Näin siirrät viivakoodiskannaukset SAPiin tai QuickBooksiin (CSV-tuonti)

Yksinkertainen tapa saada mobiiliskannaukset SAPiin tai QuickBooksiin on tiedosto: skannaa puhelinsovelluksella, vie CSV- tai Excel-tiedosto siinä muodossa, jota järjestelmäsi tuontirutiini odottaa, ja anna rutiinin hoitaa kirjaus. DataScan tallentaa skannaukset, muotoilee tiedoston ja siirtää sen SFTP-palvelimellesi yhdellä napautuksella – ei skannauslisenssejä, ei väliohjelmistotilausta, ei API-projektia.

Mobiiliskannaus ilman integraatioprojektia

Mobiiliskannaus, joka kirjaa suoraan SAPiin tai QuickBooksiin, tarkoittaa yleensä lisätuotetta, erillisiä laitteita ja integraatioprojektia. Varastolle, joka tekee viikoittaisen laskennan, tai kaupalle, joka vastaanottaa muutaman lavan päivässä, se on usein enemmän kuin työ vaatii.

Järjestelmäsi osaa jo tuoda tiedoston. SAPissa on ollut eräsyöttö- ja tiedostonlatausrutiineja vuosikymmeniä; QuickBooks tuo Excel- ja CSV-tiedostoja heti oletuksena. Ainoa puuttuva palanen on tarkkojen skannausten tallentaminen lattiatasolla ja siistin tiedoston toimittaminen – ja se on puhelinsovelluksen ongelma, ei ERP-järjestelmän.

Skannauksesta CSV:hen ja SAPiin tai QuickBooksiin: vaihe vaiheelta

1. Määrittele tiedosto, jota järjestelmäsi tarvitsee Ennen kuin kosket sovellukseen, kysy tuonnista vastaavalta, mitä sarakkeita, otsikoita, erotinta ja päivämäärämuotoa he odottavat. SAPin fyysisen inventaarion lataus saattaa haluta kentät nimike, määrä, laskentapäivä; QuickBooksin tuotetuonti haluaa omat otsikkonimensä. Kymmenen minuuttia oikean henkilön kanssa tässä kohdassa säästää jokaisen myöhemmän viennin.
2. Määritä DataScanin vienti vastaamaan sitä Aseta Asetuksissa vientimuoto (CSV tai Excel), CSV-erotin (pilkku tai puolipiste), rivinvaihdot sekä päivämäärän ja kellonajan muodot. Nimeä sitten uudelleen ne sarakeotsikot, jotka sovellus antaa nimetä: viivakoodisarake (muotoon Nimike tai SKU tai miksi määrittely sitä kutsuukin), määrä- tai lukumääräsarake sekä yksi-moneen-skannauksessa ensisijainen ja toissijainen sarake. Tämä on kertaluonteista työtä: jokaisella sen jälkeisellä viennillä on sama rakenne.
3. Skannaa tehtävään sopivalla tilalla SAPiin tai QuickBooks-korjaukseen syötettäviin inventaariolaskentoihin sopii yhden arvon skannaus – skannaa viivakoodi, syötä laskettu määrä, yksi rivi tuotetta kohden. Pelkkiin listoihin (sarjanumerot, vastaanotetut laatikot) jatkuva skannaus on nopeampi. Jos viet ensin päälistan järjestelmästäsi, hakuskannaus varmentaa jokaisen viivakoodin sitä vasten työn edetessä – katso opas skannausten varmentamisesta tuotetietokantaa vasten.
4. Toimita tiedosto Vie istunto ja valitse reitti: siirrä SFTP:llä suoraan palvelinkansioon, lähetä sähköpostitse omalla SMTP-palvelimellasi tai jaa tiedosto mihin tahansa puhelimen sovellukseen. Jokainen istunto saa oman tiedostonimen; päivämäärä ja kellonaika päätteenä kohdassa Vientitiedoston nimeäminen pitävät tiedostot järjestyksessä.
5. Tuo tiedot SAPiin tai QuickBooksiin Aja se rutiini, joka järjestelmässäsi jo on. SAPissa se on tyypillisesti eräsyöttöistunto tai LSMW-tyyppinen lataus inventaariolaskentoihin – tai yksinkertaisesti tiedoston luovuttaminen tiimille, joka omistaa nuo transaktiot. QuickBooksissa käytä sisäänrakennettua Excel- tai CSV-tuontia tai liitä rivit varastokorjaukseen. Kummassakin tapauksessa datan kirjauksen tekee järjestelmän oma, tuettu mekanismi.
6. Varmenna kirjaus Pistotarkista muutama tuotu tietue puhelimen istuntoa vasten. Rivimäärä ja skannauskohtaiset aikaleimat tekevät koko tiedoston saapumisen vahvistamisesta helppoa ja näyttävät, milloin kukin tuote skannattiin.

