如何将条形码扫描至 Google Sheets

把条形码扫描结果送入 Google Sheets 有两种可靠方法：从扫描应用导出 CSV 并导入您的表格（文件 → 导入 → 追加），或者，如果您的团队运行着自己的邮件自动化，就把导出文件通过邮件发给它，由该服务添加数据行。DataScan 负责这两种方法的第一步：扫描和文件。本指南将逐步介绍这两种方法。

当您的库存存放在 Google 表格中

对于大量小型经营者而言，Google Sheets 事实上就是他们的库存系统：与团队共享、始终有备份、免费。阻力在于数据录入。站在库房里从箱子上读条形码，再用手指敲进 Sheets 手机应用，速度很慢，而手机键盘简直就是一台数字颠倒制造机。解决办法是把采集与存储分开：用专门的应用快速扫描，然后通过一次干净的导入把数据送进表格 — 或者如下文所述，通过邮件发送给您自己运行的自动化流程。

路线 A：导出 CSV，导入 Google Sheets

这是最简单的路线，也是周期性工作 — 盘点、收货核验、审计 — 的正确选择。无需连接任何账户，无需维护自动化流程，除了 Sheets 中的一个菜单之外也没有新东西要学。由于扫描发生在应用中而非浏览器里，即使库房完全没有信号也能正常工作。

1. 用条形码应用扫描物品 在您的 iPhone 或 Android 手机上安装 DataScan，并以会话的形式扫描物品 — 纯清单用连续扫描模式，每件物品需要数量时用单值扫描模式。扫描可完全离线进行，因此信号盲区的库房不构成任何障碍。
2. 将会话导出为 CSV 把完成的会话导出为 CSV 文件。在设置中，您可以控制分隔符、是否包含标题行、列名和日期格式 — 一次性把它们设成与表格的列一致，此后每一次导出都会自动对齐。
3. 将 CSV 导入 Google Sheets 打开您的库存表格，依次选择文件 → 导入 → 上传。关键设置是导入位置：“追加到当前工作表” — 您的扫描结果会作为新行添加到现有数据下方，而不是将其替换。
4. 可选：把文件通过邮件发送给您自己的自动化流程 如果您每周或每天都要做这件事，并且已经在使用自动化服务，下面的路线 B 介绍了通过邮件交接的方法。

路线 B：把文件通过邮件发送给您运行的自动化流程

当您点击“发送电子邮件”时，DataScan 可以通过您自己的 SMTP 服务器把导出文件以邮件发出。DataScan 没有 Zapier 或 Google 集成，但如果您的团队已经在运行自动化服务，这封邮件就可以作为它的触发器：

• 设置收件地址。在 DataScan 的 SMTP 设置中，把“收件人邮箱”设为您的自动化服务所监控的专用地址。
• 在您这一侧搭建自动化。在您的自动化服务中：以收到邮件为触发条件，解析附带的 CSV 文件，并将其各列映射到针对您 Google 表格的“创建电子表格行”操作。这部分在 DataScan 之外完成。
• 扫描完毕后点击“发送电子邮件”。您发送的每份导出文件都会到达自动化流程，只要设置正确，它就会添加数据行。前几次发送之后请检查一下表格。

料箱补货示例工作流程使用的是同样的邮件步骤，只是文件发往供应商而不是表格。即便自动化服务宕机，您手里仍然有那封邮件和那个文件 — 不会丢失任何东西。

让自动化更稳健

有几个细节，决定了一套邮件自动化是能安静运行数年，还是第一周就崩溃：

• 先用三件物品的会话做测试。扫描三个已知条形码，发送邮件，然后检查表格。在三行数据里发现某一列映射错误，远比在三百行里容易得多。
• 保留标题行并保持稳定。在 CSV 导出中包含标题行，此后绝不要重命名它们 — 自动化是按标题进行映射的，改过名的列会悄无声息地把数据送入错误的字段。
• 统一日期格式。把 DataScan 的日期格式设为 ISO（YYYY-MM-DD），这样无论表格使用哪种区域设置，Google Sheets 都能毫无歧义地解析时间戳。
• 每个库位或任务导出一次。每个区域一个文件，在盘点结果看起来不对劲时很容易追根溯源 — 比剖析一个巨型文件轻松得多。

应该选择哪条路线？

• 每月盘点或一次性审计：路线 A。偶尔一次的导入，不值得为此搭建自动化。
• 周期性流程，单人扫描：如果您已经在运行自动化服务，选路线 B。
• 周期性流程，多人扫描：选路线 B，让所有人都发送到同一个自动化流程 — 表格就成为汇总点。
• 团队更习惯用 Excel？同样的会话也可导出为 Excel 文件 — 请参阅将条形码扫描至 Excel。

其他方案的客观评估

Google Sheets 扩展程序和 Apps Script 扫描器都在浏览器标签页中运行：在办公桌前扫三件物品还行，在库房里扫一百件就很痛苦，离线时则完全无法使用。键盘楔式蓝牙扫描枪可以向 Sheets 手机应用输入内容，但它输入到的是当前获得焦点的单元格 — 手指碰错一下，列的对齐关系就全乱了，而且它既不能采集数量，也不能记录时间戳。确实有一些库存 SaaS 产品提供真正的 Sheets 集成 — 代价是按席位收费，并且您的库存数据存放在他们的服务器上。先采集、再导入的模式听起来没那么光鲜，却稳健得多：您的数据始终存在于一个由您掌控的文件中，而且一旦出现异常，每一个环节都可以被检查。这种取舍正是 DataScan 整套基于文件的设计的主旨。