Como digitalizar códigos de barras para o Google Sheets

Há duas formas fiáveis de levar leituras de códigos de barras para o Google Sheets: exportar um CSV de uma app de leitura e importá-lo para a sua folha (Ficheiro → Importar → Anexar) ou, se a sua equipa tiver a sua própria automatização por e-mail, enviar-lhe a exportação por e-mail e deixar que esse serviço acrescente as linhas. O DataScan trata da primeira parte de ambas: a leitura e o ficheiro. Este guia percorre as duas vias.

Quando o seu inventário vive numa folha do Google Sheets

O Google Sheets é o sistema de inventário de facto de um enorme número de pequenas operações: partilhado com a equipa, sempre com cópia de segurança, gratuito. O atrito está na introdução dos dados. Estar numa arrecadação a ler códigos de barras em caixas e a escrevê-los com o polegar na app móvel do Sheets é lento, e o teclado do telemóvel é uma máquina de trocar dígitos. A solução é separar a captação do armazenamento: digitalizar depressa com uma app criada para o efeito e depois levar os dados para a sua folha numa importação limpa — ou por e-mail para uma automatização gerida por si, como descrito abaixo.

Via A: exportar CSV e importar para o Google Sheets

Esta é a via mais simples e a mais adequada para trabalho periódico — contagens, verificações de receção, auditorias. Sem contas ligadas, sem automatizações para manter e nada de novo para aprender além de um menu no Sheets. E porque a leitura acontece na app e não no navegador, também funciona quando a arrecadação não tem sinal nenhum.

1. Digitalize os seus artigos com uma app de códigos de barras Instale o DataScan no seu iPhone ou telemóvel Android e digitalize os artigos como uma sessão — o modo Leitura contínua para uma lista simples e o modo Leitura de valor único quando cada artigo precisa de uma quantidade. A leitura funciona totalmente sem ligação à internet, pelo que uma arrecadação sem cobertura não é obstáculo.
2. Exporte a sessão como CSV Exporte a sessão concluída como ficheiro CSV. Nas Definições controla o delimitador, a inclusão de cabeçalhos, os nomes das colunas e o formato da data — configure-os uma vez para espelharem as colunas da sua folha e todas as exportações futuras alinharão automaticamente.
3. Importe o CSV para o Google Sheets Abra a sua folha de inventário e escolha Ficheiro → Importar → Carregar. A definição decisiva é Local de importação: “Anexar à folha atual” — as suas leituras são acrescentadas como novas linhas por baixo dos dados existentes em vez de os substituir.
4. Opcional: envie o ficheiro por e-mail para a sua própria automatização Se fizer isto semanal ou diariamente e já utilizar um serviço de automatização, a via B abaixo mostra a entrega por e-mail.

Via B: envie o ficheiro por e-mail para uma automatização gerida por si

O DataScan pode enviar uma exportação por e-mail através do seu próprio servidor SMTP quando toca em Enviar e-mail. O DataScan não tem integração com o Zapier nem com o Google, mas se a sua equipa já utiliza um serviço de automatização, esse e-mail pode servir-lhe de acionador:

• Defina o destino. Nas definições SMTP do DataScan, defina em Para o e-mail um endereço dedicado que o seu serviço de automatização monitorize.
• Crie a automatização do seu lado. No seu serviço de automatização: acione com a chegada do e-mail, analise o CSV anexado e associe as suas colunas a uma ação de “Criar linha(s) na folha de cálculo” na sua folha do Google Sheets. Esta parte fica fora do DataScan.
• Digitalize e toque em Enviar e-mail. Cada exportação que envia chega à automatização, que acrescenta as linhas se estiver bem configurada. Verifique a folha depois dos primeiros envios.

O exemplo de fluxo de trabalho de reposição de contentores usa o mesmo passo por e-mail, com o ficheiro a seguir para um fornecedor em vez de uma folha. Se o serviço de automatização estiver em baixo, continua a ter o e-mail e o ficheiro — nada se perde.

Tornar a automatização robusta

Alguns pormenores separam uma automatização por e-mail que funciona discretamente durante anos de um que se parte na primeira semana:

• Teste primeiro com uma sessão de três artigos. Digitalize três códigos de barras conhecidos, envie o e-mail e verifique a folha. É muito mais fácil detetar uma coluna mal associada em três linhas do que em trezentas.
• Mantenha os cabeçalhos ativos e estáveis. Inclua cabeçalhos na exportação CSV e nunca lhes mude o nome depois — a automatização associa pelo cabeçalho e uma coluna renomeada deixa cair dados silenciosamente no campo errado.
• Normalize o formato da data. Defina o formato de data do DataScan como ISO (AAAA-MM-DD) para que o Google Sheets interprete as datas e horas sem ambiguidade, independentemente da região da folha.
• Exporte uma vez por localização ou tarefa. Um ficheiro por zona é fácil de rastrear quando uma contagem parecer estranha — muito mais fácil do que dissecar um único ficheiro gigante.

Que via deve escolher?

• Contagem mensal ou auditoria pontual: via A. Uma importação ocasional não justifica uma automatização.
• Fluxo de trabalho recorrente, um operador: via B, se já utilizar um serviço de automatização.
• Fluxo de trabalho recorrente, vários operadores: via B, com todos a enviar e-mail para a mesma automatização — a folha torna-se o ponto de fusão.
• Equipa centrada no Excel? A mesma sessão exporta-se como ficheiro Excel — consulte digitalizar códigos de barras para o Excel.

Outras opções, avaliadas com honestidade

Os suplementos do Google Sheets e os leitores em Apps Script funcionam dentro do separador do navegador: viáveis para digitalizar três artigos à secretária, penosos para uma centena numa arrecadação e inúteis sem ligação. Os leitores Bluetooth do tipo emulador de teclado conseguem escrever na app móvel do Sheets, mas introduzem os dados na célula que tiver o foco — basta um dedo mal colocado e o alinhamento das colunas desaparece, além de não haver captação de quantidades nem registo de data e hora. Alguns produtos SaaS de inventário oferecem de facto integrações genuínas com o Sheets — a preços por utilizador e com os seus dados de existências alojados nos servidores deles. O modelo de captar e depois importar é ligeiramente menos vistoso e consideravelmente mais robusto: os seus dados estão sempre num ficheiro que controla e cada passo pode ser inspecionado quando algo parecer errado. Esse compromisso é o tema de toda a conceção baseada em ficheiros do DataScan.