Używaj iPhone'a jako skanera kodów kreskowych do inwentaryzacji

Tak — iPhone może zastąpić dedykowany ręczny skaner kodów kreskowych w większości prac inwentaryzacyjnych. Z biznesową aplikacją do skanowania, taką jak DataScan, aparat odczytuje 13 typów kodów kreskowych, rejestruje ilości i notatki, działa w pełni offline i eksportuje uporządkowane pliki CSV lub Excel do systemu, którego już Państwo używają. To, czy powinien zastąpić skaner ręczny, zależy od tego, ile godzin dziennie Państwo skanują, a ten poradnik uczciwie wyznacza tę granicę.

Pytanie ukryte za pytaniem: czy potrzebują Państwo dedykowanego skanera?

Dedykowany sprzęt inwentaryzacyjny jest tworzony dla dużych przedsiębiorstw: do wzmocnionych skanerów ręcznych dochodzą stacje ładujące, zarządzanie urządzeniami oraz — w wielu pakietach — abonament na oprogramowanie. Łatwo to uzasadnić w centrum dystrybucyjnym skanującym osiem godzin dziennie. Trudniej uzasadnić w sklepie, warsztacie, laboratorium czy małym magazynie, który liczy zapasy kilka godzin w tygodniu.

Tymczasem telefon w Państwa kieszeni ma już aparat, ekran do przeglądania danych i połączenie sieciowe do dostarczania plików. Brakuje tylko oprogramowania, które traktuje skanowanie jako zbieranie danych, a nie jako sztuczkę — i właśnie tę lukę wypełnia aplikacja stworzona do tego celu.

Aparat kontra skaner laserowy: uczciwe porównanie

Tam, gdzie dedykowany skaner ręczny naprawdę wygrywa:

• Ergonomia przez cały dzień. Fizyczny spust i uchwyt pistoletowy biją dotykanie ekranu przy tysiącach skanów na zmianę.
• Odporność na trudne warunki. Wzmocnione urządzenia znoszą betonowe posadzki i alejki chłodni.
• Moduły dalekiego zasięgu. Specjalistyczne skanery odczytują etykiety paletowe z kilku metrów.

Tam, gdzie wygrywa aparat telefonu:

• Bez dodatkowego sprzętu. Aplikacja w abonamencie na telefonie, który już Państwo mają.
• Zakres symbolik. 13 typów kodów kreskowych, w tym kody dwuwymiarowe (QR, Data Matrix, Aztec, PDF417).
• Zbieranie danych, a nie samo dekodowanie. Ilości, wielowierszowe notatki, współrzędne GPS i powiązania produkt–pojemnik rejestrowane w momencie skanowania.
• Uporządkowany eksport. Plik z nazwanymi kolumnami i znacznikami czasu zamiast surowych naciśnięć klawiszy wysyłanych do dowolnego aktywnego okna.
• Zerowy opór przy wdrożeniu. Każdy w zespole już nosi telefon i wie, jak go używać.

Pięć trybów skanowania: dopasuj narzędzie do zadania inwentaryzacyjnego

Praca z zapasami ma różne postacie, dlatego DataScan ma pięć odrębnych trybów:

• Skanowanie ciągłe — szybkie liczenie z pauzą po dotknięciu i przytrzymaniu; idealny do przechodzenia wzdłuż półki lub regału.
• Skanowanie pojedynczej wartości — zeskanuj produkt, wpisz ilość; fundament inwentaryzacji i liczenia cyklicznego.
• Skanowanie wielu wartości — dołącz notatki i lokalizację GPS do każdego skanu; stworzony do inspekcji terenowych i audytów stanu technicznego.
• Skanowanie jeden do wielu — zeskanuj pojemnik, a potem produkty, które do niego trafiają; pakowanie i budowanie palet bez papierkowej roboty.
• Skanowanie z wyszukiwaniem — zaimportuj swoją bazę produktów i weryfikuj względem niej dowolny kod kreskowy na miejscu.

