Wareneingang mit dem Smartphone-Scanner: Lieferungen gegen die Bestellung prüfen

Sie können den Wareneingang mit dem Smartphone in Ihrer Tasche abwickeln: die Bestellung als Nachschlageliste in DataScan importieren, jeden Karton an der Rampe scannen, um zu bestätigen, dass er zur Bestellung gehört, dabei die Mengen zählen und einen Wareneingangsbericht exportieren, den Ihr Einkauf oder Ihr ERP nutzen kann. Fehlmengen und falsche Artikel fallen auf, solange der Fahrer noch da ist — und nicht drei Wochen später bei einer Zählung.

Die Lücke beim Wareneingang

Am Wareneingang wird die Bestandsgenauigkeit gewonnen oder verloren. Wird eine Unterlieferung mit der bestellten Menge eingebucht, erbt jede spätere Zählung diesen Fehler — und das Zeitfenster für eine Reklamation beim Lieferanten schließt sich still und leise. Dennoch nehmen die meisten kleinen und mittleren Lager weiterhin gegen eine Papierbestellung an: Häkchen auf einem Ausdruck, eine an den Rand gekritzelte Menge und danach eine Erfassungssitzung, bei der die Randnotizen falsch gelesen werden.

Die Konzernlösung ist ein WMS mit gesteuertem Wareneingang auf robusten Handscannern, was für Betriebe mit Dutzenden Anlieferungen pro Tag genau richtig ist — und darunter überdimensioniert. Der Mittelweg: ein Smartphone, das weiß, was die Bestellung enthält, und Ihnen Scan für Scan sagt, ob das, was vom Lkw kommt, dazu passt.

Wareneingangsscannen mit dem Smartphone: Schritt für Schritt

1. Die Bestellung als CSV beschaffen Exportieren Sie die Bestellpositionen — Artikel-Barcode, Bezeichnung, bestellte Menge — aus Ihrem Einkaufssystem oder bauen Sie die Datei aus der Auftragsbestätigung des Lieferanten. Speichern Sie sie am Schreibtisch, bevor der Lkw eintrifft, als kommagetrennte CSV mit dem Barcode in der ersten Spalte.
2. Die Liste in die Nachschlagedatenbank von DataScan importieren Laden Sie die CSV in die App. Jeder Barcode trägt nun seine zugehörigen Felder — Bezeichnung, bestellte Menge, Lieferant — und die gesamte Liste liegt auf dem Smartphone, funktioniert also auch an einer Rampe ohne Wi-Fi.
3. Kartons per Nachschlage-Scan prüfen Scannen Sie beim Entladen jedes Karton- oder Artikeletikett im Nachschlage-Scan. Ein Treffer zeigt die Artikeldetails sofort — Sie wissen, worum es sich handelt und wie viel bestellt wurde, ohne den Papierkram anzufassen. Ein unbekannter Barcode bedeutet, dass der Artikel nicht zu dieser Bestellung gehört: Stellen Sie ihn jetzt beiseite, bevor er im Regal verschwindet und zum Rätselbestand des nächsten Monats wird.
4. Mengen im Einzelwert-Scan zählen Für die eigentliche Annahme starten Sie eine Einzelwert-Scan-Sitzung für die Bestellung und exportieren Sie sie unter der Bestellnummer (PO-4711 2026-07-10): Artikel scannen, Einheiten zählen, Menge eingeben. Wo etwas nicht stimmt — eingedrückter Karton, gebrochenes Siegel, falsche Variante —, scannen Sie den Artikel erneut im Mehrwert-Scan und tippen eine Notiz ein; sie landet in der Spalte Notizen des Exports dieses Modus.
5. Den Wareneingangsbericht exportieren Exportieren Sie die Sitzung als CSV oder Excel: eine Zeile pro Artikel mit Barcode, erhaltener Menge und Zeitstempel, dazu der separate Export aus dem Mehrwert-Scan mit eventuellen Schadensnotizen. Versenden Sie sie per E-Mail über Ihren eigenen SMTP-Server an den Einkauf, laden Sie sie per SFTP für die Importroutine Ihres ERP hoch oder teilen Sie die Datei direkt. Überschriften sind einmalig konfigurierbar, sodass der Bericht in dem Format ankommt, das Ihr System erwartet.
6. Gegen die Bestellung abgleichen In Excel stellt ein VLOOKUP über den Barcode die erhaltene neben die bestellte Menge; eine Abweichungsspalte und ein Filter auf Zeilen ungleich null erzeugen die Ausnahmeliste. Fehlmengen und nicht bestellte Artikel gehen mit den Scan-Zeitstempeln in die Lieferantenreklamation, eingereicht am selben Tag.

