulați.

Cum îl folosiți cu DataScan

1. Configurați telefoanele o singură dată În DataScan, numărați cu Scanare cu valoare unică: scanați codul de bare, tastați cantitatea. În setările pentru Scanare cu valoare unică, activați Rezumarea cantităților, astfel încât fiecare export să aibă un singur rând per cod de bare, cu totalul său. Alegeți CSV ca Format de export preferat, setați Delimitator CSV la separatorul de listă folosit de foaia dumneavoastră de calcul (punct și virgulă în Excel în limba română, virgulă în Excel în limba engleză) și Separator zecimal la semnul zecimal al acesteia (virgulă în Excel în limba română, punct în foile de calcul în limba engleză). Un fișier de setări (Setări de import/export) copiază configurația pe fiecare telefon.
2. Completați fișa de inventar Introduceți sau lipiți articolele în foaia Fișă de inventar: EAN, cod articol, denumire, locație și stoc scriptic, de exemplu dintr-un export de articole din sistemul dumneavoastră de gestiune a stocurilor.
3. Numărați și exportați Fiecare inventariator își scanează zona și exportă sesiunea ca CSV: prin meniul de partajare, prin e-mail sau către un server FTP. Scanările sunt salvate pe telefon, deci numărarea funcționează și fără semnal. Numărați mai multe zone? Exportați zona, apoi atingeți Începeți o scanare nouă și alegeți Șterge înainte de a număra zona următoare, astfel încât fiecare fișier să conțină exact o zonă.
4. Lipiți fiecare export în Scanări Deschideți fiecare fișier, copiați rândurile de date fără rândul de antet și lipiți-le sub ultimul rând completat din foaia Scanări, începând cu rândul 4. Folosiți Lipire specială > Valori, ca EAN-urile să își păstreze formatul text. Codul de bare ajunge în coloana A, cantitatea totală în coloana B; celelalte coloane ale exportului (Numărătoarea scanării, Prima scanare și Ultima scanare) pot rămâne în dreapta. Apoi uitați-vă la celula de verificare din partea de sus: trebuie să arate 0.
5. Verificați diferențele Sortați sau filtrați foaia Fișă de inventar după Diferență. Renumărați diferențele mari cât timp raftul este încă neatins, apoi înregistrați stocul numărat în sistemul dumneavoastră de gestiune a stocurilor. Folosiți JTL-Wawi? Ghidul de import JTL-Wawi arată varianta prin CSV.

Sfaturi: cantități, coduri UPC și articole lipsă

• Cantitățile trebuie să fie numere. Aplicația pentru iPhone scrie cantitățile cu o zecimală (14.0, sau 14,0 când Separator zecimal este setat la virgulă; valoarea implicită urmează regiunea telefonului); Android scrie 14. O cantitate sosită ca text este ignorată de SUMIF, iar numărătoarea iese prea mică. După lipire, fiecare cantitate din coloana B trebuie să fie aliniată la dreapta, iar celula de verificare trebuie să arate 0; dacă nu, setați Separator zecimal conform foii de calcul și exportați din nou. În Excel în limba germană, o valoare precum 1.5 devine chiar o dată calendaristică.
• Etichetele UPC diferă între platforme. Aplicația pentru iPhone înregistrează o etichetă UPC-A ca 13 cifre cu un 0 la început, Android ca 12 cifre. Numărați articolele cu cod UPC cu o singură platformă și folosiți acea formă a codului în foaia Fișă de inventar.
• Numărat, dar nu pe listă: astfel de articole nu apar în foaia Fișă de inventar. Adăugați un rând cu EAN-ul, iar stocul numărat apare.
• Pe listă, dar nenumărat: Stoc numărat și Diferență rămân goale, astfel încât un articol omis nu poate trece drept zero. Renumărați-l; dacă raftul este într-adevăr gol, adăugați în Scanări un rând cu EAN-ul său și 0.
• Mai mult de 500 de articole? Formulele acoperă 500 de rânduri. Copiați mai jos celulele Stoc numărat și Diferență din ultimul rând.

Folosirea șablonului fără DataScan

Fișa de inventar funcționează și pe hârtie. Ascundeți coloanele Stoc scriptic, Stoc numărat și Diferență, tipăriți foaia Fișă de inventar și lăsați inventariatorii să scrie cantitatea numărată lângă fiecare rând; nimeni nu vede cantitatea așteptată. După aceea, tastați fiecare rând numărat în foaia Scanări (EAN și cantitate), iar stocul numărat și diferența rezultă automat. Fișierul CSV conține aceleași coloane pentru orice altă foaie de calcul.