วิธีนำผลการสแกนบาร์โค้ดเข้าสู่ SAP หรือ QuickBooks (การนำเข้า CSV)

วิธีง่าย ๆ ในการนำผลการสแกนบาร์โค้ดจากมือถือเข้าสู่ SAP หรือ QuickBooks คือไฟล์: สแกนด้วยแอปบนโทรศัพท์ ส่งออกไฟล์ CSV หรือ Excel ที่มีรูปแบบตามที่กระบวนการนำเข้าของระบบคุณต้องการ แล้วปล่อยให้กระบวนการนั้นลงบันทึกข้อมูลเอง DataScan บันทึกผลการสแกน จัดรูปแบบไฟล์ และอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ SFTP ของคุณด้วยการแตะครั้งเดียว — ไม่ต้องมีใบอนุญาตสแกน ไม่ต้องสมัครใช้มิดเดิลแวร์ ไม่ต้องทำโครงการ API

การสแกนผ่านมือถือโดยไม่ต้องมีโครงการเชื่อมต่อระบบ

การสแกนผ่านมือถือที่ลงบันทึกเข้าสู่ SAP หรือ QuickBooks โดยตรง มักหมายถึงผลิตภัณฑ์เสริม อุปกรณ์เฉพาะทาง และโครงการเชื่อมต่อระบบ สำหรับคลังสินค้าที่นับสัปดาห์ละครั้งหรือร้านค้าที่รับสินค้าวันละไม่กี่พาเลท สิ่งเหล่านี้มักเกินกว่าที่งานต้องการ

ระบบของคุณรู้วิธีนำเข้าไฟล์อยู่แล้ว SAP มีกระบวนการ batch input และการอัปโหลดไฟล์มานานหลายทศวรรษ ส่วน QuickBooks นำเข้า Excel และ CSV ได้ตั้งแต่ติดตั้ง ชิ้นส่วนเดียวที่ขาดไปคือการบันทึกผลการสแกนที่แม่นยำที่หน้างานและการส่งมอบไฟล์ที่เป็นระเบียบ — ซึ่งเป็นปัญหาของแอปบนโทรศัพท์ ไม่ใช่ปัญหาของ ERP

จากการสแกนสู่ CSV สู่ SAP หรือ QuickBooks: ทีละขั้นตอน

1. กำหนดรูปแบบไฟล์ที่ระบบของคุณต้องการ ก่อนแตะแอป ให้สอบถามผู้ดูแลกระบวนการนำเข้าว่าต้องการคอลัมน์ หัวคอลัมน์ ตัวคั่น และรูปแบบวันที่แบบใด การอัปโหลดผลนับสินค้าคงคลังจริงของ SAP อาจต้องการ รหัสวัสดุ จำนวน วันที่นับ ส่วนการนำเข้ารายการสินค้าของ QuickBooks ต้องการชื่อหัวคอลัมน์ของตัวเอง สิบนาทีกับคนที่ใช่ตรงจุดนี้ช่วยประหยัดเวลาในการส่งออกทุกครั้งที่ตามมา
2. ตั้งค่าการส่งออกของ DataScan ให้ตรงกัน ในการตั้งค่า ให้กำหนดรูปแบบการส่งออก (CSV หรือ Excel) ตัวคั่นของ CSV (จุลภาคหรืออัฒภาค) การขึ้นบรรทัดใหม่ และรูปแบบวันที่และเวลา จากนั้นเปลี่ยนชื่อหัวคอลัมน์ที่แอปให้เปลี่ยนได้: คอลัมน์บาร์โค้ด (เป็น Material หรือ SKU ตามที่ข้อกำหนดระบุไว้) คอลัมน์จำนวนหรือจำนวนครั้ง และในโหมดหนึ่งต่อหลายคือคอลัมน์หลักและคอลัมน์รอง นี่คืองานที่ทำครั้งเดียว: การส่งออกทุกครั้งนับจากนั้นจะมีโครงสร้างเหมือนกัน
3. สแกนด้วยโหมดที่เหมาะกับงาน สำหรับการนับสินค้าคงคลังที่ป้อนเข้าสู่ SAP หรือรายการปรับปรุงใน QuickBooks ให้ใช้ การสแกนค่าเดียว — สแกนบาร์โค้ด พิมพ์จำนวนที่นับได้ หนึ่งแถวต่อหนึ่งสินค้า สำหรับรายการธรรมดา (หมายเลขซีเรียล ลังที่รับเข้ามา) การสแกนต่อเนื่อง จะเร็วกว่า หากคุณส่งออกรายการหลักจากระบบของคุณมาก่อน การสแกนแบบค้นหา จะตรวจสอบบาร์โค้ดแต่ละตัวเทียบกับรายการนั้นขณะที่คุณทำงาน — ดูคู่มือเรื่องการตรวจสอบผลการสแกนเทียบกับฐานข้อมูลผลิตภัณฑ์
4. ส่งมอบไฟล์ ส่งออกเซสชันแล้วเลือกเส้นทาง: อัปโหลดผ่าน SFTP ตรงไปยังโฟลเดอร์บนเซิร์ฟเวอร์ ส่งอีเมลผ่านเซิร์ฟเวอร์ SMTP ของคุณเอง หรือแชร์ไฟล์ไปยังแอปใดก็ได้บนโทรศัพท์ แต่ละเซสชันได้ชื่อไฟล์ของตัวเอง ส่วนต่อท้ายวันที่และเวลาใน "การตั้งชื่อไฟล์สำหรับการส่งออก" ช่วยให้ไฟล์เรียงตามลำดับ
5. นำเข้าสู่ SAP หรือ QuickBooks เรียกใช้กระบวนการที่ระบบของคุณมีอยู่แล้ว ใน SAP โดยทั่วไปคือ batch input session หรือการอัปโหลดแบบ LSMW สำหรับการนับสินค้าคงคลัง — หรือเพียงส่งไฟล์ให้ทีมที่ดูแลรายการธุรกรรมเหล่านั้น ใน QuickBooks ให้ใช้การนำเข้า Excel/CSV ในตัวหรือวางแถวข้อมูลลงในรายการปรับปรุงสินค้าคงคลัง ไม่ว่าทางใด การลงบันทึกข้อมูลก็ดำเนินการโดยกลไกของระบบเองที่ได้รับการสนับสนุนอยู่แล้ว
6. ตรวจสอบการลงบันทึก สุ่มตรวจรายการที่นำเข้ามาสองสามรายการเทียบกับเซสชันบนโทรศัพท์ จำนวนแถวและการประทับเวลาของแต่ละการสแกนทำให้ยืนยันได้ง่ายว่าไฟล์ทั้งไฟล์มาถึงแล้ว และแสดงว่าสินค้าแต่ละรายการถูกสแกนเมื่อใด