SFTP: hiljainen automaatiovoitto

Jos organisaatiossasi on mitä tahansa integraatioväliohjelmistoa – tai edes tavallinen ajastettu työ – valvottu kansio on klassinen malli: kansioon ilmestyvät tiedostot validoidaan ja tuodaan automaattisesti. DataScan siirtää valmiin istunnon SFTP-palvelimelle, kun napautat Tallenna palvelimelle, mikä muuttaa työnkulun muotoon skannaa, napauta Tallenna palvelimelle, valmis. Varastossa ei kosketa tietokoneeseen. Jokainen istunto saa oman tiedostonimen; lisää päivämäärä ja kellonaika päätteeksi kohdassa Vientitiedoston nimeäminen, jotta tuontityö voi poimia tiedostot järjestyksessä.

Tämä on myös lähestymistavan rehellinen katto suoraan sanottuna: se on tiedostopohjainen, ei reaaliaikainen. Skannaukset kirjautuvat, kun tiedosto tuodaan, ei sillä hetkellä, kun viivakoodi luetaan. Vastaanottotarkistuksissa, laskennoissa, auditoinneissa ja korjauksissa – niissä tehtävissä, joissa ihminen katsoo datan joka tapauksessa läpi – tuo viive ei maksa mitään. Jos tarvitset jokaisen skannauksen SAPiin sekunneissa (kuljetinlajittelu, reaaliaikainen keräily), sitä varten ovat sertifioidut reaaliaikayhteystuotteet omilla hinnoillaan.

Mitä kertoa IT-osastollesi

• Ei toimittajan pilveä skannaustiedoille. Skannaukset tallentuvat laitteeseen ja kulkevat vain valitsemiesi kanavien kautta – oma SMTP-palvelimesi, oma SFTP-palvelimesi tai jakotoiminto.
• Ei tilejä, ei mainoksia. Sovellus ei vaadi rekisteröitymistä eikä lähetä skannaustietoja meille.
• Toimii offline-tilassa. Skannaus ei tarvitse verkkoyhteyttä lainkaan; verkko tulee mukaan vasta viennissä. Hyllystökäytävät ja kellarivarastot eivät ole ongelma.
• Mikään ei koske ERP-järjestelmään suoraan. Tuonti kulkee järjestelmäsi oman tuetun rutiinin läpi niine validointeineen, joita tiimisi jo soveltaa.
• Samat asetukset jokaisessa puhelimessa. Asetustiedosto kopioi määritykset muihin laitteisiin, joten kymmenen vastaanoton puhelinta tuottaa identtiset tiedostorakenteet.

Miltä tämä näyttää käytännössä

Varastotilan laskennoissa silmukka näyttää tältä: yhden arvon skannaus vyöhykkeittäin, puolipisteellä erotettu CSV sillä nimikenumero-otsikolla, jota SAP-lataus odottaa, SFTP-siirto ja erätuonti – valmistuksen osavaraston esimerkkityönkulku näyttää samantapaisen asetelman. Sama tiedostokuri kattaa vastaanoton ostotilauksia vasten (katso varaston vastaanotto puhelinlukijalla) ja tavallisen taulukkotyön – Exceliin skannaamisen opas käsittelee muotoseikat, mukaan lukien pitkien numeeristen viivakoodien tieteellisen muodon ansan.

Muita tapoja yhdistää skannaus SAPiin tai QuickBooksiin

Täydellisyyden vuoksi: SAP-sertifioidut mobiiliskannauspaketit (ja SAPin omat Fiori-varastosovellukset) kirjaavat transaktiot reaaliaikaisesti ja hallitsevat ohjatut työnkulut – oikea työkalu suuren volyymin toiminnalle, joka voi perustella laitekohtaisen lisensoinnin ja integraatioprojektin. QuickBooksiin integroidut varastonhallinnan pilvipalvelut lisäävät reaaliaikasynkronoinnin ja ostotoiminnot kuukausittaista käyttäjäkohtaista maksua vastaan. Näppäimistöemulaattorilukijat näppäilevät viivakoodit siihen kenttään, joka on aktiivisena – hyvä kiinteällä työpisteellä ERP-näkymä auki, mutta ne tallentavat vain pelkät viivakoodit ilman määriä, aikaleimoja tai tiedostojälkeä. Puhelimen ja CSV:n silmukka asettuu leveään keskikohtaan: liikkuvaa tallennusta jäsennellyllä datalla, sovellustilauksen hinnalla ja käyttäen tuontikoneistoa, joka sinulla jo on. Aloita DataScanin yleiskatsauksesta nähdäksesi kaikki viisi skannaustilaa – jokainen ominaisuus sisältyy 7 päivän maksuttomaan kokeiluun, joten voit todentaa koko skannauksesta tuontiin -silmukan ennen kuin käytät mitään rahaa.