バーコードのスキャンを製品データベースと照合する方法

バーコードのスキャンを製品データベースと照合するには、マスターリストをCSVとして、各スキャンを端末内で確認するスキャンアプリにインポートします。DataScanのルックアップスキャンモードはまさにこれを行います。インポートしたリストに存在するバーコードをスキャンするとそのレコードが即座に表示され、存在しないものはその場で一致なしとなります。確認はすべてスマートフォン上でオフラインに実行されます。ルックアップスキャン自体は何も記録しません。結果ファイルが必要な場合は、照合データの列をエクスポートに追加した連続スキャンでスキャンしてください。

すべてのスキャンが答えるべき問い

多くのスキャンが教えてくれるのは、バーコードが何を示しているかです。照合はより有用な問いに答えます。これは本来あるべきものか、ということです。このアイテムは本日のピッキングリストにあるか。これはリコール対象のバッチか。この本は当館の蔵書か、この部品は承認済みの範囲内か、この棚の価格はシステム上の価格か。バーコードだけでは答えられません。答えられるのは、お客様ご自身のマスターデータとの比較だけです。

その比較を目視で行うこと — スキャンし、番号を読み、印刷物から探す — は遅く、しかも最も重要な場面、すなわち200点のうち1点だけ場違いなものがある場面で失敗します。マスターリストをスマートフォンに入れれば、作業は逆転します。すべてのスキャンが自分自身を確認し、注意を求めてくるのは例外だけになります。

CSVのマスターリストに対してスキャンを検証する手順

1. マスターリストをCSVとして作成する 正しい情報が置かれている場所 — ERP、POS、資産台帳、あるいは単なるスプレッドシート — から、バーコードと項目をエクスポートします。スキャン時に役立つ項目、すなわち品名、価格、バッチまたはロット、棚のロケーション、仕入先などを含めてください。バーコードを先頭列に、データ列をその後ろに置いたカンマ区切りのCSVとして保存してください。
2. CSVをDataScanの照合用データベースにインポートする ファイルをアプリに読み込みます。各バーコードが項目を伴う照合キーとなり、数千点規模でも問題ありません。データベース全体がスマートフォン内にあるため、電波のない低温室や地下の書庫でも確認が機能します。
3. ルックアップスキャンモードでアイテムをスキャンする あとは何でもスキャンしてください。リストに存在するバーコードは、カメラが捉えた瞬間にそのレコード — 品名、価格、バッチなど、インポートした内容 — を表示します。リストにないバーコードは一致しません。その沈黙こそが成果です。ラベル違い、誤配送、カタログ外のアイテムが自ら名乗り出るのです。
4. 不一致に対応する そのアイテムを物理的に脇へよけてください。照合における鉄則は、印の付いたアイテムを直ちに流れから外すことです。ルックアップスキャンはスキャンを保存しないため、記録が必要な場合は次の手順をご利用ください。
5. 確認の記録を残す 「ルックアップ・データとの相互参照」をオンにした連続スキャンでスキャンし、メール、SFTP、または共有シートでエクスポートします。各行にはリストの該当する項目が付き、照合データの列が空の行が一致しなかったものです。それがそのまま所見レポートとなり、タイムスタンプ付きで、申し立て、リコール記録、カタログ訂正に添付できる状態になります。
6. マスターデータが変わったらデータベースを更新する インポートしたリストはある時点のスナップショットです。価格が変わったとき、バッチが出荷されたとき、新製品が発売されたときには、再エクスポートして読み込み直してください。これを習慣にしましょう。照合作業を行う日の朝には、必ず最新のデータを取得することです。

マスターCSVを正しく作る

照合の精度はキーの正しさで決まりますが、スプレッドシートにまつわる2つの習慣が、それを静かに損ないます。1つ目は、Excelが数値とみなしたものから先頭のゼロを取り除いてしまうことです。0で始まるUPCは11桁の値になり、スキャンと一致することは決してありません。バーコードの列を文字列形式に保つか、それを変更しないツールでCSVを編集してください。2つ目は、キーがスマートフォンの読み取る内容と完全に一致しなければならないという点です。棚にEAN-13のコードが付いているのに、バーコードの列に社内の品番が入っていれば、何も一致しません。また、UPC-AのラベルはiPhoneでは先頭に0が付いた13桁、Androidでは12桁として読み取られるため、UPCコードはお使いのスマートフォンが読み取る形式で記載してください。インポートを信頼する前に、実物を5点スキャンしてファイルと見比べてください。2分の確認が、ホールいっぱいの誤った不一致を防ぎます。

各チームがこれで検証しているもの

• ピッキングと出荷の確認。 注文明細をインポートすれば、梱包台での不一致は、クレームの後ではなく配送業者に渡す前に捕捉されたピッキングミスです。箱単位の記録にはカートン梱包ガイドが対応します。
• リコールとバッチの回収。 対象バッチのリストをインポートして棚を一巡します。一致したものを回収し、照合データの列を含む連続スキャンのエクスポートが回収作業の記録になります。
• ラベル違いや並行輸入品の確認。 カタログにないコード、あるいは誤った製品を指すコードは、貼り替えられた在庫や模倣品の疑いがある在庫の典型的な特徴です。即座の不一致表示により、抜き取り監査が現実的になります。
• 価格の確認。 現在のシステム価格をインポートして売場を歩けば、棚札とスキャンした価格が画面上に並んで表示されます。
• 発注書に対する入庫確認。 このワークフローの入荷版には専用のガイドがあります。スマートフォンスキャナーによる倉庫入荷をご覧ください。

スキャンを検証するその他の方法

率直に代替案を挙げましょう。リアルタイム検証を備えたERPやWMSは、すべてのスキャンを記録システムに対してその場で確認します。スキャンが即座に取引を計上しなければならない場合には適した構成ですが、大企業向けのライセンス費用がかかり、通信環境が絶対条件になります。一般公開のバーコード検索アプリは、世界的なカタログに基づいてその製品が何かを教えてくれますが、それがお客様のデータに含まれているかという問いとは別物です。印刷したリストは20点なら機能しますが、200点では破綻します。CSVをインポートしてスキャンするこの方法は、広い中間をカバーします。お客様のデータを、お客様のスマートフォン上で、オフラインで扱い、最後に連続スキャンから結果ファイルが得られます。ERPのCSVインポートガイドと同じ、ファイルベースの思想です。5つのスキャンモードすべてはDataScanの概要でご覧いただけます。ルックアップスキャンは7日間の無料トライアルに含まれるため、今夜マスターリストをインポートして明日の納品を検証しても、費用はかかりません。