Quét mặt hàng vào thùng: Biết chính xác món nào đã vào thùng nào
Cách gọn gàng để theo dõi món nào đã vào thùng nào là quét theo kiểu một-nhiều: quét mã vạch của thùng carton hay pallet một lần, rồi quét mọi mặt hàng được xếp vào đó — mỗi mặt hàng tự động liên kết với thùng chứa ấy. Chế độ Quét một-nhiều của DataScan làm việc này trên iPhone hay điện thoại Android và xuất ra một bảng kê thùng chứa kèm mặt hàng dạng CSV hoặc Excel, nên câu hỏi "trong thùng 17 có gì?" là một lượt tìm kiếm trong bảng tính, chứ không phải một con dao rọc thùng.
Bài toán thùng hàng bí ẩn
Mọi hoạt động có đóng gói rốt cuộc đều gặp cùng một sự cố: một thùng hàng đến nơi, nhãn ghi rõ nó thuộc đơn hàng nào, nhưng chẳng ai nói được bên trong thực sự có gì nếu không mở ra. Hãy nhân điều đó lên cho một pallet bốn mươi thùng, một giá kệ đầy hộp lưu trữ, hay một cuộc chuyển văn phòng ba chuyến xe tải, và cái giá của việc không biết trở nên rất thật — những thùng bị mở lại, những lô hàng bị tranh chấp, và cái đơn vị mang số sê-ri duy nhất phải tìm cho ra ngay lập tức.
Viết nội dung lên thùng bằng bút dạ thất bại ngay ở thùng thứ hai. Gõ phiếu đóng gói thất bại ở thùng thứ mười. Mô hình quét mở rộng được quy mô là một-nhiều: một lần quét thùng chứa, nhiều lần quét mặt hàng liên kết vào nó. Đó chính xác là cách các nhà kho lớn vận hành nhãn định danh pallet — và nó chẳng cần gì hơn một chiếc điện thoại.
Đóng thùng có xác minh bằng quét mã: từng bước một
- Dán nhãn cho mọi thùng chứa Mỗi thùng carton, khay nhựa hay pallet đều có mã vạch riêng. Một tờ nhãn Code 128 in sẵn hoặc các mã QR được tạo ra hầu như chẳng tốn gì; mã định danh tuần tự (BOX-0001…) là đủ dùng. Với pallet, tấm nhãn đóng vai trò mà nhãn định danh đảm nhận trong một hệ thống WMS lớn: cái mã duy nhất mà mọi thứ khác móc vào.
- Bắt đầu một phiên Quét một-nhiều Trong DataScan, hãy mở Quét một-nhiều — chế độ được tạo ra để liên kết nhiều mã vạch với nhau — và bắt đầu một lần quét mới cho công việc: đơn hàng, lô hàng gửi đi, hoặc đơn giản là đợt đóng gói trong ngày.
- Quét mã vạch thùng chứa một lần Nhãn của thùng carton đi trước tiên. Nó trở thành thùng chứa đang hoạt động: từ khoảnh khắc này, mọi lần quét đều thuộc về nó. Không menu, không gõ phím — chính trình tự thao tác mang ý nghĩa.
- Quét các mặt hàng vào bên trong Hãy quét từng mặt hàng ngay khi tay bạn đặt nó vào thùng — lần quét và hành động vật lý luôn đi cùng nhịp, và đó là điều khiến bản ghi đáng tin cậy. Số sê-ri, mã EAN, thẻ tài sản: bất cứ thứ gì có trên mặt hàng đều dùng được, trên cả 13 loại mã vạch.
- Chuyển sang thùng chứa tiếp theo Thùng đầy, dán băng lại, chạm Mới (thùng chứa), quét nhãn của thùng tiếp theo, rồi đóng gói tiếp. Ứng dụng chuyển đích liên kết ngay tức thì. Cả ngày làm việc của một người đóng gói chỉ gồm vài động tác: quét thùng, quét thứ bên trong.
- Xuất bảng kê thùng chứa và mặt hàng Hãy xuất phiên quét thành CSV hoặc Excel: những hàng ghép mã định danh thùng chứa với mã vạch mặt hàng, mỗi hàng kèm dấu thời gian. Gửi email qua máy chủ SMTP của riêng bạn, tải lên bằng SFTP, hoặc chia sẻ tệp. Chỉ một tệp ấy vừa là phiếu đóng gói cho khách hàng, vừa là bảng kê cho vụ tranh chấp với hãng vận chuyển, vừa là chỉ mục tìm kiếm cho câu hỏi "thùng nào chứa mặt hàng X" — bài hướng dẫn quét sang Excel trình bày chi tiết về định dạng.
Nơi việc quét một-nhiều chứng tỏ giá trị
- Đóng gói đơn hàng thương mại điện tử. Quét nhãn thùng của đơn hàng, quét từng mặt hàng đã lấy vào đó — bảng kê là hồ sơ theo từng đơn về những gì đã được đóng gói, có dấu thời gian, dành cho cái email "thiếu hàng" đến vào một tuần sau.
- Xếp pallet. Các thùng carton lên một nhãn định danh pallet; tệp xuất là bảng kê pallet mà bên nhận hàng đối chiếu — điều này ghép rất tự nhiên với bài hướng dẫn nhận hàng ở đầu bên kia của chuyến xe.
- Hộp lưu trữ và hộp hồ sơ. Hồ sơ, mẫu vật hay hàng trả về được xếp vào các hộp đánh số: bảng kê biến một phòng kho thành một chỉ mục tra cứu được.