Teillieferungen, Rückstände und Bestellungen über mehrere Lkw

Echte Bestellungen treffen selten in einem sauberen Lkw ein. Das Muster einer Sitzung pro Bestellung fängt das ohne Aufhebens ab: Trifft die erste Teillieferung ein, hält ihre Sitzung fest, was tatsächlich angekommen ist; taucht der Rest nächste Woche auf, deckt eine zweite Sitzung gegen dieselbe Bestellnummer den Rest ab. In der Abgleichstabelle ergibt die Summe der erhaltenen Mengen über beide Dateien hinweg je Barcode die laufende Gesamtmenge gegen die bestellte Menge — der noch offene Rest ist Ihre aktuelle Rückstandsliste, mit Zeitstempeln, die zeigen, welche Lieferung was gebracht hat. Keine Statuskennzeichen zu pflegen, kein System mitten an der Rampe zu aktualisieren: einfach Dateien, die sich aufaddieren.

Wareneingangsgewohnheiten, die sich auszahlen

• Ein Export pro Bestellung. Legen Sie jeden Export unter der Bestellnummer ab, und die Dateien lassen sich leicht abgleichen — eine Teillieferung wird schlicht zu einem zweiten Export gegen dieselbe Bestellung.
• Vor dem Einlagern zählen. Sind die Kartons erst im Regal, lässt sich eine Fehlmenge kaum noch eindeutig feststellen. Die Scan-Zeitstempel zeigen, dass die Zählung bei der Annahme stattfand.
• Schäden fotografieren und im Scan vermerken. Die Notiz reist im Export mit; ein Foto aus der Kamera-App des Smartphones bleibt als Rückhalt für die Reklamation auf dem Smartphone.
• Auf die empfangenen Etikettentypen filtern. Das Scannen auf Code 128 und EAN zu beschränken, verhindert, dass die Kamera einen andernorts auf dem Karton gedruckten QR-Code erfasst.
• Dieselbe Datei, nächste Station. Gehen angenommene Waren direkt in Behälter oder auf Paletten, setzt der Ratgeber zum Eins-zu-Viele-Verpacken dort an, wo der Wareneingang endet.

Andere Wege, den Wareneingang abzuwickeln

Ehrliche Alternativen: Ein WMS mit gesteuertem Wareneingang auf robusten Handscannern bucht Eingänge live gegen die Bestellung und sagt den Mitarbeitenden, wohin eingelagert wird — die richtige Antwort für Betriebe mit hohem Volumen und mehreren Rampen, die Lizenzen und Integrationsprojekt rechtfertigen können. ASN-/EDI-Abläufe mit Lieferanten automatisieren den Papierkram vollständig, sofern beide Seiten kompatible Systeme betreiben. Papierbasierter Wareneingang kostet nichts und belastet stillschweigend jede nachfolgende Zählung. Der Smartphone-Kreislauf liegt dazwischen: Bestellprüfung und strukturierte Wareneingangsdaten zum Preis eines App-Abonnements. Der Wareneingangsbericht speist Ihr System als Datei — der Ratgeber zum ERP-CSV-Import behandelt diese Übergabe, und der Ratgeber zur Datenbankprüfung geht tiefer auf den Nachschlage-Modus selbst ein. Neu bei der App? Beginnen Sie mit der DataScan-Übersicht — die 7-tägige kostenlose Testphase umfasst den Nachschlage-Modus und alle anderen Modi, sodass Sie Ihre nächste Lieferung prüfen können, bevor Sie etwas bezahlen.