Cách đưa dữ liệu quét mã vạch vào SAP hoặc QuickBooks (nhập tệp CSV)

Một cách đơn giản để đưa dữ liệu quét mã vạch từ di động vào SAP hay QuickBooks là một tệp: quét bằng ứng dụng điện thoại, xuất ra tệp CSV hoặc Excel được định hình theo cách quy trình nhập liệu của hệ thống bạn mong đợi, rồi để quy trình ấy lo việc ghi sổ. DataScan thu thập dữ liệu quét, định dạng tệp, và tải nó lên máy chủ SFTP của bạn chỉ với một lần chạm — không cần giấy phép quét, không cần thuê bao phần mềm trung gian, không cần một dự án API.

Quét di động mà không cần dự án tích hợp

Quét di động ghi sổ trực tiếp vào SAP hay QuickBooks thường đồng nghĩa với một sản phẩm bổ sung, thiết bị chuyên dụng và một dự án tích hợp. Với một nhà kho làm một đợt đếm mỗi tuần hay một cửa hàng nhận vài pallet mỗi ngày, điều đó thường vượt quá những gì công việc cần.

Hệ thống của bạn vốn đã biết cách nhập một tệp. SAP đã có các quy trình nhập theo lô và tải tệp từ hàng chục năm nay; QuickBooks nhập được Excel và CSV ngay từ đầu. Mảnh ghép duy nhất còn thiếu là việc thu thập dữ liệu quét chính xác ngay tại sàn và chuyển giao một tệp gọn gàng — đó là bài toán của một ứng dụng điện thoại, chứ không phải bài toán của hệ thống ERP.

Quét sang CSV rồi vào SAP hoặc QuickBooks: từng bước một

1. Xác định tệp mà hệ thống của bạn cần Trước khi động đến ứng dụng, hãy hỏi người phụ trách khâu nhập liệu xem họ cần những cột, tiêu đề, dấu phân tách và định dạng ngày nào. Một lần tải lên kiểm kê thực tế của SAP có thể cần mã vật tư, số lượng, ngày đếm; một lần nhập danh mục mặt hàng của QuickBooks lại cần những tên tiêu đề riêng của nó. Mười phút với đúng người ở khâu này tiết kiệm cho bạn mọi lần xuất tệp về sau.
2. Cấu hình việc xuất dữ liệu của DataScan cho khớp Trong phần Cài đặt, hãy đặt định dạng xuất (CSV hoặc Excel), dấu phân tách CSV (dấu phẩy hay dấu chấm phẩy), ký tự xuống dòng, và định dạng ngày và giờ. Sau đó đổi tên những tiêu đề cột mà ứng dụng cho phép đổi: cột mã vạch (thành Vật tư hay SKU, tùy bản đặc tả yêu cầu), cột số lượng hoặc số đếm, và trong Quét một-nhiều là cột chính và cột phụ. Đây là việc làm một lần: mọi tệp xuất từ đó trở đi đều có cùng một bố cục.
3. Quét bằng chế độ phù hợp với công việc Với các đợt kiểm kê tồn kho nạp vào SAP hay một bút toán điều chỉnh của QuickBooks, hãy dùng Quét một giá trị — quét mã vạch, nhập số lượng đã đếm, mỗi mặt hàng một hàng. Với các danh sách thuần túy (số sê-ri, thùng hàng đã nhận), Quét liên tục nhanh hơn. Nếu trước đó bạn xuất một danh mục chính từ hệ thống của mình, Quét tra cứu sẽ xác minh từng mã vạch đối chiếu với nó trong lúc bạn làm việc — hãy xem bài hướng dẫn về xác minh dữ liệu quét đối chiếu với cơ sở dữ liệu sản phẩm.
4. Chuyển giao tệp Xuất phiên quét và chọn đường đi: tải lên qua SFTP thẳng vào một thư mục trên máy chủ, gửi email qua máy chủ SMTP của riêng bạn, hoặc chia sẻ tệp tới bất kỳ ứng dụng nào trên điện thoại. Mỗi phiên quét có tên tệp riêng; một hậu tố ngày và giờ trong mục “Đặt tên tệp xuất” giữ cho các tệp luôn đúng thứ tự.
5. Nhập vào SAP hoặc QuickBooks Hãy chạy quy trình mà hệ thống của bạn vốn đã có. Trong SAP, đó thường là một phiên nhập theo lô hoặc một lần tải lên kiểu LSMW cho các đợt kiểm kê tồn kho — hoặc đơn giản là trao tệp cho đội phụ trách những giao dịch ấy. Trong QuickBooks, hãy dùng chức năng nhập Excel/CSV sẵn có hoặc dán các hàng vào một bút toán điều chỉnh tồn kho. Dù thế nào, việc ghi sổ dữ liệu cũng do chính cơ chế được hỗ trợ của hệ thống thực hiện.
6. Kiểm chứng kết quả ghi sổ Hãy kiểm tra ngẫu nhiên vài bản ghi đã nhập đối chiếu với phiên quét trên điện thoại. Số lượng hàng và dấu thời gian của từng lần quét giúp dễ dàng xác nhận cả tệp đã đến nơi và cho thấy thời điểm từng mặt hàng được quét.

