Come scansionare i codici a barre su Google Sheets

Esistono due modi affidabili per portare le scansioni dei codici a barre in Google Sheets: esportare un CSV da un'app di scansione e importarlo nel foglio (File → Importa → Aggiungi), oppure, se il Suo team gestisce una propria automazione e-mail, inviarle l'esportazione per e-mail e lasciare che sia quel servizio ad aggiungere le righe. DataScan si occupa della prima parte di entrambi: la scansione e il file. Questa guida illustra entrambi i metodi.

Quando il Suo inventario vive in un foglio Google

Google Sheets è di fatto il sistema di inventario per moltissime piccole realtà: condiviso con il team, sempre salvato, gratuito. L'attrito sta nell'inserimento. Stare in magazzino a leggere i codici a barre sugli scatoloni e digitarli nell'app mobile di Sheets è lento, e la tastiera del telefono è una macchina per invertire le cifre. La soluzione è separare l'acquisizione dall'archiviazione: scansioni rapidamente con un'app progettata allo scopo, poi faccia arrivare i dati nel foglio con un'unica importazione pulita, oppure per e-mail a un'automazione che gestisce Lei stesso, come descritto più sotto.

Percorso A: esporti il CSV e lo importi in Google Sheets

È il percorso più semplice e quello giusto per il lavoro periodico: conteggi, controlli in ricezione, verifiche. Nessun account collegato, nessuna automazione da mantenere e niente di nuovo da imparare oltre a un menu in Sheets. Poiché la scansione avviene nell'app e non nel browser, funziona anche quando il magazzino non ha alcun segnale.

1. Scansioni i Suoi articoli con un'app per codici a barre Installi DataScan sul Suo iPhone o telefono Android e scansioni gli articoli come una sessione: modalità continua per un elenco semplice, modalità a valore singolo quando ogni articolo necessita di una quantità. La scansione funziona completamente offline, quindi un magazzino in zona d'ombra non è un ostacolo.
2. Esporti la sessione come CSV Esporti la sessione conclusa come file CSV. In Impostazioni controlla il delimitatore, l'inclusione delle intestazioni, i nomi delle colonne e il formato della data: li imposti una volta sola per rispecchiare le colonne del Suo foglio e ogni esportazione futura si allineerà automaticamente.
3. Importi il CSV in Google Sheets Apra il Suo foglio di inventario e scelga File → Importa → Carica. L'impostazione decisiva è Posizione di importazione: “Aggiungi al foglio corrente”: le Sue scansioni vengono aggiunte come nuove righe sotto i dati esistenti invece di sostituirli.
4. Opzionale: invii il file per e-mail alla Sua automazione Se lo fa ogni settimana o ogni giorno e usa già un servizio di automazione, il percorso B qui sotto mostra il passaggio via e-mail.

Percorso B: invii il file per e-mail a un'automazione gestita da Lei

DataScan può inviare un'esportazione per e-mail tramite il Suo server SMTP quando tocca Invia e-mail. DataScan non ha integrazioni con Zapier o Google, ma se il Suo team usa già un servizio di automazione, quell'e-mail può fungere da trigger:

• Imposti la destinazione. Nelle impostazioni SMTP di DataScan imposti Email Destinatario su un indirizzo dedicato, monitorato dal Suo servizio di automazione.
• Costruisca l'automazione dalla Sua parte. Nel Suo servizio di automazione: attivi il trigger sull'e-mail in arrivo, analizzi il CSV allegato e mappi le sue colonne su un'azione “Crea righe nel foglio di calcolo” sul Suo foglio Google. Questa parte avviene al di fuori di DataScan.
• Scansioni, poi tocchi Invia e-mail. Ogni esportazione che invia raggiunge l'automazione, che aggiunge le righe se è configurata correttamente. Controlli il foglio dopo i primi invii.

Il flusso di lavoro di esempio per il riapprovvigionamento dei contenitori usa lo stesso passaggio e-mail, con il file che va a un fornitore invece che a un foglio. Se il servizio di automazione è fuori servizio, Lei ha comunque l'e-mail e il file: nulla va perso.

Rendere l'automazione robusta

Pochi dettagli separano un'automazione e-mail che funziona silenziosamente per anni da una che si rompe nella prima settimana:

• Provi prima con una sessione di tre articoli. Scansioni tre codici a barre noti, invii l'e-mail e controlli il foglio. È molto più facile individuare una colonna mappata male su tre righe che su trecento.
• Mantenga le intestazioni attive e stabili. Includa le intestazioni nell'esportazione CSV e non le rinomini mai in seguito: l'automazione mappa in base all'intestazione, e una colonna rinominata fa finire i dati nel campo sbagliato senza avvisi.
• Standardizzi il formato della data. Imposti il formato data di DataScan su ISO (AAAA-MM-GG) così Google Sheets interpreta le marche temporali senza ambiguità, indipendentemente dalle impostazioni locali del foglio.
• Esporti una volta per ogni ubicazione o compito. Un file per zona è facile da rintracciare quando un conteggio non torna, molto più semplice che sezionare un unico file gigantesco.

Quale percorso scegliere?

• Conteggio mensile o verifica una tantum: percorso A. Un'importazione occasionale non giustifica un'automazione.
• Flusso di lavoro ricorrente, un solo operatore: percorso B, se usa già un servizio di automazione.
• Flusso di lavoro ricorrente, più operatori: percorso B, con tutti che inviano e-mail alla stessa automazione: il foglio diventa il punto di unione.
• Team incentrato su Excel? La stessa sessione si esporta come file Excel: veda come scansionare i codici a barre su Excel.

Altre opzioni, valutate onestamente

I componenti aggiuntivi di Google Sheets e gli scanner in Apps Script girano dentro la scheda del browser: praticabili per scansionare tre articoli alla scrivania, penosi per cento in magazzino e inutili offline. Gli scanner Bluetooth in emulazione tastiera possono digitare nell'app mobile di Sheets, ma inseriscono il dato nella cella attiva: basta un dito di troppo e l'allineamento delle colonne è perso, senza contare che non c'è acquisizione di quantità né marcatura temporale. Alcuni prodotti SaaS per l'inventario offrono davvero integrazioni native con Sheets, a prezzi per postazione e con i dati delle Sue giacenze ospitati sui loro server. Lo schema acquisisci-e-poi-importa è leggermente meno affascinante e considerevolmente più robusto: i Suoi dati sono sempre in un file che controlla Lei e ogni passaggio può essere ispezionato quando qualcosa non torna. Questo compromesso è il filo conduttore dell'intero impianto basato su file di DataScan.