Cara Mengimbas Barcode ke dalam Spreadsheet Excel

Cara terpantas untuk mengimbas barcode ke dalam spreadsheet Excel ialah aplikasi telefon yang menangkap imbasan sebagai baris berstruktur dan mengeksportnya sebagai fail Excel atau CSV. Dengan DataScan anda mengimbas setiap item dengan kamera, menambah kuantiti jika perlu, dan mengeksport fail yang dibuka dalam Excel — satu baris bagi setiap imbasan, dengan barcode, kuantiti dan cap masa dalam lajurnya sendiri.

Mengapa menaip barcode ke dalam Excel tidak praktikal pada skala besar

Kebanyakan senarai inventori, helaian pesanan dan daftar aset sememangnya sudah berada dalam Excel. Kelemahannya ialah memasukkan data: membaca EAN 13 digit daripada label dan menaipnya ke dalam sel mengambil masa kira-kira sepuluh saat bagi setiap item dan mudah menyebabkan digit tersilap susun. Pada 300 item, itu bermakna sejam menaip yang terdedah kepada ralat — dan satu digit yang salah bermakna carian yang gagal secara senyap kemudian.

Kamera telefon membaca barcode yang sama dalam masa kurang daripada sesaat dan tidak pernah tersilap susun digit. Tujuan aliran kerja barcode-ke-Excel bukan sekadar kelajuan; ia memastikan setiap nilai dalam spreadsheet betul-betul sama seperti yang tercetak pada label.

Imbas barcode ke Excel dengan iPhone atau telefon Android anda: langkah demi langkah

1. Pasang aplikasi barcode-ke-Excel Pasang DataScan pada iPhone atau telefon Android anda. Setiap ciri tersedia sepanjang percubaan percuma 7 hari, jadi anda boleh menguji keseluruhan aliran kerja anda — termasuk eksport — sebelum membayar apa-apa.
2. Sediakan lajur eksport anda Dalam Tetapan, pilih format eksport pilihan anda (Excel atau CSV), namakan semula pengepala lajur barcode supaya sepadan dengan nama lajur yang dijangka oleh spreadsheet anda, dan pilih format tarikh serta masa. Anda juga boleh memilih sama ada tarikh dan masa diletakkan dalam satu lajur atau dua. Menetapkan pengepala dengan betul sekali sahaja bermakna sifar pembersihan pada setiap eksport selepas itu.
3. Pilih mod imbasan Untuk senarai barcode yang ringkas, gunakan Imbasan Berterusan — ia menangkap satu baris bagi setiap imbasan sepantas anda boleh menghalakan kamera, dengan jeda sentuh-dan-tahan apabila anda perlu mengubah kedudukan. Untuk mengira stok, gunakan Imbasan Nilai Tunggal: imbas barcode, taip kuantiti, imbas yang seterusnya.
4. Imbas item anda Bergerak melalui rak, palet atau susunan produk. Setiap imbasan disimpan secara setempat pada telefon dengan cap masa, jadi ini berfungsi di bilik stok bawah tanah tanpa isyarat sama baiknya seperti pada Wi-Fi.
5. Semak sesi Buka senarai item diimbas untuk mengesahkan kiraan, memadam imbasan berganda yang tidak sengaja, dan memastikan segala yang anda jangkakan ada di situ. Tiga puluh saat semakan menjimatkan pembetulan yang memalukan selepas fail tersebut dihantar ke sana ke mari melalui e-mel.
6. Eksport dan buka dalam Excel Eksport sesi tersebut dan pilih laluan penghantaran: kongsi fail ke mana-mana aplikasi pada telefon anda, hantar melalui pelayan SMTP anda sendiri, atau muat naik ke pelayan FTP/SFTP. Buka fail Excel — atau import CSV melalui Data → Daripada Teks/CSV — dan imbasan anda akan muncul sebagai baris yang kemas di bawah pengepala yang anda konfigurasikan.

Excel atau CSV: format eksport manakah yang patut anda gunakan?