SFTP: chiến thắng tự động hóa thầm lặng

Nếu tổ chức của bạn vận hành bất kỳ phần mềm trung gian tích hợp nào — hay thậm chí chỉ một tác vụ chạy theo lịch — thì thư mục được theo dõi là mô hình kinh điển: những tệp xuất hiện trong thư mục sẽ được kiểm tra hợp lệ và nhập vào tự động. DataScan tải một phiên đã hoàn tất lên máy chủ SFTP khi bạn chạm Lưu vào máy chủ, biến quy trình thành quét, chạm Lưu vào máy chủ, xong. Nhà kho không bao giờ phải động đến máy tính. Mỗi phiên quét có tên tệp riêng; hãy thêm hậu tố ngày và giờ trong mục “Đặt tên tệp xuất” để tác vụ nhập có thể lấy tệp theo đúng thứ tự.

Đây cũng là giới hạn trung thực của cách tiếp cận này, xin nói thẳng: nó dựa trên tệp, chứ không theo thời gian thực. Dữ liệu quét được ghi sổ khi tệp được nhập vào, chứ không phải ngay khoảnh khắc mã vạch được đọc. Với việc kiểm tra hàng nhận, đếm hàng, kiểm toán và điều chỉnh — những công việc mà dù sao cũng có người rà soát dữ liệu — độ trễ ấy chẳng tốn kém gì. Nếu bạn cần mọi lần quét phải vào SAP trong vòng vài giây (phân loại trên băng chuyền, lấy hàng theo thời gian thực), thì đó chính là việc của những sản phẩm kết nối trực tiếp được chứng nhận, với mức giá của chúng.

Những điều nên nói với bộ phận công nghệ thông tin của bạn

• Không có đám mây nhà cung cấp cho dữ liệu quét. Dữ liệu quét được lưu trên thiết bị và chỉ đi qua những kênh do bạn chọn — máy chủ SMTP của bạn, máy chủ SFTP của bạn, hoặc bảng chia sẻ.
• Không tài khoản, không quảng cáo. Ứng dụng không cần đăng ký và không gửi dữ liệu quét nào cho chúng tôi.
• Hoạt động ngoại tuyến. Việc quét hoàn toàn không cần kết nối; mạng chỉ tham gia vào lúc xuất dữ liệu. Những lối đi giữa giá kệ và kho dưới tầng hầm không phải vấn đề.
• Không có gì chạm trực tiếp vào hệ thống ERP. Việc nhập liệu chạy qua chính quy trình được hỗ trợ của hệ thống bạn, với mọi phép kiểm tra hợp lệ mà đội của bạn vốn đã áp dụng.
• Cùng một thiết lập trên mọi điện thoại. Một tệp cài đặt sao chép cấu hình sang các thiết bị khác, nên mười chiếc điện thoại ở khu nhận hàng đều tạo ra bố cục tệp giống hệt nhau.

Trên thực tế việc này trông như thế nào

Với các đợt đếm kho, vòng lặp trông như sau: Quét một giá trị theo từng khu vực, tệp CSV phân tách bằng dấu chấm phẩy với tiêu đề mã vật tư mà bản tải lên SAP mong đợi, tải lên qua SFTP, nhập theo lô — quy trình mẫu tồn kho linh kiện sản xuất cho thấy một thiết lập liên quan. Cùng kỷ luật về tệp ấy cũng bao trùm việc nhận hàng đối chiếu với đơn mua hàng (hãy xem bài nhận hàng trong kho bằng máy quét trên điện thoại) và cả công việc bảng tính thuần túy — bài hướng dẫn quét sang Excel trình bày các chi tiết định dạng, bao gồm cái bẫy ký hiệu khoa học với những mã vạch số dài.

Những cách khác để kết nối việc quét mã với SAP hay QuickBooks

Để cho đầy đủ: các bộ giải pháp quét di động được SAP chứng nhận (và chính các ứng dụng kiểm kê Fiori của SAP) ghi giao dịch theo thời gian thực và xử lý được các quy trình theo chỉ dẫn — đó là công cụ đúng đắn cho những hoạt động khối lượng lớn đủ sức biện minh cho việc cấp phép theo thiết bị và một dự án tích hợp. Phần mềm kiểm kê dạng dịch vụ tích hợp với QuickBooks bổ sung đồng bộ trực tiếp cùng các tính năng mua hàng với phí hằng tháng tính theo người dùng. Máy quét kiểu bàn phím gõ mã vạch vào bất cứ trường nào đang được chọn — ổn tại một trạm cố định có màn hình ERP đang mở, nhưng chúng chỉ thu được mã vạch trần, không số lượng, không dấu thời gian, không dấu vết tệp. Vòng lặp điện thoại cộng CSV nằm ở khoảng giữa rộng lớn: thu thập di động với dữ liệu có cấu trúc, với chi phí một khoản thuê bao ứng dụng, dùng chính bộ máy nhập liệu bạn đã sở hữu. Hãy bắt đầu từ phần tổng quan về DataScan để xem cả năm chế độ quét — mọi tính năng đều nằm trong bản dùng thử miễn phí 7 ngày, nên bạn có thể chứng minh trọn vòng lặp từ quét đến nhập liệu trước khi chi bất cứ khoản nào.