Come portare le scansioni dei codici a barre in SAP o QuickBooks (importazione CSV)

Un modo semplice per portare in SAP o QuickBooks le scansioni mobili dei codici a barre è un file: scansioni con un'app per telefono, esporti un file CSV o Excel strutturato come lo prevede la routine di importazione del Suo sistema e lasci che sia la routine a registrare i dati. DataScan acquisisce le scansioni, formatta il file e lo carica sul Suo server SFTP con un solo tocco: nessuna licenza di scansione, nessun abbonamento a middleware, nessun progetto API.

Scansione mobile senza un progetto di integrazione

La scansione mobile che registra i dati direttamente in SAP o QuickBooks di solito comporta un prodotto aggiuntivo, dispositivi dedicati e un progetto di integrazione. Per un magazzino che esegue un conteggio settimanale o un negozio che riceve qualche pallet al giorno, spesso è più di quanto il lavoro richieda.

Il Suo sistema sa già importare un file. SAP dispone da decenni di batch input e routine di caricamento da file; QuickBooks importa Excel e CSV nativamente. L'unico pezzo mancante è acquisire scansioni accurate sul campo e consegnare un file pulito: un problema da app per telefono, non un problema da ERP.

Dalla scansione al CSV a SAP o QuickBooks: passo dopo passo

1. Definisca il file di cui il Suo sistema ha bisogno Prima di toccare l'app, chieda a chi gestisce l'importazione quali colonne, intestazioni, delimitatore e formato data si aspetti. Un caricamento di inventario fisico SAP potrebbe richiedere materiale, quantità, data di conteggio; un'importazione di articoli in QuickBooks vuole i propri nomi di intestazione. Dieci minuti con la persona giusta a questo punto Le risparmiano ogni esportazione futura.
2. Configuri l'esportazione di DataScan di conseguenza In Impostazioni definisca il formato di esportazione (CSV o Excel), il delimitatore CSV (virgola o punto e virgola), le interruzioni di riga e i formati di data e ora. Poi rinomini le intestazioni delle colonne che l'app consente di rinominare: la colonna del codice a barre (in Materiale o SKU, come indica la specifica), la colonna della quantità o del conteggio e, nella modalità uno-a-molti, le colonne primaria e secondaria. È un lavoro da fare una volta sola: da quel momento ogni esportazione ha la stessa struttura.
3. Scansioni con la modalità adatta al compito Per i conteggi di inventario destinati a SAP o a una rettifica QuickBooks usi la scansione a valore singolo: scansioni il codice a barre, digiti la quantità contata, una riga per articolo. Per gli elenchi semplici (numeri di serie, cartoni ricevuti) la scansione continua è più rapida. Se esporta prima un elenco anagrafico dal Suo sistema, la scansione di ricerca verifica ogni codice a barre a fronte di esso mentre procede: veda la guida su come verificare le scansioni a fronte di un database prodotti.
4. Consegni il file Esporti la sessione e scelga il percorso: caricamento via SFTP direttamente in una cartella del server, e-mail tramite il Suo server SMTP oppure condivisione del file con qualsiasi app sul telefono. Ogni sessione riceve un proprio nome file; un suffisso con data e ora in Denominazione dei file di esportazione mantiene i file in ordine.
5. Importi in SAP o QuickBooks Esegua la routine che il Suo sistema già possiede. In SAP si tratta tipicamente di una sessione di batch input o di un caricamento in stile LSMW per gli inventari, oppure semplicemente della consegna del file al team che gestisce quelle transazioni. In QuickBooks usi l'importazione Excel/CSV integrata oppure incolli le righe in una rettifica di magazzino. In entrambi i casi la registrazione dei dati avviene tramite il meccanismo proprio e supportato del sistema.
6. Verifichi la registrazione Controlli a campione qualche record importato confrontandolo con la sessione sul telefono. Il numero di righe e le marche temporali di ogni scansione rendono facile confermare che l'intero file sia arrivato e mostrano quando ogni articolo è stato scansionato.

