Exemple de flux de travail Bibliothèques

Comment une bibliothèque peut faire le récolement de ses rayonnages avec un téléphone

Scannez les codes-barres des documents rayon par rayon, puis comparez la liste avec l'export de votre catalogue. Les documents manquants et mal rangés ressortent dans le tableur.

Cette page montre comment DataScan peut être configuré pour cette tâche. Il s'agit d'une illustration, et non du compte rendu d'un client précis. Tous les codes et toutes les valeurs indiqués sont des exemples.

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Bibliothécaire sortant un livre du rayonnage pour scanner avec un iPhone l'étiquette code-barres sur son dos

Le problème

Les catalogues de bibliothèque s'éloignent peu à peu des rayonnages. Des livres disparaissent, sont remis au mauvais endroit ou restent indiqués comme disponibles longtemps après avoir quitté le bâtiment. Les lecteurs cherchent des documents qui ne sont pas là, et le personnel passe du temps à les rechercher.

Un récolement règle ce problème, mais vérifier chaque dos de livre sur une liste imprimée est lent. C'est vrai pour une bibliothèque publique équipée d'un logiciel de bibliothèque complet comme pour une bibliothèque scolaire ou associative qui tient son catalogue dans un tableur.

La plupart des documents portent déjà une étiquette code-barres, souvent en Codabar ou Code 39, et une petite collection peut étiqueter ses livres en un après-midi. Les scanner dans l'ordre des rayonnages vous donne une liste à comparer avec votre catalogue.

La configuration

Le Scan continu capture un code-barres après l'autre sans toucher l'écran, ce qui convient à un passage le long d'un rayonnage. Une liste de référence facultative ajoute les informations du catalogue.

Mode de scan Scan continu
Types de codes-barres Le type de vos étiquettes d'exemplaires, généralement Codabar ou Code 39, pour que les codes-barres ISBN des couvertures soient ignorés
Empêcher les analyses en double Activé, pour qu'un dos de livre resté devant l'appareil photo ne soit enregistré qu'une fois
Liste de référence Un export de votre logiciel de bibliothèque en CSV : code-barres de l'exemplaire d'abord, titre ensuite, puis cote et autres colonnes
Activer la référence croisée Activé, pour que la fenêtre contextuelle affiche le titre après chaque scan
Renvoi à des données de référence Activé, pour que l'export contienne les colonnes du catalogue
Ordre de tri Horodatage de l'analyse, pour que l'export conserve l'ordre des rayonnages

Étape par étape

  1. Exportez la liste des exemplaires Depuis votre logiciel de bibliothèque ou votre tableur de catalogue, exportez les exemplaires de la section à vérifier : code-barres, titre, cote et toute autre colonne utile. Importez-la dans le Scan de consultation depuis un fichier ou une URL.
  2. Scannez le long du rayonnage Ouvrez le Scan continu et avancez le long du rayonnage, dos après dos. Maintenez le doigt appuyé pour faire une pause quand vous devez sortir un livre. Vous pouvez scanner une étiquette de rayon imprimée au début de chaque étagère, qui sert de ligne de repère.
  3. Surveillez la fenêtre contextuelle La fenêtre contextuelle affiche le titre de chaque document présent dans votre liste. Une fenêtre avec le code-barres sans titre signale un document absent de la liste exportée ; mettez-le de côté pour vérification.
  4. Exportez la section Exportez les scans par e-mail ou vers Fichiers une fois la section terminée, puis démarrez un nouveau scan pour la section suivante.
  5. Comparez dans le tableur Les documents de la liste du logiciel de bibliothèque qui n'apparaissent dans aucun export sont manquants. Parcourez la colonne des cotes dans l'ordre des rayonnages pour repérer les documents hors séquence.

Ce que vous obtenez

Chaque document scanné devient une ligne, dans l'ordre des rayonnages, avec les colonnes du catalogue ajoutées depuis la liste de référence :

Colonne Exemple de valeur Contenu
Code barre 31234000456789 Le code-barres de l'exemplaire figurant sur l'étiquette
Horodatage 2026-07-08 14:21 Le moment où le document a été scanné
Titre Bilbo le Hobbit Issu de votre liste de référence ; vide si le code-barres n'y figure pas
Cote R TOL Issue de votre liste de référence, pour repérer les documents mal rangés

Les colonnes de référence portent les noms d'en-tête de votre propre CSV : elles correspondent donc à ce que votre logiciel de bibliothèque exporte.

Convient si…

  • Vos documents portent des étiquettes code-barres, par exemple Codabar ou Code 39, ou vous pouvez les étiqueter.
  • Votre logiciel de bibliothèque ou votre tableur de catalogue peut exporter une liste d'exemplaires en fichier CSV.
  • Vous gérez une bibliothèque publique, scolaire, d'entreprise ou associative et voulez un récolement régulier sans matériel d'inventaire.
  • Quelqu'un dans l'équipe est à l'aise pour comparer deux listes dans un tableur.

Scannez un rayonnage et comparez

Exportez une section depuis votre logiciel de bibliothèque, scannez le rayonnage et voyez ce qui manque. L'essai gratuit inclut toutes les fonctionnalités.

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