การรับสินค้าในคลังสินค้าด้วยเครื่องสแกนบนโทรศัพท์: ตรวจสอบการจัดส่งเทียบกับใบสั่งซื้อ

คุณดำเนินการรับสินค้าเข้าคลังด้วยโทรศัพท์ในกระเป๋าของคุณได้: นำเข้าใบสั่งซื้อสู่ DataScan ในรูปแบบรายการค้นหา สแกนลังแต่ละใบที่ท่ารับสินค้าเพื่อยืนยันว่าอยู่ในใบสั่งซื้อนั้นจริง นับจำนวนไปพร้อมกัน แล้วส่งออกรายงานการรับสินค้าที่ผู้จัดซื้อหรือระบบ ERP ของคุณใช้งานได้ สินค้าขาดและสินค้าผิดรายการจะถูกจับได้ตั้งแต่ตอนที่คนขับยังอยู่ตรงนั้น — ไม่ใช่สามสัปดาห์ให้หลังระหว่างการนับสต็อก

ช่องโหว่ในการรับสินค้าเข้า

การรับสินค้าคือจุดที่ความแม่นยำของสินค้าคงคลังถูกชี้ขาดว่าจะได้หรือเสีย หากการจัดส่งที่ขาดจำนวนถูกลงบันทึกตามจำนวนที่สั่ง การนับทุกครั้งหลังจากนั้นก็สืบทอดข้อผิดพลาดนั้นต่อไป — และช่วงเวลาที่จะเรียกร้องกับซัพพลายเออร์ก็ปิดลงอย่างเงียบ ๆ ทว่าคลังสินค้าขนาดเล็กและขนาดกลางส่วนใหญ่ยังคงรับสินค้าเทียบกับใบสั่งซื้อที่เป็นกระดาษ: ขีดเครื่องหมายบนเอกสารที่พิมพ์ออกมา เขียนจำนวนหวัด ๆ ไว้ตรงขอบกระดาษ แล้วมาป้อนข้อมูลภายหลังโดยที่ตัวเลขตรงขอบกระดาษถูกอ่านผิด

ทางแก้ระดับองค์กรคือระบบ WMS ที่มีการรับสินค้าแบบกำหนดทิศทางบนอุปกรณ์มือถือแบบทนทาน ซึ่งเหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับการดำเนินงานที่รับรถบรรทุกขาเข้าวันละหลายสิบคัน — และเกินความจำเป็นสำหรับระดับที่ต่ำกว่านั้น ทางสายกลางคือ: โทรศัพท์ที่รู้ว่าใบสั่งซื้อมีอะไรบ้างและบอกคุณทีละการสแกนว่าสิ่งที่ลงจากรถบรรทุกตรงกับใบสั่งซื้อหรือไม่