SFTP: la vittoria silenziosa dell'automazione

Se la Sua organizzazione dispone di un middleware di integrazione, o anche solo di un semplice processo pianificato, la cartella sorvegliata è lo schema classico: i file che compaiono nella cartella vengono convalidati e importati automaticamente. DataScan carica una sessione conclusa su un server SFTP quando tocca Salva sul server, il che riduce il flusso di lavoro a scansiona, tocca Salva sul server, fatto. Il magazzino non tocca mai un computer. Ogni sessione riceve un proprio nome file; aggiunga un suffisso con data e ora in Denominazione dei file di esportazione, così il processo di importazione può prendere i file in ordine.

Questo è anche il limite onesto dell'approccio, detto chiaramente: è basato su file, non in tempo reale. Le scansioni vengono registrate quando il file viene importato, non nell'istante in cui il codice a barre viene letto. Per controlli in ricezione, conteggi, verifiche e rettifiche — i lavori in cui comunque una persona esamina i dati — quella latenza non costa nulla. Se Le serve che ogni scansione arrivi in SAP nel giro di pochi secondi (smistamento su nastro, prelievo in tempo reale), è a questo che servono i prodotti certificati a connessione diretta, ai loro prezzi.

Che cosa dire al Suo reparto informatico

• Nessun cloud del fornitore per i dati di scansione. Le scansioni sono salvate sul dispositivo e viaggiano solo attraverso canali che sceglie Lei: il Suo server SMTP, il Suo server SFTP o il foglio di condivisione.
• Nessun account, nessuna pubblicità. L'app non richiede registrazione e non ci invia dati di scansione.
• Funziona offline. La scansione non necessita di alcuna connettività; la rete entra in gioco solo al momento dell'esportazione. Corsie con scaffalature e magazzini interrati non sono un problema.
• Nulla tocca direttamente l'ERP. L'importazione passa attraverso la routine supportata del Suo sistema, con tutti i controlli che il Suo team già applica.
• Stessa configurazione su ogni telefono. Un file di impostazioni copia la configurazione su altri dispositivi, così dieci telefoni in ricezione producono strutture di file identiche.

Come appare nella pratica

Per i conteggi di magazzino il ciclo è questo: scansione a valore singolo per zona, CSV delimitato da punto e virgola con l'intestazione del numero di materiale che il caricamento SAP si aspetta, caricamento SFTP, importazione batch; il flusso di lavoro di esempio per l'inventario dei componenti di produzione mostra una configurazione affine. La stessa disciplina sui file copre la ricezione a fronte degli ordini di acquisto (veda la ricezione in magazzino con uno scanner su telefono) e il semplice lavoro su foglio di calcolo: la guida alla scansione in Excel tratta i dettagli di formato, compresa la trappola della notazione scientifica con i lunghi codici a barre numerici.

Altri modi per collegare la scansione a SAP o QuickBooks

Per completezza: le suite di scansione mobile certificate SAP (e le stesse app di inventario Fiori di SAP) registrano le transazioni in tempo reale e gestiscono flussi di lavoro guidati; sono lo strumento giusto per operazioni ad alto volume che possono giustificare le licenze per dispositivo e un progetto di integrazione. Il software SaaS di inventario integrato con QuickBooks aggiunge la sincronizzazione in tempo reale più funzioni di acquisto, per un canone mensile per utente. Gli scanner in emulazione tastiera digitano i codici a barre nel campo attivo: vanno bene a una postazione fissa con la schermata dell'ERP aperta, ma acquisiscono solo il codice a barre nudo, senza quantità, marche temporali o traccia su file. Il ciclo telefono più CSV si colloca nell'ampia via di mezzo: acquisizione mobile con dati strutturati, al costo di un abbonamento a un'app, usando i meccanismi di importazione che possiede già. Parta dalla panoramica di DataScan per vedere tutte e cinque le modalità di scansione: tutte le funzioni sono incluse nella prova gratuita di 7 giorni, così può verificare l'intero ciclo dalla scansione all'importazione prima di spendere qualcosa.