SFTP: ชัยชนะของระบบอัตโนมัติอย่างเงียบ ๆ

หากองค์กรของคุณใช้มิดเดิลแวร์เชื่อมต่อระบบใด ๆ — หรือแม้แต่งานตามกำหนดเวลาธรรมดา ๆ — โฟลเดอร์ที่ถูกเฝ้าดูคือรูปแบบคลาสสิก: ไฟล์ที่ปรากฏในโฟลเดอร์จะถูกตรวจสอบและนำเข้าโดยอัตโนมัติ DataScan อัปโหลดเซสชันที่เสร็จสิ้นแล้วไปยังเซิร์ฟเวอร์ SFTP เมื่อคุณแตะ "บันทึกไปยังเซิร์ฟเวอร์" ซึ่งเปลี่ยนกระบวนการทำงานให้เป็น สแกน แตะ "บันทึกไปยังเซิร์ฟเวอร์" เสร็จ คลังสินค้าไม่ต้องแตะคอมพิวเตอร์เลย แต่ละเซสชันได้ชื่อไฟล์ของตัวเอง ให้เพิ่มส่วนต่อท้ายวันที่และเวลาใน "การตั้งชื่อไฟล์สำหรับการส่งออก" เพื่อให้งานนำเข้าเลือกไฟล์ตามลำดับได้

นี่ยังเป็นเพดานความสามารถของแนวทางนี้ตามความเป็นจริงที่ต้องพูดตรง ๆ ว่า: มันอิงไฟล์ ไม่ใช่เรียลไทม์ ผลการสแกนจะถูกลงบันทึกเมื่อมีการนำเข้าไฟล์ ไม่ใช่ทันทีที่อ่านบาร์โค้ด สำหรับการตรวจสอบการรับสินค้า การนับ การตรวจสอบสต็อก และการปรับปรุงยอด — งานที่มีคนตรวจทานข้อมูลอยู่แล้ว — ความหน่วงนั้นไม่มีต้นทุนใด ๆ หากคุณต้องการให้ทุกการสแกนเข้าสู่ SAP ภายในไม่กี่วินาที (การคัดแยกบนสายพาน การหยิบสินค้าแบบเรียลไทม์) นั่นคือหน้าที่ของผลิตภัณฑ์เชื่อมต่อแบบเรียลไทม์ที่ได้รับการรับรอง ในราคาของมัน