Jak skonfigurować iPhone'a jako skaner do inwentaryzacji

1. Zainstaluj biznesową aplikację do skanowania Zainstaluj DataScan z App Store — albo z Google Play dla członków zespołu korzystających z Androida. 7-dniowy bezpłatny okres próbny obejmuje wszystkie funkcje, więc przeprowadź prawdziwy spis przed podjęciem decyzji.
2. Wybierz tryb skanowania pasujący do zadania Skanowanie ciągłe do szybkiego liczenia, Skanowanie pojedynczej wartości do ilości, Skanowanie wielu wartości do notatek i GPS, Skanowanie jeden do wielu do pakowania, Skanowanie z wyszukiwaniem do weryfikacji względem zaimportowanej listy produktów.
3. Skonfiguruj eksport jeden raz Ustaw format eksportu (CSV lub Excel), zmień nazwy nagłówków kolumn tak, aby pasowały do Państwa arkusza lub szablonu importu w systemie ERP, i wybierz formaty daty. Zrób to raz; każdy kolejny eksport nie będzie wymagał poprawek.
4. Zeskanuj zapasy Skieruj aparat na każdą etykietę. Skany zapisują się lokalnie ze znacznikami czasu i działają w pełni offline — także wśród regałów, w piwnicach i w miejscach bez zasięgu.
5. Wyeksportuj do istniejącego systemu Wyślij plik e-mailem przez własny serwer SMTP, prześlij go przez FTP/SFTP albo udostępnij dowolnej aplikacji. Następnie zaimportuj go do Excela, Google Sheets lub swojego systemu ERP. Pełny opis znajdą Państwo w poradniku skanowania do Excela.

Czego potrzeba zamiast dedykowanego sprzętu

Wariant z telefonem wymaga abonamentu DataScan — po 7-dniowym bezpłatnym okresie próbnym z odblokowanymi wszystkimi funkcjami — na urządzeniach, które już Państwo mają, a plik ustawień kopiuje konfigurację na każdy kolejny telefon, więc wszystkie eksportują te same kolumny. Żadnego nowego sprzętu do kupienia, ładowania, zgubienia czy wymiany. Przykład liczenia cyklicznego w handlu pokazuje, jak skonfigurować bieżące liczenie telefonami bez zakupu choćby jednego skanera.

Wdrożenie w zespole

Ponieważ każdy już wie, jak używać telefonu, wdrożenie wymaga niewielkiego szkolenia. Przydziel każdej osobie strefę, pozwól każdemu urządzeniu skanować własne sesje i niech każda osoba wyeksportuje własny plik — pliki łączą się potem w arkuszu jednym wklejeniem na osobę. Jeśli mają Państwo ostrzejsze wymagania dotyczące marki lub procesu, interfejs można dostosować, a plik ustawień udostępnić na każde urządzenie, tak aby sezonowy pomocnik widział dokładnie te same ekrany co kierownik magazynu. Pełny scenariusz liczenia równoległego znajdą Państwo w poradniku o inwentaryzacji.

Gdzie telefon jest niewłaściwym narzędziem

Wiarygodność wymaga powiedzenia tego wprost: jeśli Państwa operacja skanuje tysiące pozycji na pracownika dziennie, kup sprzęt stworzony do tego celu — ergonomia się kumuluje. Jeśli potrzebują Państwo urządzeń certyfikowanych do pracy w mroźni lub w wykonaniu iskrobezpiecznym, telefon odpada już ze względu na środowisko pracy. A jeśli proces wymaga zapisu na żywo, dla każdego skanu, do centralnej bazy systemu WMS, świadomie oparty na plikach model DataScan (skanowanie, a potem eksport CSV/Excel) tego nie zapewnia — rezygnuje z zapisu w czasie rzeczywistym w zamian za zerową infrastrukturę i pełną pracę offline. Wszystkim pozostałym polecamy zacząć od telefonu, który już noszą przy sobie.