Voorbeeldworkflow Retail & magazijn

Hoe medewerkers artikelen in uw eigen artikellijst kunnen opzoeken door te scannen

Importeer uw artikellijst één keer en scan daarna de barcode van een artikel om de naam, de prijs, het schap en de voorraad ervan op de telefoon af te lezen. Het antwoord komt uit uw eigen gegevens.

Deze pagina laat zien hoe DataScan voor deze taak kan worden ingericht. Het is een illustratie, geen verslag over een specifieke klant. Alle codes en waarden op deze pagina zijn voorbeelden.

Download en start de gratis proefperiode

Gratis proefperiode van 7 dagen • iPhone, iPad en Android • Op elk moment opzegbaar

Winkelmedewerker die met een telefoon de barcode op een productverpakking scant voor een winkelschap

Het probleem

Een klant vraagt wat een artikel kost. Een nieuwe collega staat voor een schap en ziet niet welke van drie vergelijkbare dozen daar hoort. In het magazijn heeft iemand een onderdeel in handen met een barcode en zonder leesbare naam. Het antwoord staat in uw artikellijst, maar die lijst staat op een computer op kantoor.

Dus lopen mensen naar de terminal, bellen ze een collega of gokken ze. Een geprinte prijslijst is kort na het printen al verouderd, en niemand zoekt graag in een lange uitdraai naar één artikelnummer.

Hebben uw artikelen een barcode en kunt u uw lijst als CSV-bestand opslaan, dan kan de telefoon de vraag beantwoorden. DataScan bewaart een kopie van de lijst op het apparaat en toont de bijbehorende rij wanneer een barcode wordt gescand. De lijst komt uit een bestand of van een webadres, en een lijst op een webadres kan elke dag opnieuw worden gedownload.

De inrichting

Opzoekscan is de modus om dingen op te zoeken: hij toont de gegevens van een gescande code op het scherm. De artikellijst wordt geïmporteerd uit een bestand of van een webadres.

Scanmodus	Opzoekscan
Artikellijst	Een CSV met komma's, opgeslagen als UTF-8, uit uw ERP, webwinkelsysteem of spreadsheet: kolomnamen in de eerste rij, de barcode in de eerste kolom, daarna bijvoorbeeld naam, prijs, schap en voorraad
CSV-bestand importeren	Voor een lijst die als bestand op het apparaat is opgeslagen
Importeren vanaf URL	Voor een lijst die is opgeslagen op een webadres dat de telefoon kan bereiken
Dagelijks automatisch bijwerken	Aan, zodat de app de lijst één keer per dag opnieuw van dat webadres downloadt zolang de app open is
Opzoekgegevens bekijken	Toont de geïmporteerde lijst op de telefoon, met een zoekfunctie op barcode, veldnaam of waarde
Kruisverwijzingen inschakelen	Optioneel: wanneer u scans vastlegt in de modus Continue scan, toont een pop-up na elke scan de artikelnaam (de tweede kolom van uw lijst)
Kruisverwijzing met opzoekgegevens	Optioneel: voegt de kolommen van uw lijst toe aan de export van de vastlegmodi

Stap voor stap

Bereid de lijst voor Exporteer uw artikelen uit uw ERP, webwinkelsysteem of spreadsheet als CSV met komma's, opgeslagen als UTF-8. Geef elke kolom een naam in de eerste rij en zet de barcode in de eerste kolom, precies zoals hij op het label is gecodeerd.
Importeer de lijst Open de modus Opzoekscan en tik op CSV-bestand importeren, of tik op Importeren vanaf URL en voer het webadres van het bestand in. Onder Opzoekgegevens bekijken kunt u het resultaat controleren en zoeken op een barcode of een naam.
Scan een artikel Tik op Opzoekscan starten en richt de camera op een barcode. De telefoon toont de code en elke kolom van de bijbehorende rij: naam, prijs, schap, voorraad. Dit werkt zonder bereik, omdat de lijst op de telefoon is opgeslagen.
Zie wat niet in de lijst staat Bij een code die niet in uw lijst staat, verschijnt een melding dat er geen gegevens zijn gevonden. Scan eerst een van uw eigen labels en vergelijk die met de eerste kolom van het bestand: de code moet teken voor teken overeenkomen.
Houd de lijst actueel Sla een nieuwe versie van de lijst op hetzelfde webadres op zodra prijzen of voorraden veranderen. Staat de instelling Dagelijks automatisch bijwerken aan, dan downloadt de app de lijst één keer per dag opnieuw zolang de app open is.
Stel meer apparaten in Elk apparaat bewaart zijn eigen kopie van de lijst. Het instellingenbestand uit Instellingen voor importeren/exporteren bevat het webadres en de instelling voor de dagelijkse update. Op het volgende apparaat importeert u dus het instellingenbestand en daarna de lijst vanaf de URL.

Wat u eruit krijgt

Opzoekscan toont het resultaat op het scherm: de gescande barcode en elke kolom van de bijbehorende rij, onder de kolomnamen van uw eigen bestand. Met de voorbeeldlijst toont een scan:

Kolom	Voorbeeldwaarde	Wat erin staat
Barcode	`4006381333931`	De gescande code, de eerste kolom van uw lijst
Naam	`Accuboormachine 18 V`	Uit uw lijst
Prijs	`129,00`	Uit uw lijst
Schap	`A-12-3`	Uit uw lijst
Voorraad	`14`	Uit uw lijst

Wilt u een bestand bewaren van wat er is gescand, scan dan in de modus Continue scan met de instelling Kruisverwijzing met opzoekgegevens aan. De export bevat dan de kolommen Barcode en Tijdstempel, gevolgd door de kolommen van uw lijst.

Past goed als…

Uw artikelen hebben een barcode, en uw artikellijst kan worden opgeslagen als CSV-bestand met de barcode in de eerste kolom.
Medewerkers hebben artikelgegevens nodig waar het artikel is: bij het schap, aan de balie of in het magazijn.
U wilt dat het antwoord uit uw eigen lijst komt, met uw eigen namen, prijzen en locaties.
Uw lijst verandert vaak, en u kunt de actuele versie op een webadres opslaan.
U werkt ook op plekken zonder bereik.