สิ่งที่ควรบอกฝ่ายไอทีของคุณ

• ไม่มีคลาวด์ของผู้ให้บริการสำหรับข้อมูลการสแกน ผลการสแกนจัดเก็บอยู่บนเครื่องและเดินทางผ่านช่องทางที่คุณเลือกเท่านั้น — เซิร์ฟเวอร์ SMTP ของคุณ เซิร์ฟเวอร์ SFTP ของคุณ หรือแผ่นแชร์
• ไม่มีบัญชีผู้ใช้ ไม่มีโฆษณา แอปไม่ต้องลงทะเบียนและไม่ส่งข้อมูลการสแกนมาให้เรา
• ทำงานแบบออฟไลน์ได้ การสแกนไม่ต้องใช้การเชื่อมต่อเลย เครือข่ายเข้ามาเกี่ยวข้องเฉพาะตอนส่งออกเท่านั้น ช่องทางเดินระหว่างชั้นวางและห้องเก็บของใต้ดินจึงไม่ใช่ปัญหา
• ไม่มีอะไรแตะ ERP โดยตรง การนำเข้าดำเนินการผ่านกระบวนการของระบบเองที่ได้รับการสนับสนุน พร้อมการตรวจสอบความถูกต้องใด ๆ ที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้ว
• การตั้งค่าเดียวกันบนทุกเครื่อง ไฟล์การตั้งค่าจะคัดลอกการกำหนดค่าไปยังเครื่องอื่น โทรศัพท์สิบเครื่องในพื้นที่รับสินค้าจึงสร้างโครงสร้างไฟล์ที่เหมือนกัน

ในทางปฏิบัติแล้วสิ่งนี้หน้าตาเป็นอย่างไร

สำหรับการนับในห้องเก็บของ วงจรจะเป็นแบบนี้: การสแกนค่าเดียวแยกตามโซน ไฟล์ CSV คั่นด้วยอัฒภาคพร้อมหัวคอลัมน์หมายเลขวัสดุที่การอัปโหลดของ SAP ต้องการ อัปโหลดผ่าน SFTP แล้วนำเข้าแบบแบตช์ — ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์สินค้าคงคลังชิ้นส่วนในโรงงานผลิตแสดงการตั้งค่าที่เกี่ยวข้อง ระเบียบวินัยด้านไฟล์แบบเดียวกันนี้ครอบคลุมการรับสินค้าเทียบกับใบสั่งซื้อด้วย (ดูการรับสินค้าในคลังสินค้าด้วยเครื่องสแกนบนโทรศัพท์) รวมถึงงานสเปรดชีตธรรมดา — คู่มือการสแกนสู่ Excelครอบคลุมรายละเอียดรูปแบบไฟล์ รวมถึงกับดักสัญกรณ์วิทยาศาสตร์กับบาร์โค้ดตัวเลขยาว ๆ

วิธีอื่น ๆ ในการเชื่อมการสแกนเข้ากับ SAP หรือ QuickBooks

เพื่อความครบถ้วน: ชุดซอฟต์แวร์สแกนผ่านมือถือที่ได้รับการรับรองจาก SAP (และแอปสินค้าคงคลัง Fiori ของ SAP เอง) ลงบันทึกรายการธุรกรรมแบบเรียลไทม์และรองรับกระบวนการทำงานแบบกำหนดทิศทาง — เป็นเครื่องมือที่ถูกต้องสำหรับการดำเนินงานปริมาณสูงที่มีเหตุผลรองรับค่าใบอนุญาตต่ออุปกรณ์และโครงการเชื่อมต่อระบบ ระบบสินค้าคงคลังแบบ SaaS ที่เชื่อมต่อกับ QuickBooks เพิ่มการซิงค์แบบเรียลไทม์พร้อมฟีเจอร์จัดซื้อในราคาค่าธรรมเนียมรายเดือนต่อผู้ใช้ เครื่องสแกนแบบ keyboard wedge พิมพ์บาร์โค้ดลงในฟิลด์ใดก็ตามที่กำลังโฟกัสอยู่ — ใช้ได้ดีที่สถานีประจำที่ซึ่งเปิดหน้าจอ ERP ไว้ แต่บันทึกได้เพียงบาร์โค้ดเปล่า ๆ โดยไม่มีจำนวน การประทับเวลา หรือร่องรอยของไฟล์ วงจรโทรศัพท์บวก CSV อยู่ตรงกลางที่กว้างขวาง: การบันทึกข้อมูลผ่านมือถือพร้อมข้อมูลที่มีโครงสร้าง ในราคาค่าสมัครใช้แอป โดยใช้กลไกการนำเข้าที่คุณเป็นเจ้าของอยู่แล้ว เริ่มที่ภาพรวมของ DataScanเพื่อดูโหมดการสแกนทั้งห้าโหมด — ทุกฟีเจอร์รวมอยู่ในการทดลองใช้ฟรี 7 วัน คุณจึงพิสูจน์วงจรตั้งแต่การสแกนจนถึงการนำเข้าได้ครบถ้วนก่อนใช้จ่ายเงินใด ๆ