การสแกนรับสินค้าเข้าด้วยโทรศัพท์: ทีละขั้นตอน

1. นำใบสั่งซื้อออกมาเป็นไฟล์ CSV ส่งออกรายการในใบสั่งซื้อ — บาร์โค้ดสินค้า คำอธิบาย จำนวนที่สั่ง — จากระบบจัดซื้อของคุณ หรือสร้างไฟล์จากใบยืนยันคำสั่งซื้อของซัพพลายเออร์ บันทึกเป็นไฟล์ CSV ที่คั่นด้วยจุลภาคโดยมีบาร์โค้ดอยู่ในคอลัมน์แรก ทำที่โต๊ะก่อนรถบรรทุกมาถึง
2. นำเข้ารายการสู่ฐานข้อมูลค้นหาของ DataScan โหลดไฟล์ CSV เข้าสู่แอป บาร์โค้ดแต่ละตัวจะมีฟิลด์ที่เกี่ยวข้องติดมาด้วย — คำอธิบาย จำนวนที่สั่ง ซัพพลายเออร์ — และรายการทั้งหมดอยู่บนโทรศัพท์ จึงใช้งานได้ที่ท่ารับสินค้าที่ไม่มี Wi-Fi
3. ตรวจสอบลังสินค้าด้วยโหมดการสแกนแบบค้นหา ขณะที่รถบรรทุกขนสินค้าลง ให้สแกนฉลากของลังหรือสินค้าแต่ละชิ้นในโหมด การสแกนแบบค้นหา หากตรงกัน ระบบจะแสดงรายละเอียดของสินค้าทันที — คุณรู้ว่ามันคืออะไรและสั่งไว้กี่ชิ้นโดยไม่ต้องแตะเอกสารเลย ส่วนบาร์โค้ดที่ไม่รู้จักหมายความว่าสินค้านั้นไม่ได้อยู่ในใบสั่งซื้อนี้: แยกออกมาเดี๋ยวนี้ ก่อนที่มันจะหายเข้าไปในชั้นวางและกลายเป็นสต็อกปริศนาของเดือนหน้า
4. นับจำนวนด้วยโหมดการสแกนค่าเดียว สำหรับการรับสินค้าจริง ให้ใช้เซสชัน การสแกนค่าเดียว สำหรับใบสั่งซื้อนั้น แล้วส่งออกในชื่อหมายเลขใบสั่งซื้อ (PO-4711 2026-07-10): สแกนสินค้า นับจำนวนหน่วย แล้วพิมพ์จำนวน เมื่อมีอะไรผิดปกติ — ลังยับ ซีลแตก สินค้าผิดรุ่น — ให้สแกนสินค้านั้นอีกครั้งใน การสแกนหลายค่า แล้วพิมพ์โน้ต ซึ่งจะไปอยู่ในคอลัมน์หมายเหตุของไฟล์ส่งออกของโหมดนั้น
5. ส่งออกรายงานการรับสินค้า ส่งออกเซสชันเป็น CSV หรือ Excel: หนึ่งแถวต่อหนึ่งสินค้าพร้อมบาร์โค้ด จำนวนที่ได้รับ และการประทับเวลา พร้อมไฟล์ส่งออกของการสแกนหลายค่าแยกต่างหากที่มีโน้ตความเสียหาย ส่งอีเมลผ่านเซิร์ฟเวอร์ SMTP ของคุณเองไปยังผู้จัดซื้อ อัปโหลดผ่าน SFTP เพื่อให้กระบวนการนำเข้าของ ERP ทำงานต่อ หรือแชร์ไฟล์โดยตรง หัวคอลัมน์กำหนดค่าได้เพียงครั้งเดียว รายงานจึงมาถึงในรูปแบบที่ระบบของคุณต้องการ
6. กระทบยอดกับใบสั่งซื้อ ใน Excel การใช้ VLOOKUP ตามบาร์โค้ดจะวางจำนวนที่ได้รับไว้ข้างจำนวนที่สั่ง คอลัมน์ผลต่างและการกรองเฉพาะแถวที่ไม่เป็นศูนย์จะให้รายการข้อยกเว้น สินค้าขาดและสินค้าที่ไม่อยู่ในใบสั่งซื้อจะเข้าสู่การเรียกร้องกับซัพพลายเออร์พร้อมการประทับเวลาของการสแกน ยื่นในวันเดียวกัน

การส่งบางส่วน สินค้าค้างส่ง และใบสั่งซื้อที่มาหลายเที่ยว

ใบสั่งซื้อจริงแทบไม่เคยมาถึงในรถบรรทุกเที่ยวเดียวอย่างเรียบร้อย รูปแบบหนึ่งเซสชันต่อหนึ่งใบสั่งซื้อรองรับเรื่องนี้ได้โดยไม่ต้องทำอะไรเพิ่ม: เมื่อการส่งบางส่วนครั้งแรกมาถึง เซสชันของมันจะบันทึกสิ่งที่มาถึงจริง เมื่อส่วนที่เหลือมาถึงในสัปดาห์ถัดไป เซสชันที่สองภายใต้หมายเลขใบสั่งซื้อเดียวกันก็ครอบคลุมส่วนที่เหลือ ในชีตกระทบยอด การรวมจำนวนที่ได้รับจากทั้งสองไฟล์ตามบาร์โค้ดจะให้ยอดสะสมเทียบกับจำนวนที่สั่ง — ส่วนที่ยังค้างอยู่คือรายการสินค้าค้างส่ง ณ ปัจจุบันของคุณ พร้อมการประทับเวลาที่แสดงว่าการจัดส่งครั้งไหนนำอะไรมา ไม่ต้องดูแลสถานะใด ๆ ไม่ต้องอัปเดตระบบกลางท่ารับสินค้า: มีเพียงไฟล์ที่บวกกันได้