Kedua-duanya berakhir di tempat yang sama, tetapi berkelakuan berbeza dalam perjalanannya. Excel (fail .xls yang serasi dengan Excel) ialah pilihan yang mudah apabila seseorang membuka fail tersebut: setiap sel disimpan sebagai teks, jadi nombor barcode yang panjang kekal utuh dan tiada siapa perlu memikirkan pembatas. Oleh kerana kuantiti juga tiba sebagai teks, tukarkan lajur itu kepada nombor sebelum anda menjumlahkannya. CSV pula pilihan yang lebih baik apabila perisian yang membaca fail tersebut — import ERP, muat semula Power Query, sebuah skrip — kerana ia teks biasa dan anda mengawal setiap perincian: pembatas (koma atau koma bertitik, yang penting bagi versi Excel Eropah), pengekodan fail, pemisah baris, dan sama ada pengepala disertakan.

Pembahagian yang praktikal: gunakan fail Excel untuk pengiraan sekali-sekala yang anda e-melkan kepada rakan sekerja, dan CSV untuk apa-apa yang berulang dan menyuap buku kerja atau sistem sedia ada. DataScan mengingati tetapan tersebut dalam kedua-dua keadaan, jadi ini keputusan sekali sahaja bagi setiap aliran kerja, bukan kerja rutin pada setiap eksport.

Petua untuk aliran kerja barcode-ke-Excel yang kemas

• Padankan pengepala dengan helaian induk anda. Jika buku kerja anda menjangkakan lajur bernama SKU, namakan semula pengepala lajur barcode dalam aplikasi sebelum anda mengeksport. Salin-tampal kemudian akan sejajar tanpa perlu menyusun semula lajur.
• Gunakan satu sesi bagi setiap lokasi. Imbas lorong 3 sebagai satu sesi, lorong 4 sebagai sesi berikutnya. Eksport kecil yang dinamakan jauh lebih mudah diselaraskan berbanding satu fail 2,000 baris — dan pilihan penamaan fail memastikan eksport tersusun.
• Cap masa menunjukkan bila. Setiap baris membawa cap masa imbasan, jadi anda dapat melihat bila sesuatu pengiraan berlaku dan yang mana antara dua pengiraan bercanggah itu lebih baharu.
• Nyahduplikasi secara sedar. Tentukan dari awal sama ada imbasan berganda bermaksud kuantiti 2 atau satu kesilapan. Untuk pengiraan, utamakan mod Nilai Tunggal dan masukkan kuantiti; DataScan juga boleh meringkaskan imbasan berulang menjadi satu baris dengan kiraan, atau mengabaikan kod sama yang diimbas dua kali berturut-turut.

Cara lain untuk memasukkan barcode ke dalam Excel

Alternatif yang jujur: pengimbas jenis papan kekunci USB atau Bluetooth menaip setiap imbasan ke dalam mana-mana sel yang ditunjuk oleh kursor anda. Itu bagus di meja tetap dan tidak memerlukan langkah eksport, tetapi ia hanya menangkap barcode kosong — tiada gesaan kuantiti, tiada cap masa, tiada nota — dan ia mengikat anda pada komputer. Aplikasi mudah alih Excel sendiri mempunyai ciri data berasaskan kamera, tetapi ia dibina untuk menangkap jadual bercetak, bukan untuk kerja barcode bervolum tinggi. Aplikasi telefon menang apabila anda bergerak melalui bilik stok, memerlukan lajur berstruktur, atau mahu kuantiti ditangkap terus di rak — dan itulah tepatnya cara peruncit wain membina pesanan pembekal dengan mengimbas botol dan bukannya menaip SKU.

Bekerja dalam ekosistem Google sebaliknya? Eksport sesi yang sama turut menyuap spreadsheet dalam Drive — lihat panduan iringan mengenai mengimbas barcode ke Google Sheets, atau mulakan daripada laman utama DataScan untuk gambaran keseluruhan kelima-lima mod imbasan.