- Lắp ráp bộ kit. Các linh kiện vào một thùng kit — bảng kê đồng thời là hồ sơ lắp ráp của bộ kit, và nạp vào hệ thống của bạn dưới dạng một tệp qua quy trình nhập tệp CSV vào ERP.
Quy trình mẫu: ví dụ theo dõi vị trí trong kho dùng chính ý tưởng quét liên kết này với vị trí đóng vai trò thùng chứa — quét ô kệ, rồi quét những gì nằm ở đó — còn ví dụ tồn kho linh kiện sản xuất cho thấy một thiết lập cho kho linh kiện.
Ở đầu nhận hàng: dỡ hàng cùng bảng kê
Bảng kê cũng hữu ích không kém ở điểm đến. Hãy gửi tệp CSV trước lô hàng và bên nhận có thể nhập nó vào cơ sở dữ liệu Tra cứu của riêng họ: khi ấy, việc quét các mặt hàng lấy ra khỏi thùng sẽ cho biết từng món có trong bảng kê hay không, và việc so sánh tệp xuất quét của chính họ với bảng kê sẽ cho thấy mọi khoản thiếu hàng theo từng dòng. Ngay cả khi đầu bên kia không có ứng dụng, một bảng kê đính kèm trong email gửi hàng cũng cho bên nhận biết sẽ nhận được những gì, và dấu thời gian cho thấy từng mặt hàng được quét vào thùng khi nào. Hồ sơ đóng gói tạo ra thì rẻ mà lúc ước gì đã có thì rất đắt.
Mẹo thực tiễn
- Quét trong lúc đóng gói, đừng bao giờ quét sau. Quét một đống hàng đã tập kết rồi mới đóng gói làm hỏng sự đảm bảo; bản ghi chỉ trung thực đúng bằng khoảnh khắc quét.
- Hãy giữ nhãn thùng chứa ở góc trên mặt ngoài. Vị trí nhất quán nghĩa là người kế tiếp (hoặc bến nhận hàng) tìm thấy mã vạch mà không phải xoay thùng.
- Mỗi lô hàng một lần xuất. Những bảng kê nhỏ dễ đối chiếu và đính kèm gọn gàng vào giấy tờ của lô hàng.
- Hoạt động ngoại tuyến. Rơ moóc, tầng hầm và bãi container không có Wi-Fi; dữ liệu quét được lưu cục bộ và xuất ra sau.
Những cách khác để theo dõi nội dung thùng hàng
Các phương án thay thế một cách trung thực: một hệ thống WMS có xử lý nhãn định danh làm việc này theo thời gian thực, kèm chỉ dẫn cất hàng và tích hợp với hãng vận chuyển — đó là lựa chọn đúng cho hoạt động hoàn tất đơn hàng khối lượng lớn, với chi phí cấp phép cộng dự án. Các nền tảng vận chuyển xác minh mặt hàng đối chiếu với đơn hàng tại một trạm đóng gói cố định bằng máy quét kiểu bàn phím, nếu toàn bộ việc đóng gói của bạn diễn ra tại chiếc bàn đó. Một cây bút dạ trên thùng hàng thì miễn phí và không tìm kiếm được. Vòng lặp bằng điện thoại bao trùm mọi thứ có tính di động và khối lượng trung bình: hồ sơ đóng gói có liên kết, có dấu thời gian và xuất ra được, với chi phí một khoản thuê bao ứng dụng. Hãy bắt đầu tại phần tổng quan về DataScan — chế độ Quét một-nhiều nằm trong bản dùng thử miễn phí 7 ngày, nên việc đóng gói lô hàng ngày mai bằng nó chẳng tốn gì.
Câu hỏi thường gặp
Hãy mở bảng kê đã xuất và tìm mã vạch của mặt hàng đó — cột thùng chứa trong hàng ấy chính là câu trả lời của bạn. Đây là lợi ích thường ngày của việc đóng gói có liên kết bằng quét mã: câu hỏi "trong 40 thùng thì thùng nào chứa số sê-ri kết thúc bằng 4471?" trở thành một lượt tìm kiếm mười giây trong bảng tính thay vì một con dao rọc giấy và một buổi dán băng keo lại.
Có — một pallet chỉ là một thùng chứa lớn hơn. Hãy quét nhãn định danh pallet một lần, rồi quét từng thùng được xếp lên nó. Hãy lồng các cấp bằng cách chạy một phiên cho mặt hàng vào thùng và một phiên khác cho thùng lên pallet; hai bảng kê ấy nối với nhau qua mã định danh thùng trong Excel.
Nó cho bạn một hồ sơ: bảng kê liệt kê những gì đã được quét vào từng thùng, kèm dấu thời gian. Để kiểm tra tính đầy đủ so với đơn hàng, hãy so sánh bảng kê với các dòng đơn hàng trong Excel — số hàng và mã vạch khớp nhau xác nhận lần đóng gói. Nếu bạn muốn kiểm tra hợp lệ ở cấp từng mặt hàng ngay trong lúc quét, hãy nhập các dòng đơn hàng vào cơ sở dữ liệu Tra cứu trước và xác minh mặt hàng trước khi chúng vào thùng.
Hãy mở danh sách các mục đã quét, tìm mục đó, rồi xóa hoặc quét lại nó vào đúng thùng chứa — việc sửa chữa diễn ra trên điện thoại trước khi xuất tệp, nên bảng kê rời khỏi kho luôn sạch sẽ.