นิสัยการรับสินค้าที่คุ้มค่ากับตัวเอง

• ส่งออกหนึ่งครั้งต่อหนึ่งใบสั่งซื้อ บันทึกไฟล์ส่งออกแต่ละไฟล์ในชื่อหมายเลขใบสั่งซื้อ แล้วไฟล์จะกระทบยอดได้ง่าย — และการส่งบางส่วนก็เพียงกลายเป็นการส่งออกครั้งที่สองภายใต้ใบสั่งซื้อเดียวกัน
• นับก่อนจัดเก็บ เมื่อลังเข้าไปอยู่ในชั้นวางแล้ว สินค้าที่ขาดก็ระบุได้ยาก การประทับเวลาของการสแกนแสดงว่าการนับเกิดขึ้นตอนรับสินค้า
• ถ่ายภาพความเสียหายและบันทึกไว้ในการสแกน โน้ตเดินทางไปกับไฟล์ส่งออก ส่วนภาพที่ถ่ายด้วยแอปกล้องของโทรศัพท์อยู่บนเครื่องเป็นหลักฐานสำรองสำหรับการเรียกร้อง
• กรองเฉพาะประเภทฉลากที่คุณรับ การจำกัดการสแกนไว้ที่ Code 128 และ EAN ช่วยให้กล้องไม่ไปจับ QR โค้ดที่พิมพ์อยู่ตรงอื่นบนลัง
• ไฟล์เดียวกัน จุดหมายถัดไป หากสินค้าที่รับเข้ามาเข้าสู่ภาชนะบรรจุหรือขึ้นพาเลทโดยตรง คู่มือการบรรจุแบบหนึ่งต่อหลายจะรับช่วงต่อจากจุดที่การรับสินค้าจบลง

วิธีอื่น ๆ ในการจัดการการรับสินค้า

ทางเลือกอื่นตามความเป็นจริง: ระบบ WMS ที่มีการรับสินค้าแบบกำหนดทิศทาง บนอุปกรณ์มือถือแบบทนทานลงบันทึกการรับสินค้าเทียบกับใบสั่งซื้อแบบเรียลไทม์และบอกพนักงานว่าควรจัดเก็บสิ่งของไว้ที่ใด — เป็นคำตอบที่ถูกต้องสำหรับการดำเนินงานปริมาณสูงที่มีท่ารับสินค้าหลายท่าและมีเหตุผลรองรับค่าใบอนุญาตกับโครงการเชื่อมต่อระบบ กระบวนการ ASN/EDI ของซัพพลายเออร์ ทำให้งานเอกสารเป็นอัตโนมัติทั้งหมด หากทั้งสองฝ่ายใช้ระบบที่เข้ากันได้ ส่วนการรับสินค้าด้วยกระดาษไม่มีค่าใช้จ่ายและเก็บภาษีอย่างเงียบ ๆ จากการนับทุกครั้งที่ตามมา วงจรโทรศัพท์อยู่ตรงกลาง: การตรวจสอบใบสั่งซื้อและข้อมูลการรับสินค้าที่มีโครงสร้าง ในราคาค่าสมัครใช้แอป รายงานการรับสินค้าป้อนเข้าสู่ระบบของคุณในรูปแบบไฟล์ — คู่มือการนำเข้า CSV สู่ ERPครอบคลุมการส่งต่อนั้น และคู่มือการตรวจสอบกับฐานข้อมูลเจาะลึกเรื่องโหมดการสแกนแบบค้นหาโดยเฉพาะ เพิ่งเริ่มใช้แอปใช่ไหม เริ่มที่ภาพรวมของ DataScan — การทดลองใช้ฟรี 7 วันรวมโหมดการสแกนแบบค้นหาและโหมดอื่น ๆ ทั้งหมด คุณจึงตรวจสอบการจัดส่งครั้งถัดไปได้ก่อนชำระเงินใด ๆ