Quy trình mẫu Công việc hiện trường

Cách ghi lại vòng kiểm tra bằng thẻ mã vạch và ghi chú

Đi hết vòng, quét từng thẻ, nhập điều bạn thấy. Vị trí, GPS và thời tiết chỉ cách một lần chạm, và mỗi vòng kết thúc thành một bảng tính.

Trang này cho thấy DataScan có thể được thiết lập cho tác vụ này như thế nào. Đây là một minh họa, không phải báo cáo về một khách hàng cụ thể. Mọi mã và giá trị trên trang đều là ví dụ.

Tải xuống và bắt đầu dùng thử miễn phí

Dùng thử miễn phí 7 ngày • iPhone, iPad & Android • Hủy bất cứ lúc nào

Kỹ thuật viên tòa nhà quét thẻ mã vạch trên bình chữa cháy treo tường bằng iPhone

Vấn đề

Nhiều công việc là những vòng kiểm tra: kiểm tra mọi bình chữa cháy trong tòa nhà, mọi máy bơm ở công trường, mọi tổ ong trong trại ong. Bản thân việc kiểm tra thì nhanh. Việc ghi chép mới là chỗ hay sai: bìa kẹp giấy dưới mưa, một dòng bị bỏ sót, một ghi chú sau này không ai đọc được.

Sau đó có người gõ lại nội dung bìa kẹp vào bảng tính, hoặc giấy bị cất vào một tập hồ sơ mà không ai tìm thấy. Khi vài tháng sau có câu hỏi thiết bị nào được kiểm tra ngày nào, với nhận xét gì, thì phải lục tìm mới có câu trả lời.

Một thẻ mã vạch trên mỗi đối tượng giúp ghi lại vòng kiểm tra nhanh hơn. Quét thẻ, nhập một ghi chú ngắn, và thời gian được ghi kèm theo. Với các vòng ngoài trời, tọa độ GPS và thời tiết có thể thêm bằng một lần chạm.

Thiết lập

Quét nhiều giá trị mở một biểu mẫu ngắn sau mỗi lần quét: một trường ghi chú, một Tên địa điểm được giữ nguyên, và các nút cho GPS và thời tiết.

Chế độ quét	Quét nhiều giá trị, đổi tên thành Vòng kiểm tra
Nhãn của trường ghi chú	Kết quả kiểm tra, với một định dạng ngắn đã thống nhất như OK / lỗi / cần xử lý
Tên địa điểm	Tòa nhà, tầng hoặc trại ong, nhập một lần; giữ nguyên cho đến khi bạn đổi
GPS	Chạm cho các đối tượng ngoài trời như trụ cứu hỏa hay tổ ong, nơi tọa độ giúp tìm lại chúng
Thời tiết	Chạm ở nơi điều kiện thời tiết quan trọng, ví dụ khi kiểm tra tổ ong
Thẻ	Mỗi đối tượng một nhãn QR hoặc Code 128 chịu thời tiết, với một mã ID duy nhất
Tách cột Ngày/Giờ	Bật, để bạn có thể lọc các vòng theo ngày

Từng bước

Gắn thẻ cho các đối tượng Dán một nhãn mã vạch hoặc QR bền với mã ID duy nhất lên mỗi bình chữa cháy, máy móc hoặc tổ ong, và giữ một danh sách các ID.
Bắt đầu vòng kiểm tra Mở Quét nhiều giá trị và nhập Tên địa điểm cho tòa nhà, tầng hoặc khu vực đầu tiên.
Quét và ghi kết quả Quét thẻ, nhập điều bạn thấy vào ghi chú, và chạm GPS hoặc Thời tiết cho những đối tượng cần đến. Gửi và đi tiếp đến đối tượng sau.
Đổi địa điểm khi di chuyển Vào một tòa nhà hoặc khu vực khác? Đổi Tên địa điểm; các lần quét sau sẽ mang tên mới.
Xuất vòng kiểm tra Xuất phiên quét thành CSV hoặc Excel và lưu cùng các vòng trước. So sánh với danh sách ID thẻ cho thấy mọi đối tượng đã được kiểm tra.

Kết quả bạn nhận được

Mỗi đối tượng được kiểm tra trở thành một hàng:

Cột	Giá trị ví dụ	Nội dung
Mã vạch	`EXT-B2-014`	Thẻ của đối tượng
Ghi chú	`OK, áp suất ở vùng xanh, niêm phong còn nguyên`	Kết quả bạn đã nhập; cột xuất có tên Ghi chú
Tên địa điểm	`Tòa B, tầng 2`	Địa điểm bạn đã nhập
Vĩ độ	`48.13743`	Có giá trị khi đã chạm nút GPS
Kinh độ	`11.57549`	Có giá trị khi đã chạm nút GPS
Thời tiết	`Có mây rải rác, 14°C`	Có giá trị khi đã chạm nút Thời tiết
Ngày	`2026-03-14`	Ngày quét
Thời gian	`10:12`	Giờ quét

Thêm danh sách tài sản của bạn làm dữ liệu tra cứu và bật Tham chiếu chéo với dữ liệu tra cứu, các cột như loại hoặc ngày lắp đặt sẽ được nối vào mỗi hàng.

Phù hợp nếu…

Bạn kiểm tra cùng một nhóm đối tượng theo vòng định kỳ và muốn có ghi chú kèm ngày cho từng đối tượng.
Các đối tượng của bạn có thể gắn thẻ mã vạch hoặc QR.
Một số đối tượng ở ngoài trời, nơi tọa độ GPS hoặc thời tiết bổ sung thông tin hữu ích.
Bạn lưu hồ sơ các vòng kiểm tra dưới dạng tệp bảng tính.